2.8. Ввод данных в таблицу

Порядок ввода данных: установите курсор ячейку для ввода; введите данные в ячейку; завершите ввод данных одним из следующих способов: нажмите клавишу Enter, щелкните по кнопке в строке формул, нажмите любую навигационную клавишу или клавишуTab. Отмена ввода осуществляется нажатием клавишиEscили кнопкив строке формул.

В ячейки можно вводить 2 типа данных: константы и формулы.

Константы. Константы бывают 5 видов: числовые значения; текстовые значения; значения дат и времени; логические значения; ошибочные значения.

Числовые значениямогут содержать только цифры от 0 до 9 и специальные символы: + – , . Е е ( ) . % /. Например: 1,23, 34 –567, 1%, 1,23Е+02, 2 1/7.

Стоящий перед числом знак плюс (+) игнорируется, а запятая интерпретируется как разделитель десятичных разрядов. Перед отрицательным числом необходимо вводить знак минус (-) или заключать его в круглые скобки ( ).

Символы Е е используется при вводе больших или маленьких чисел, и отражают число в экспоненциальном формате. До символа Е указывается мантисса числа, после – порядок числа. Например, 1,23 Е +02, означает, что 1,23 следует умножить на 10 в степени 2, то есть число, которое хранится в ячейке равно 123. При вводе дробных чисел следует после целой части ставить пробел, если целой части нет, то обязательно ввести символ 0, например, 0 1/4.

Текстовые значения.Текстом является любая последовательность, состоящая из цифр, пробелов и нецифровых символов,например, № 236, таблица 23. Порядок ввода текста аналогичен вводу чисел. Если вводится длинный текст, который не может быть полностью отображен в одной ячейке,Excelвыводит текст, перекрывая пустые соседние ячейки. Но текст, при этом хранится в одной ячейке. Если длина введенного в ячейку превышает значение ширины этой ячейки, а смежная с ней ячейка содержит информацию, то длинный текст будет урезан по правому краю вводимой ячейки. При вводе длинного текста в одну ячейку таблицы удобно использовать опцию Перенос по словам, который можно задать во вкладкеглавная - выравнивание.

Числовой текст может состоять из текста и чисел или только из чисел.

Если текст состоит из текста и чисел, то Excelего воспринимает как текст и он вводится обычным образом. Если текст содержит только числа, или числа и знаки арифметических операций, то его следует вводить следующим образом: = "12-34-55"

Первоначально, числа прижимаются к правому, а текст к левому краю ячеек.

Значения дат и времени.Основной единицей измерения времени вMSExcelявляются сутки. Каждые сутки представляются последовательными десятичными значениями от 1 до 65380. 1 января 1900 – это число 1. 31 декабря 2078 – 65380.

Время суток – это десятичная дробь, которая представляет часть суток между их началом (24) и заданным временем. Например, время 12 представляет значение 0,5. Для отображения времени суток в 12-часовом формате следует вводить букву а или р, отделенную пробелом от значения времени, например 9:00 р. В противном случае время будет интерпретировано на основе 24 - часового формата.

При вводе дат в ячейки таблицы в качестве разделителя используются следующие символы: точка, например, 01.04.99 или 01.04.1999; дефис, например, 01-04-99 или 01-апр-1999; косая черта с наклоном вправо, например, 01/04/99 или 01/04/1999.

С датами и временем можно производить вычисления: складывать, вычитать, использовать в функциях. Правила составления формул и использования функций, оперирующих с числами в формате Дата, точно такие же, как при работе с обычными числами.

Логические значения. Логическими являются значенияTrue– истина,False– ложь, которые могут быть получены в результате выполнения логических функций.

Ошибочные значения. Если при задании формулы были допущены ошибки, результатом ее вычисления является значение ошибки, которое будет представлено в ячейке.

В Excelопределено 7 ошибочных значений:

#ДЕЛ/О – Значение ошибки возникает при делении на 0.

#ИМЯ? – Неправильно задано имя функции.

# ЗНАЧ! – Введена математическая формула, которая ссылается на текстовое значение, или был указан аргумент недопустимого типа. Например, =ОКРУГЛ (В1;С1). Второй аргумент должен быть число (количество знаков округления), а не ссылка.

#ССЫЛКА! – отсутствует диапазон ячеек ,на который ссылается формула или заданна ссылка на несуществующие ячейки. Такие ошибки могут возникать при задании ссылок на др. листы рабочей книги или др. файл.

#Н/Д – нет данных для вычислений.

#ЧИСЛО! – задан неправильный аргумент функции или нарушено правило задания операторов, принятых в математике, например, если функция КОРЕНЬ будет иметь отрицательный аргумент, или значение формулы слишком велико/мало и не может .быть представлено на листе.

#ПУСТО! – в формуле указанно пересечение диапазонов , но эти диапазоны не имеют общих ячеек.

Отображаемые и хранимые значения. В ячейку можно ввести число до 255 символов. Числовое значение отображается в ячейке не более чем с 15 цифрами. Если в ячейке отображается символы ##, то ширина ячейки меньше, чем требуется для отображения значения. Значит, следует увеличить ширину ячейки.

