3. Документальное оформление кассовых операций

Несмотря на многообразие кассовых операций, их можно разделить на 2 группы:

• связанные с поступлением денежных средств в кассу (приход);

• связанные с выдачей денежных средств из кассы (расход).

Для оформления кассовых операций используются унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 18, августа 1998г. №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»:

• приходный кассовый ордер (форма № КО-1);

• расходный кассовый ордер (форма № КО-2);

• журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма№КО-3);

• кассовая книга (форма № КО-4)

Кассовые документы заполняются синими или черными чернилами, либо пишутся механизированным способом черным шрифтом без подчисток, помарок и исправлений.

Кассовые операции зависят от состояния расчетного счета организации, поскольку получить денежную наличность возможно при наличии остатка на расчетном счете или оформив ссуду банка.

Право на получение денежных средств наличными оформляется организацией посредством выписки денежного чека. Все чеки сброшурованны в чековую книжку по 25 или 50 чеков. Чек состоит из двух частей : корешок чека и собственно чек.

Корешок чека остается в сброшюрованной чековой книжке и хранит информацию о дате, сумме и подписи получателя чека.

Подписывается корешок чека руководителем и главным бухгалтером. На оборотной стороне корешка чека подтверждаются факт получения с расчетного счета денежных средств, оприходованных по приходному кассовому ордеру №, дата за подписью главного (старшего) бухгалтера.

Вторая часть - собственно чек - содержит информацию владельца расчетного счета: номер счета, дату чека, сумму, кому заплатить, подписи руководителя организации и главного бухгалтера; контрольную марку. На оборотной стороне чека содержится информация о целевом назначении получаемых денежных средств, подпись получателя, информация о документе, удостоверяющим личность получателя, и банковские свидетельства об оплате чека. Эта часть чека остается в банке, а корешок - у организации. Чек действителен в течение 10 дней с момента его выписки.

При получении денежных средств в банке по чеку бухгалтером выписывается приходный кассовый ордер с регистрацией его номера и дата на оборотной стороне корешка чека, свидетельствующей о выполнении

Приходные кассовые ордера выписываются на основании чеков, документов на отгрузку продукции покупателям и заявлений, а также других документов.

Приходные кассовые ордера должны быть погашены штампом «Получено».

Приходный кассовый ордер состоит из двух частей— собственно кассового ордера и квитанции к приходному кассовому ордеру. Приходный кассовый ордер остается в кассе предприятия. Квитанция к приходному кассовому ордеру за подписью главного бухгалтера и кассира, скрепленная печатью и штампом организации выдается на руки лицу, сдавшему денежные средства в кассу.

Выдача наличных денег из кассы предприятий производится по расходным кассовым ордерам или другим надлежаще оформленным документам на цели, указанные в чеке (платежным или расчетно-платежным ведомостям, счетам и др.) Расходный кассовый ордер (форма № КО-2) выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем, главным бухгалтером и кассиром. В случае если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (счетах, заявлениях) имеется разрешительная подпись руководителя, то его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Деньги отдельному лицу, не работающему в данной организации, выдаются по расходному кассовому ордеру при предъявлении им паспорта или иного документа удостоверяющего личность. При этом в расходном кассовом ордере проставляются:

• данные предъявленного документа, удостоверяющего личность получателя;

• сумма прописью;

• дата;

• подпись в получении денежных средств.

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. По истечении срока выплаты заработной платы (трех рабочих дней) оформляется расходный кассовый ордер на всю выплаченную сумму, указанную в платежной ведомости.

Если работник болеет или в командировке, то за него может получить деньги лицо по доверенности. Тогда в графе роспись кассир пишет: по доверенности и лицо, получившее деньги расписывается. Если работник не получил оплату труда в течение 3 рабочих дней, то кассир в графе: «Роспись» ставит штамп: «Депонировано» и на сумму не полученной заработной платы работниками уменьшается сумма выплаченных денежных средств из кассы и расходный кассовый ордер выписывается на действительную сумму выплаченных денежных средств из кассы.

На общую сумму депонированной заработной платы составляется реестр депонированных сумм.

Депонированная заработная плата оформляется следующей бухгалтерской записью:

Д 70 К 76/4

В реестре указывается Ф.И.О., сумма и дата возникновения задолженности, а сумму неполученных денежных средств из кассы кассир по объявлению на сдачу наличными сдает в Банк.

