1. Архитектура ms excel

Минимальной единицей информации в Excel является ячейка. Совокупность ячеек образуют лист, который представляет собой двумерный массив строк и столбцов, на пересечении которых находится ячейка. Лист– это электронная таблица, которая хранится в памяти компьютера. Рабочая книга – это набор листов. В понятии Excel рабочая книга – это файл.Рабочая область– это набор файлов или книг. Для удобства работы несколько книг со связанными рабочими областями можно объединить в рабочую область и возникнет ощущение одного файла.

Основным документом Excel является Рабочая книга. Она хранится в файле с произвольным именем и расширением xlsx(Office2007). При создании или открытии рабочей книги, ее содержимое представлено в отдельном окне.

Рабочая книга, открываемая при запуске программы, имеет временное имя Книга1. Если создается новая рабочая книга, ей присваивается новое имя Книга 2.

Каждая рабочая книга состоит из 255 листов. По умолчанию рабочую книгу составляют 3 листа с именами Лист1, Лист2 и Лист3. То, что все листы находятся в одном файле, облегчает установку информационных связей между ними. Листы предназначены для создания и хранения таблиц, диаграмм и макросов. Название листа (не более 31 символа) отображается на ярлычке листа. Листы можно удалять, переименовывать, вставлять новые, копировать и перемещать с помощью соответствующих команд контекстного меню ярлыка листа или команд меню Правка или Вставка.

Рабочий лист состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и двухбуквенными комбинациями ( от A до ZZ).. Всего рабочий лист может содержать до 256 столбцов, Строки последовательно нумеруются арабскими цифрами от 1 до 65 536.

На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами для хранения данных (текста, чисел, формул и т.д.). Адрес ячейки всегда начинается с латинской буквы. Ячейка имеет свой уникальный адрес, например: А5, С27.

Диапазон одна или несколько ячеек, выделенные для редактирования, удаления, форматирования, печати или использования в формуле в качестве аргумента. Диапазон (блок) ячеек — это группа смежных ячеек. Адрес блока ячеек задается указанием адреса левой верхней ячейки и адреса правой нижней ячейки, между которыми ставится разделительный символ – двоеточие, например: А1: F1– часть строки,В1:В10– часть столбца,D4:F5– прямоугольный блок ячеек. Чтобы работать с диапазонами было легче, им присваивают имена.

2.4. Работа с файлами

Сохранение рабочей книги. Программа Excel при сохранении рабочей книги записывает в файл только прямоугольную область рабочих листов, примыкающую к левому верхнему углу (ячейка А1) и содержащую все заполненные ячейки.

Сохранить рабочую книгу можно следующими способами:

• с помощью команды Сохранить,

• с помощью команды Сохранить как…,

• с помощью команды Автосохранение,

• с помощью команды Сохранить рабочую область.

Команда Сохранитьв кнопке "Office", или одноименная кнопка на панели быстрого запуска в виде дискетыиспользуется для перезаписи отредактированного документа под тем же именем в том же месте.

Команда Сохранить как…в кнопке "Office", используется в следующем случае: для первоначальной записи документа; для записи документа под другим именем или в другом месте (диске, папке), для задания дополнительных параметров записи, например, паролей, создания резервной копии файла и других.

Чтобы задать дополнительные параметры записи в диалоговом окне Сохранить как… выберите на панели инструментов кнопкуСервис, а затем команду Общие параметры…. В диалоговом окнеПараметрысохранения задайте необходимые параметры и закройте диалоговые окна.

В MS Excel при записи используются три способа защиты документов:

• пароль защиты – весь документ может быть вновь открыт только после ввода защиты, то есть пароля;

• пароль разрешения записи – в этом случае без указания пароля файл может быть открыт только для чтения;

• рекомендовать только для чтения – позволяет открывать записанный с этим флажком документ только для его чтения.

Можно использовать два первых способа парольной защиты одновременно, но при этом необходимо указывать разные пароли.

Назначение команды Автосохранениетакое же как и командыСохранить. Различие заключается в том, что пользователь может задать промежуток времени, через который будет происходить автоматическое сохранение рабочей книги.

Для задания параметров автосохранения необходимо в "Office" – пераметры Excel, затем вкладкуСохранение.

Сохранение рабочей области.Excel позволяет сохранять не только отдельные файлы, но и запоминать конфигурацию открытых рабочих книг и окон, возникшую во время работы с программой, в файле рабочего области. Этот файл имеет расширение *.xlw, и по умолчанию программа предлагает для него имя Resume. Он содержит перечень всех рабочих книг, которые были открыты. Одновременно в файле рабочего пространства сохраняется информация о размещении рабочей книги на экране.

Создавать файл рабочей области лучше всего при завершении сеанса работы с программой. В начале следующего сеанса работы для воспроизведения рабочей обстановки, которая существовала в момент сохранения, достаточно только открыть файл рабочего пространства – при этом сразу открываются все нужные рабочие книги.

Для сохранения рабочей области выберите вкладку Вид - Сохранить рабочую область. Укажите имя файла, тип .xlw и папку для сохранения.

Закрытие рабочих книг. Файл рабочей книги, который больше не нужен для работы, следует закрыть, так как он занимает место в оперативной памяти.

Чтобы закрыть файл одной рабочей книги, выберите команду Закрытьв менюФайлили дважды щелкните системного меню окна рабочей книги или щелкните по кнопкеЗакрытьв правом углу строки заголовка.

Для одновременного закрытия всех рабочих книг нажмите клавишу Shift, и не отпуская в менюФайлвыберите командуЗакрыть все.

Если изменения в рабочей книге не были сохранены, на экране появится запрос на подтверждение сохранения.

Открытие существующих документов. Для работы с файлом в Excel, его следует открыть. Каждый файл открывается в отдельном окне рабочей книги.

Для открытия одного документа выберите команду Открыть… в "Office", или нажмите Ctrl+O. Затем в диалоговом окнеОткрытьоткройте папку, где располагается документ и откройте любым способом документ.

Кроме того, при нажатии на кнопку "Office", появляются имена файлов, которые открывались последними. Мышью можно выбрать нужный документ из этого списка для открытия.

При одновременном открытии нескольких документов их следует предварительно выделить, используя клавиши: Shift – для выделения последовательно расположенных документов, Ctrl – для выделения отдельных документов.

В одном сеансе работы с программой можно открыть несколько рабочих книг. Выбрав вкладку Вид - Окно. С помощью команд меню Окно — Расположитьможно отобразить на экране все открытые книги.

Создание новой рабочей книги. При запуске Excel, как правило, открывается новая рабочая книга. Однако часто в процессе работы необходимо бывает создать новую рабочую книгу. Для этого необходимо выбрать командуСоздать… кнопке "Office".