2.12.3. Сортировка списков
Для удобства работы со списком его можно отсортировать следующими способами: по возрастанию, по убыванию, по собственному порядку сортировки, который предварительно задается.
Сортировка бывает следующих видов: простая сортировка – по одному столбцу; сложная сортировка – по нескольким столбцам (не более трех); сортировка столбцов/полей.
Сортировать можно весь список или часть списка. Для этого его предварительно необходимо выделить, а затем сортировать.
Для того, чтобы выполнить сортировку по одному столбцу, надо установить курсор в любую ячейку столбца, а затем нажать на кнопку меню Данные: по возрастанию или по убыванию. Не желательно выделять столбец через шапку, иначе сортировка будет производиться именно по ней, а соседние колонки не будут отсортированы.
При сортировке нескольких столбцов следует в меню Данныевыбрать командуСортировка. При этом откроется диалоговое окно, где необходимо задать параметры сортировки: имя столбцов и вид сортировки (по возрастанию или убыванию).
При одновременной сортировке по нескольким столбцам сначала идет сортировка по первому выбранному столбцу, затем для каждой группы первого столбца идет сортировка (по возрастанию или убыванию) внутри каждой группы и т.д.
Если нужно отсортировать список более чем по трем столбцам, для этого необходимо выполнить несколько последовательных сортировок по меньшему количеству столбцов.
Отмена результатов сортировки. Иногда следует отменить результаты сортировки. Для этого можно нажать на кнопкуОтменить.
Но не всегда данные способы помогают. Для того, чтобы всегда можно было возвратить список в исходное состояние после многократных сортировок, необходимо в столбец А ввести заголовок п/п и пронумеровать записи списка в порядке возрастания. После сортировок данный порядок в столбце А будет изменен. Для отмены следует вновь отсортировать столбец А по возрастанию.
Правила сортировки. Список элементов в порядке убывания их значимости при выполнении сортировки по возрастанию.
Числа сортируются от наименьшего отрицательного к наибольшему положительному. Даты и время обрабатываются как числа. Во всех случаях при сортировке обрабатывается реальная величина, а не ее внешний вид после форматирования.
Текст. Сортируется в алфавитном порядке. По умолчанию во время сортировки строчные и прописные буквы не различаются. Однако есть возможность изменить это в окне Параметры сортировки.
Логические значения. Ложь следует за истиной.
Ошибочные значения. Появляются в их первоначальном порядке и не сортируются по типу ошибок.
Пустые ячейки всегда появляются последними (в конце списка) как при сортировке по возрастанию, так и по убыванию.
2.12.4. Создание промежуточных итогов для анализа списка
MSExcel может автоматически вычислять промежуточные и общие итоги всписке, предоставлять различную итоговую информацию, например, подсчитывать для каждой группы строк в конкретном столбце сумму, средне значение или другие итоги. При вставке автоматических промежуточных итогов MSExcel создает структуру списка, что позволяет отображать и скрывать строки каждого промежуточного итога с помощью символов структуры.
Перед тем как вставить промежуточные итоги, необходимо отсортировать список, чтобы сгруппировать строки, по которым нужно подвести итоги. После этого можно подсчитать промежуточные итоги любого столбца, содержащего числа.
Порядок действий:
выполните сортировку необходимого столбца;
установите курсор внутри списка. В меню Данныевыберите командуПромежуточные итоги;
в диалоговом окне задайте необходимые параметры и нажмите ОК.
В диалоговом окне задаются следующие параметры:
При каждом изменении в - в этом раскрывающемся списке показаны все поля Вашего списка. Выберите поле, которое отсортируется.
Операция– данный раскрывающий список включает набор из 11 функций. Функция СУММА установлена первоначально.
Добавить итоги по– в этом окне выводятся названия полей Вашего списка. Включите флажки для тех полей, для которых будут подсчитаны промежуточные итоги по указанной выше функции.
Заменить текущие итоги– любые существующие формулы итогов заменяются на новые. Чтобы выполнить одновременно несколько промежуточных итогов данный флажок следует отключить.
Итоги под данными– флажок позволяет размещать общие итоги ниже или выше списка.
Значения общих и промежуточных итогов пересчитываются автоматически при каждом изменении подробных данных.
Для отмены промежуточных итогов в меню Данныевыберите командуИтогии щелкните по кнопкеУбрать все.
Например, отсортировать список по полю Наименование и для каждой группы товаров по полям Количество и Сумма подсчитать итоги с помощью функции Сумма, а по полю Цена – с помощью функции Среднее. Пример создания промежуточных итогов приведен на рисунке 2.3.
Рис.2.3. Создание промежуточных итогов.