При этом делается проводка:

Д 51

К 50

Согласно заявлению работника, не получившего в установленные сроки заработную плату получают в банке по чеку денежные средства и выплачивают депонированную заработную плату.

Д 76/4

К 50

Деньги по кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги. Они передаются в кассу лицом, выписавшим документ.

При выдаче денежных средств по доверенности они прилагаются к расходному кассовому ордеру или ведомости на выдачу средств. При поступлении приходных и расходных кассовых ордеров кассир обязан проверить следующее:

а) наличие и подлинность на документах подписей главного бухгалтера, а на расходном или заменяющем его документе - разрешительной надписи (подписи) руководителя организации или лиц, на это уполномоченных;

б) правильность оформления документов;

в) наличие перечисленных в документах приложений;

г) наличие всех обязательных реквизитов.

В случае несоблюдения одного из перечисленных условий документ передается в бухгалтерию на доработку. По мере выполнения кассовых операций кассир обязан подписать их и , кроме того, их и приложенные к ним документы погасить штампом или надписью «ОПЛАЧЕНО» или «ПОЛУЧЕНО» («ЧИСЛО, МЕСЯЦ, ГОД»).

При заполнении приходных и расходных кассовых ордеров бухгалтер использует следующие условные цифровые кодовые обозначения :

• ОКПО - номер, присвоенный организации по государственной статистике в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций.

• Код структурного подразделения - отделы организации (капитального строительства - 1, маркетинг - 2. .. детские учреждения - 5 и т.д.);

• Номер счета и субсчета, зафиксированные в учетной политике организации;

• Код аналитического учета, характеризующий последнюю дистанцию бухгалтерского учета (ФИО сдатчика или вносителя денежной наличности и пр.);

• Код целевого назначения, который разрабатывается организацией самостоятельно, отражая для нее самые существенные для анализа и отчетности причины поступления и выдачи наличных денежных средств, включая требования отчетности.

Все указанные показатели в дополнение номера документа и даты составления помещены в рамки, что свидетельствует об их важности при ведении бухгалтерского учета, особенно при использовании средств автоматизации.

Расходные ордера погашаются штампом «Оплачено». Никаких подчисток, помарок, исправлений в кассовых документах не допускается.

Все приходные и расходные ордера подлежат обязательной регистрации в «Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов» (форма № КО-3). Согласно общепринятому правилу, нумерация приходных и расходных кассовых ордеров начинается с порядкового номера 1 (один) с начала года и в порядке возрастания номеров ведется до конца года. После выписки приходных и расходных кассовых ордеров, кассир обязан зарегистрировать их в названном Журнале.

В обязанности кассира входит ведение кассовой книги (форма № КО-4), в которой учитываются все поступления и выдачи наличных денег в организации. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью на последней странице, где делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано ________________ листов». Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Записи в кассовой книге производятся кассиром сразу после получения или выдачи денег по каждому кассовому ордеру или заменяющему его документу через копировальную бумагу в двух экземплярах. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число. Второй экземпляр кассовой книги отрывной (служит отчетом кассира), с приложенными к нему приходными и расходными кассовыми ордерами, кассир под расписку в кассовой книге сдает бухгалтерию (т.е. кассир сдает кассовый отчет кассира).

В бухгалтерии проводят бухгалтерскую обработку отчета кассира. Бухгалтер (главный бухгалтер) проверяет кассовый отчет по форме (наличие всех первичных документов, подписей) и -по содержанию (соответствие начального остатка денежных средств конечному остатку по предыдущему кассовому отчету, сумм, указанных в кассовом отчете и в первичных документах) и принимает его вместе с приложенными к нему первичными кассовыми документами. На приходных и расходных кассовых документах проставляются номера корреспондирующих счетов.

Допускается ведение кассовой книги в организации автоматизированным способом. При этом листы кассовой книги формируются в виде распечатки «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира», которые должны: включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги, иметь одинаковое содержание и составляться к началу следующего дня.

Листы кассовой книги нумеруются автоматически в порядке возрастания с начала года. По окончании календарного года распечатки «Вкладной лист кассовой книги» брошюруют в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации, и книга опечатывается. Правила ведения кассовой книги при автоматизированном и при ручном способе одинаковые.

Контроль за правильным ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер организации.