2.12.5. Сводные таблицы

Сводные таблицы позволяют анализировать информацию, помещенную в таблицы и списки.

Создание Сводных таблиц. Создать сводную таблицу можно: с помощью менюВставка - Таблицы-Сводная таблица.

При создании сводных таблиц отображается панель инструментов Работа со сводными таблицами(Рис.2.4.)

Рис.2.4. Панель инструментов Сводная таблицы

На панели инструментов Сводная таблицаслева направо отображаются следующие кнопки действий: Сводная таблица, Активное поле, Группировать, Сортировка, Данные, Действия, Сервис, Показать или скрыть. А в менюКонструктор Сводных таблиц: Макет, Параметры стилей сводной таблицы, Стили сводной таблицы.

Порядок создания Сводной таблицы:

• установите курсор в любую ячейку Базы данных. Вызовите Мастер Сводных таблиц;

• на первом шаге для создания сводной таблицы, включите кнопку «В списке или Базе данных MS Excel». Нажмите кнопку Далее;

• на втором шаге Мастера Сводных таблиц, задайте диапазон исходных данных. Если первоначально курсор был установлен в ячейку Базы данных, то исходный диапазон выбирается автоматически. Нажмите кнопку Далее;

• на третьем шаге укажите, где будете располагать Сводную таблицу – на новом листе или на текущем листе, начиная с определенной ячейки. Нажмите кнопку Готово.

• на четвертом шаге перетащите мышью заголовки полей в требуемое место на макете Сводной таблицы.

Редактирование Сводных таблиц. К основным операциям редактирования сводной таблицы можно отнести: изменение расположения полей в сводной таблице, добавление и удаление полей.

Изменение расположения полей в сводной таблице. Для изменения вида Сводной таблицы следует перетащить мышью заголовок одного поля на место другого. При этом указатель мыши должен быть представлен в виде трех небольших страниц. Если при перемещении заголовка поля указатель будет представлен как перечеркнутое поле, то данное поле удаляется из Сводной таблицы.

Добавление и удаление полей в Сводной таблице.Чтобы добавить новое поле, его заголовок на панели инструментов Сводная таблица следует перетащить мышью в соответствующую область макета сводной таблицы.

Для редактирования сводной таблицы также можно команду. Скрыть./Показать список полейв контекстном меню выделенной ячейки или одноименной кнопкой на панели инструментов Сводная таблица.

Чтобы удалить поле, его заголовок следует перетащить мышью за пределы макета Сводной таблицы.

2. 13. Построение диаграмм

Создание диаграммы с помощью Мастера. ВMSExcelтермин диаграмма используется для обозначения всех видов графического представления числовых данных. Построение графического изображения производится наоснове ряда данных.Так называют группу ячеек с данными в пределах отдельной строки или столбца. На одной диаграмме можно отображать несколько рядов данных.

С помощью MSExcelможно создавать плоские и объемные диаграммы, имеющие несколько вариантов представления, а также «рисованные» диаграммы, которые для представления значений используют графические рисунки вместо обычных столбцов и линий.

Диаграмма может находиться на рабочем листе вместе с исходными данными или на отдельном листе диаграммы, который является частью книги. Диаграмма, которая располагается непосредственно на рабочем листе, называется внедренной диаграммойи является просто типом графического объекта.

Диаграмма сохраняет связь с данными, на основе которых она построена, и при обновлении этих данных немедленно изменяет свой вид.

Создание диаграмм упрощается благодаря Мастеру диаграмм– последовательности диалоговых окон, позволяющих создать диаграмму по шагам.

Рассмотрим создание диаграммы на примере рис.2.5.

Рис.2.5. Пример создания диаграммы

Порядок создания диаграммы

1. Выделите ячейки (D1:D8 и F1:F8) для построения диаграммы. Убедитесь, что в них входят не только числа, по которым стоится диаграмма, но и метки столбцов и строк (D1 и F1). Мастер диаграмм автоматически включит их в диаграмму.

2. Нажмите кнопку Мастер диаграмм в меню Вставка

3. Выберите тип и вид диаграммы.

4. Выполните оформление диаграммы.

Чтобы пояснить данные на диаграмме выделите диаграмму; выбрать меню Макет – Подписи. Введите заголовки в текстовые поля (заголовок диаграммы – Количество продаж видеокамер, ось Х – марки видеокамер, и т.д.).

Чтобы отобразить значения над столбцами выделите вкладку Подписи данных и выберите нужный вариант.

Используйте при необходимости вкладки Линии сетки – для отображения сетки и вкладку Легенды – для отображения и размещения легенды (справа, слева, сверху и т.д.).

Редактирование диаграммы. Чтобы отредактировать диаграмму вначале необходимо её выделить, а на экран будет выведена панель инструментов Работа с диаграммами, кнопки которой действуют только при выделенной диаграмме.

Рис. 2.6. Панель инструментов Диаграммы

На панели Диаграммы расположены следующие элементы, с помощью которых можно выделить необходимую область диаграммы (легенду, оси, заголовок и т.д.), кнопка для задания формата области диаграммы, кнопка задания типа и подтипа диаграммы, кнопки – Легенда, Область диаграммы, По строкам, По столбцам (для построения диаграммы на основе рядов данных, расположенных в строках или столбцах), кнопки поворота текста, расположенного на диаграмме.

Изменение типа диаграммы. Для изменения типа выделенной диаграммы в меню Конструктор диаграмм или контекстном меню выбирают команду Тип диаграммы либо нажимают соответствующую кнопку в меню Вставка.

Оформление диаграммы. Чтобы изменить форматы элементов диаграммы (цвет, заливку и другие параметры) также сначала выделяют сам элемент (заголовок, легенду, ряды данных и т.д.), затем выбирают меню Формат. Параметры диаграммы (подписи данных, оси, легенду, линии сетки, таблицу данных) можно изменить с помощью команды Параметры диаграммы в меню Диаграмма.

Добавление и удаление рядов данных. Иногда после создания диаграммы возникает необходимость добавления или удаления одного или нескольких рядов данных. Для добавления новых рядов данных можно в меню Диаграммавыбрать командуДобавить данные…, или в контекстном меню – командуИсходные данные. Удаление выделенных данных осуществляетсяс помощью клавиши Delete.