Значения, которые хранятся в ячейке и появляются в строке формул, называются хранимыми. Значения, которые отображаются в ячейке, называются отображаемыми. Отображаемые значения могут внешне отличаться от хранимых. Вид отображения данных зависит от его Формата, который задается в одноименном пункте меню.

Ввод формул. Формула выполняет вычисления соответствующих значений и отображает на листе окончательный результат. По умолчанию формулы на экране не отображаются, но при выборе необходимой ячейки она отразится в строке формул.

Формула может вводиться в одну или несколько ячеек исостоять из констант (числовых или текстовых), переменных, знаков математических операций и функций. Значения в формулах вычисляются слева направо с учетом скобок и приоритета математических операций. После ввода в ячейку формулы результат вычислений отображается в ячейке. Ввод формулы в ячейку должен начинаться с символов: =, +, – ,,. Например: = А1+В1, =В5/С10.В ней не должно быть пробелов. При вводе формулы используются символы латинского алфавита. Формулу в ячейке можно редактировать в строке формул или непосредственно в ячейке, нажав клавишу F2.

Операторами обозначаются операции, которые следует выполнить над операндами формулы. В Excel включено четыре вида операторов: арифметические, операторы сравнения, текстовые, ссылки (связи).

Арифметические операторы

Оператор	Назначение	Пример
+ (знак плюс)	сложение	= A12 + B12
– (знак минус)	вычитание	= С1 – 5
* (звездочка)	умножение	= R1*K1
/ (косая черта)	деление	= D1/C1
% (знак процента)	процент	20%
^ (крышка)	Возведение в степень	= H4 ^ 5

Операторы сравнения Операторы сравнения используются для обозначения операций сравнения двух чисел. Результатом выполнения операции сравнения является логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Операторы сравнения

Оператор сравнения	Назначение	Пример
=	равно	A1 = B1
>	больше	C1 > D1
<	меньше	C2 < D2
>=	больше или равно	А1>=F3
<=	меньше или равно	R5<=D5
<>	неравно	N5<>G8

Операторы ссылки (связи) объединяют диапазоны ячеек и используются как аргументы функций в формулах.

Текстовый оператор соединения «&» (амперсант) – соединение текстов (сцепления).Данный оператор используется для обозначения операции объединения последовательностей символов в единую последовательность. Например, результатом выполнения выражения «Среднее» & « » & «значение» будет «Среднее значение».

Последовательность операторов. Формула включает функции и математические операторы, порядок вычисления которых соответствует принятому в математике.

Операторы связи

Операторы ссылки	Назначение	Пример
: (двоеточие)	Определяет диапазон ячеек (с первой по последнюю)	= СУММ(A1 : A10)
; (точка с запятой)	Отделяет один аргумент функции от другого при их перечислении	= СУММ(A1 : A10; C1; D1 : D5)
пробел	Оператор пересечения множеств, служит для ссылки на общие ячейки двух диапазонов	B7:D7 C6:C8

Работа с функциями. Функция состоит из 2-х частей: имени функции и одного или нескольких аргументов. Имя функции – описывает операцию, которую выполняет функция.

Аргументы задают значения ячейки, используемые функцией. Аргументы можно вводить вручную, но лучше выделять их мышью из таблицы. Список аргументов может состоять из чисел, текста, логических величин (например, ИСТИНА или ЛОЖЬ), массивов, значений ошибок (например, #Н/Д), функций или ссылок. Необходимо следить за соответствием типов аргументов. Аргументы перечисляются в круглых скобках после имени функции, отделяясь, друг от друга точкой с запятой.

В функции можно использовать до 30 аргументов, но при этом общая их длина не должна быть больше 1024 символов. В качестве аргументов можно использовать ссылки на ячейки др. листов и др. рабочие книги, например,

= СУММ(C7:C9;лист2!B3:B15;[table.xls]лист1!$A$5).

Аргументами могут быть другие функции, такие функции называются вложенными =МАКС (МИН (В4:В10);МИН (С4:С10); МИН (Д4:Д10)).

Ввод функций можно выполнить вручную(если функция простая), с помощью функцииАвтосуммы, расположенной во вкладкахФормулы, Главная.

Функция Автосуммы служит для автоматического вычисления суммы, среднего арифметического, максимального или минимального чисел в выделенных ячейках или их количества.

Для простоты работы используется Мастер Функций, выполняющий по шагам диалоговую процедуру задания имени функции, и ее аргументов. Вызвать Мастер Функции можно разными способами: выбрать значок f_x (Фомулы) или в строке ввода формул; нажать SHIFT+F3.

Функции могут быть встроенными или определяться пользователем.

Все функции разбиты на категории. Передвигаясь по категориям, можно просматривать функции, которые входят в эти категории. Встроенные функции Excelделятся на следующие категории: математические, логические, тригонометрические, статистические, финансовые, информационные, текстовые, функции даты и времени, инженерные, функции для работы с базой данных, функции просмотра и ссылок.

При отсутствии ошибок в строке формул будет содержаться формула с заданной функцией, а в ячейке — значение, рассчитанное по этой формуле.