2.3 Описание текущего метода составления рабочего графика в чоо «Альянс-с»

Существующий рабочий график на предприятии носит формальный характер. Рабочий график на предприятии составляется заместителем директора отдела технической охраны. Составление графика неавтоматизированное и осуществляется полностью вручную с использованием средств пакета Microsoft Office.

Данный метод учитывает такие параметры как:

• Сотрудник;

• Подразделение;

• Дата;

• Время;

• Объект;

Данный метод не подразумевает учёт таких параметров как:

• отпуск сотрудника;

• временная нетрудоспособность сотрудника по состоянию здоровья;

• загруженность рабочего графика отдельных сотрудников;

• равномерность занятости сотрудников в течение различных временных отрезков (сутки, неделя, месяц);

• равномерность выездов на объекты для планового осмотра;

• быстрая корректировка рабочего графика.

Более того, сотрудники не сообщают о незапланированных подменах и

других нюансах ежедневной работы. Нет тесной связи между штатным расписанием и реальным рабочим графиком. Таким образом, можно выделить еще одну важнейшую проблему ­– рекомендательный характер расписания.

Учёт вышеизложенных параметров очень важен, с помощью учёта ясно видна реальная картина ежедневной работы сотрудников. Учитывая особенности рабочего процесса каждого подчиненного, отмечая эти особенности и анализируя, руководитель может и должен оптимизировать рабочий график для эффективной работы подразделения.

2.4 Разработка требований к функционалу проектируемой системы составления графика

На основе выявленных преимуществ существующей на предприятии ЧОО «Альянс-С» методологии составления графика, а также на основе выявленных в ней недостатков, сформированы требования к проектируемой системе составления рабочего графика.

1. Система должна содержать карточки сотрудников, в которые вносятся такие параметры как:

• ФИО сотрудника;

• Возраст сотрудника;

• Категория сотрудника (внутренние категории на предприятии, определяющие допуск сотрудника для работы на объектах, требующих определенной психологической устойчивости);

• Должность сотрудника;

• Номер телефона сотрудника;

• Дата выхода в отпуск (в т. ч. по состоянию здоровья);

• Дата выхода из отпуска (в т. ч. по состоянию здоровья).

2. Система должна содержать карточки клиентов (организаций), в которые вносятся такие параметры как:

• ФИО клиента (наименование организации);

• Телефон клиента (организации);

• Адрес охраняемого объекта;

• Дата начала охраны объекта;

• Дата окончания охраны объекта;

• Количество необходимых охранников-физиков;

• Количество необходимых техников;

• Количество ежегодных ТО;

• Время ежедневного начала охраны объекта (в соответствии с договором);

• Время ежедневного окончания охраны объекта (в соответствии с договором).

3. Система должна анализировать введенные данные о сотрудниках (должность, возраст, категория, дата последнего выхода в отпуск (в т. ч. по состоянию здоровья)) и сопоставлять их с введенными данными о предприятии (количество необходимых охранников-физиков, количество необходимых техников, количество ежегодных ТО, время ежедневного начала охраны объекта, время ежедневного окончания охраны объекта).

4. Система должна на основании проанализированных введенных данных сформировывать сбалансированное расписание работ, при этом:

• Время с последнего выхода из отпуска сотрудников одной должности должно учитываться для более равномерной загруженности рабочего графика каждого сотрудника;

• Количество ежегодных ТО объекта должно распределяться равномерно в течение года;

• Система должна напоминать о скором окончании срока охраны объекта (в соответствии с договором);

• Система должна учитывать ежедневное время начала и окончания охраны объекта для более равномерного распределения нагрузки сотрудников.