2.6.3 Анализ процесса создания рабочего графика чоо «Альянс-с»

По итогам проведенного моделирования процессов на ЧОО, видно, что модель включает в себя один объект уровня А0 («оказание охранных услуг»), 5 объектов уровня А1 («прием заявки», «анализ объекта», «создание проекта», «монтаж технических средств», «охрана объекта»).

Как видно из декомпозиции уровня А1, в существующей модели практически отсутствуют обратные связи, отсутствует электронный документооборот, какая-либо единая база клиентов, объектов. В современном прогрессивном мире данные решения играют значимую роль в ведении эффективного бизнеса.

В соответствии с целью работы наибольший интерес представляет собой процесс «оказание охранных услуг», так как именно в этом блоке осуществляется внесение каждого нового объекта охраны в график работ, функционирование отдела физической охраны и отдела технической охраны.

Декомпозиция блока «оказание охранных услуг» показывает, что на этом этапе осуществляется две функции: ведение графика работ и охрана объекта. Как видно, данная модель предполагает линейный процесс передачи созданного графика работ в отделы охраны, отсутствуют какие-либо автоматизированные системы и обратные связи. Это серьезный недостаток существующей структуры.

Декомпозиция блока «ведение графика работ» показывает явные недостатки такой модели: линейность, отсутствие автоматизации процессов, вследствие чего растет время выполнения операций, трудоёмкость.

Декомпозиция блока «охрана объекта» демонстрирует уже известные на предыдущих уровнях проблемы отсутствия электронного документооборота и обратных связей между блоками.

Декомпозиция блока «оказание физической охраны», «оказание технической охраны» и «проведение планового технического обслуживания средств технической охраны» существенных недостатков не выявляет, процессы протекают достаточно чётко и согласованно. Однако стоит отметить, что соблюдение графика работ на данных этапах происходит в весьма вольной форме.

Таким образом, проведя детальный анализ бизнес-процессов ЧОО «Альянс-С», касающихся в особенности составления графика работ и работ отделов физической и технической охраны, выявлен ряд недостатков модели «как есть», а именно:

• Отсутствие единой электронной базы клиентов, охраняемых объектов;

• Отсутствие электронного документооборота;

• Отсутствие автоматизации некоторых процессов (особенно нуждается в автоматизации процесс составления графика);

• Отсутствие обратных связей между блоками.

2.6.4 Предлагаемое решение проблем процесса создания рабочего графика на чоо «Альянс-с»

Исследовав предметную область и промоделировав бизнес-процессы ЧОО «Альянс-С», можно сделать вывод о том, что подход к решению возникающих в процессе деятельности организации проблем должен быть системным, существующая модель производственного процесса устарела и нуждается в значительной переработке.

Все исследованные проблемы можно свести к двум основополагающим решениям:

• Чтобы автоматизировать процесс создания графика работ, нужно внедрить на предприятие АСУ «ЧОО», предназначенную именно для решения этой задачи. АСУ «ЧОО» на основе введенных в ее начальные параметры сотрудника (таких как ФИО, должность, категория и т. д.) и охраняемого объекта (таких как название, адрес, время начала охраны, время окончания охраны и др.) должна автоматически создавать электронный файл графика работ, в котором сопоставляются сотрудники и охраняемые объекты в сбалансированных временных промежутках (режимах охраны). АСУ «ЧОО» при подтверждении правильности созданного ей графика сохраняет его в CRM «ЧОО» и/или предоставляет электронный файл документа для распечатки.

• Чтобы ввести электронный документооборот, электронную базу клиентов и охраняемых объектов, предприятию достаточно внедрить CRM-систему, хранящую карточки клиентов, карточки объектов, электронные файлы проектов, электронные файлы текущего графика работ, которыми могут пользоваться сотрудники охранной организации при надобности. Например, монтажная группа перед установкой средств технической охраны может сделать запрос на проект CRM-системе, и уже из проекта взять нужные для корректной установки оборудования планы объекта, планы электросетей и др.

В соответствии с поставленными изначально задачами в рамках данной выпускной квалификационной работы рассмотрено решение по внедрению АСУ «ЧОО», подробное внедрение CRM «ЧОО» рассмотрено не будет, так как в задачи не входило. Однако следует понимать, что для решения текущих проблем предприятию требуется комплексное переосмысление всех бизнес-процессов, поэтому в последующем построении модели «как должно быть» будет отображена и работа CRM-системы, но лишь в обзорном варианте.