14 Методические указания по ведению делопроизводства по охране труда и промышленной безопасности в Обществе

14.1 Общие положения

14.1.1 Делопроизводство Департамента промышленной безопасности, охраны труда и окружающей среды Общества и филиалах организуется на основе действующих государственных стандартов Республики Казахстан.

14.1.2 Делопроизводство Департамента промышленной безопасности, охраны труда и окружающей среды Общества и в отделах (службах) охраны труда и техники безопасности филиалов Общества осуществляется в соответствии с установленным в Обществе порядком и с учетом специфики работы по охране труда и промышленной безопасности, в соответствии с требованиями, предусмотренными всеми разделами настоящего стандарта Общества.

14.2 Рекомендуемая примерная номенклатура дел Департамента промышленной безопасности, охраны труда и окружающей среды Общества и отдела (службы) охраны труда и техники безопасности филиалов Общества

14.2.1 В целях правильного формирования делопроизводства проводится классификация документов по их значимости с указанием наименований, списка дел со сроком их хранения (Приложение К).

14.2.2 Основой в построении номенклатуры дел является единство в подходе к организации учета, систематизации, применения индексации документов, стабильность индексов дел.

14.2.3 Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс. Индекс состоит из обозначения филиала и порядкового номера дела в его пределах. Следует сохранять одинаковые порядковые номера для однородных дел.

14.2.4 В процессе группировки документов проверяется правильность их оформления, наличие подписей, даты, индексов, подписей заверителей, отметок "В дело № ___" и т.п.

14.2.5 Расположение документов внутри дел производится в порядке разрешения вопросов, хронологии, алфавита, индексации и т. п.

14.3 Порядок делопроизводства по вопросам охраны труда и промышленной безопасности в Обществе

14.3.1 При ведении делопроизводства необходимо использовать унифицированную документацию по видам и разновидностям для аналогичных управленческих ситуаций, единые формы документов и стандартное их составление.

14.3.2 К изложению содержания документов предъявляются следующие требования: точность, ясность, последовательность и сжатость.

14.3.3 Документы классифицируются по следующим признакам: специализация, назначение, срочность исполнения, секретность или конфиденциальность, характер возникновения, сложность и т. д.

14.3.4 По специализации различают общие и специализированные документы:

- общие - это деловые письма, в которых заключены требования, просьбы, распоряжения, сообщения;

- специализированные - это предписания, различные акты, протоколы проверки и т.д.

Для них составляется постоянная форма на типографских бланках.

14.3.5 По назначению различают следующие документы:

- распорядительные - инструкции, приказы, распоряжения, запрещения, разрешения;

- исполнительные - отчеты, сводки, докладные записки, справки; информационные - извещения, сообщения;

- претензионные - предписания, претензионные письма, напоминания по претензиям.

14.3.6 По срочности документы бывают:

- простые - срок исполнения не указывается (должны быть исполнены в течение 7-10 дней);

Если для полного ответа требуется получить какое-либо разъяснение от другого управления или организации, то срок исполнения продлевается до 15 дней;

- срочные - указывается срок исполнения;

- весьма срочные - выполняются немедленно.

14.3.7 По секретности различают:

- документы служебного пользования - ими могут пользоваться все работники отдела (службы) охраны труда и техники безопасности;

- секретные (конфедициальные) документы - ими могут пользоваться только адресат и исполнитель;

- совершенно секретные документы - с ними знакомится только адресат.

14.3.8 По характеру возникновения документы делятся на:

- внутренние - создаются в самом отделе (службе) охраны труда и техники безопасности филиала;

- внешние - поступившие из других организаций.

14.3.9 По сложности документы подразделяются на:

- простые, в которых содержатся и предполагаются решения только данного вопроса;

- сложные, в которых содержится несколько вопросов.

14.3.10 Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот отдела (службы) охраны труда и техники безопасности.

14.3.11 Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:

- прохождение документов должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться;

- следует исключать инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью. Каждое перемещение документа должно быть оправданным.

По окончании года проводится отбор документов, которые подлежат включению в опись и сдаче в архив.

14.3.12 Порядок ведения государственной статистики в области охраны труда и промышленной безопасности, предоставления государственной статистической отчетности определяется Агентством Республики Казахстан по статистике на основе действующих нормативов в соответствии с [28] и [32].

14.3.13 Порядок предоставления и объем отчетности филиалов перед Обществом по охране труда и промышленной безопасности устанавливается руководством Общества на основе предложений Департамента промышленной безопасности, охраны труда и окружающей среды Общества.

14.4 Порядок предоставления отчетности филиалов Общества в Департамент промышленной безопасности, охраны труда и окружающей среды Общества

14.4.1. Для проведения анализа травматизма в Обществе и разработки контрольно-профилактических мероприятий по его предупреждению филиалы Общества направляют Департамент промышленной безопасности, охраны труда и окружающей среды в ежегодную статистическую отчетность и текущую оперативную информацию по травматизму:

- до 5 числа месяца следующего за отчетным (по факсу) оперативные сведения о количестве пострадавших на производстве в сравнении с соответствующим периодом предыдущего года;

- в течение суток по факсу о любом несчастном случае происшедшем на производстве независимо от степени его тяжести;

- в течение недели, после окончания расследования, копии материалов специального расследования несчастных случаев со смертельным исходом;

- до 25 числа месяца следующего за отчетным годом "Сведения о травматизме на производстве, профессиональных заболеваниях" и материальных затратах связанных с ними вместе с установленной в Обществе годовой пояснительной запиской;

- раз в три года со "Сведениями о распределении числа пострадавших при несчастных случаях на производстве по основным видам происшествий и причинам несчастных случаев" в соответствии с [28].

14.4.2 Все происшедшие несчастные случаи передаются в одном сообщении. Информация о несчастных случаях со смертельным исходом высылается дополнительно отдельным сообщением.