Професійна мова економістів

СПИСОК РЕКОМЕНДОВАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1.Грищенко Т.Б Українська мова та культура мовлення. – К.: Центр навчальної літератури, 2003.

2.Зарицка І.М., Чикаліна І.О. Українське ділове мовлення. Практикум. – Донецьк, 2000.

3.Зубков М.Г. Сучасна українська ділова мова. – Харків, 2003.

4.Коваль А.П. Ділове спілкування. – К.: Либідь, 1992.

5.Мацько Л.І., Кравець Л.В. Культура української фахової мови: Навч. посіб.

–К.: ВЦ «Академія», 2007.

6.Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Українське ділове мовлення. – К.: Либідь.

7. Плотницька І.М. Ділова українська мова. – К.: Центр учбової літератури,

2008.

8.Універсальний довідник – практикум з ділових паперів / С. П. Бибик, І. Л. Михно, Л. О. Пустовіт, Г. М. Сюта. – К.: Довіра: УНВУ «Рідна мова». – 1998.

9.Шевчук С.В. Ділове мовлення. – К.: Література, 2003.

10.Українська мова в Інтернеті. – http://www.novamova.com.ua.

11.Http://www.doimVka.net/ftemal3134.html

12.Http://www.geocities.com/ukrexlibris/

ТЕМА6

ОСОБЛИВОСТІ ПОБУДОВИ ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА

Основні питання теми

Текст як змістова основа документа.

Основні вимоги до тексту документа.

Написання заяви.

 Ключові слова: текст, вступ, основна частина, закінчення документа, заява (особиста заява, службова заява, заява-зобов’язання, заява про стягнення) адресат, адресант.

 Основою службового документа є текст, який має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи.

Текст – це сукупність речень, об’єднаних у тематичну й структурну цілісність за правилами певної мовної системи.

Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Він оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання, правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Форма анкети використовується під час викладення цифрової або словесної інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Анкетними текстами послуговуються в організаційно-розпорядчих документах, документах матеріально-технічного постачання і збуту.

Тексти у вигляді таблиці використовуються у звітно-статистичних, бухгалтерських, планових та інших документах.

Відповідно до вимог Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД) текст документа, як правило, складається не менше ніж із двох основних частин. У першій частині подається підстава, обґрунтування складання документа, у другій

– викладаються пропозиції, ухвали, висновки, розпорядження та прохання. Навіть у тому випадку, коли текст документа складається з одній фрази, якщо він грамотно укладений, у ньому можна розрізнити ці два логічні елементи,

наприклад: У зв’язку з очікуваною хуртовиною і сніговими заметами наказую перевірити стан снігоочисного обладнання (текст наказу).

Іноді текст документа містить тільки заключну частину, наприклад:

Перевести на посаду головного менеджера з 1 лютого 2009 року. Такий текст,

який складається тільки з розпорядчої частини без преамбули, зустрічається в кадрових наказах. Іноді він наявний у листах і заявках, де висловлюється прохання без мотивації наприклад: Просимо виготовити бланки бухгалтерської звітності. Однак у більшості випадків текст документа складається з таких логічних елементів: вступу, доказів, закінчення.

Увступі зазначається причина укладання документа, викладається історія питання тощо, наприклад: Розглянувши списки про надання житлової площі працівникам підприємств, організацій та установ Приморського району і пропозиції житлової комісії, керуючись Положенням про надання житлової площі в Україні, виконком Приморської районної Ради народних депутатів.

Удоказі (фактологічна частина) викладається суть питання: докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифрами, розрахунками, посиланням на законодавчі акти й інші матеріали, наприклад: Перше пленарне засідання розпочнеться 15.04.09, заключне засідання відбудеться 18. 04.09. Оргкомітет забезпечує харчування і проживання в м. Одеса на період з 15.04.09 до 18.04.09. Проїзд передбачається оплатити за рахунок установи, яка надасть Вам відрядження.

Реєстрація учасників конференції буде проводитися з 10-ої години в приміщенні Одеського національного економічного університету за адресою: вул. Преображенська, 8, м. Одеса, 65000.

У закінченні (висновку) формується мета, заради якої укладено документ,

наприклад: Видана для подання до відділу субсидій Приморського виконкому.

Залежно від змісту документа в тексті застосовується прямий або зворотний порядок розташування логічних елементів. При прямому порядку слів за вступом ідуть доведення й висновки. При зворотному – спочатку викладаються висновки, за ними – докази. Вступ у документах із зворотним порядком розташування елементів відсутній.

Зразок: прямого розташування логічних елементів (частин).

Вступ: На Ваш лист від 28.03.09 за № 145 -15/18 повідомляємо...

Доказ: Для проведення ремонтних робіт у гуртожитку необхідна кошторисна документація.

Висновок: Тому просимо терміново надіслати згадану документацію.

Зразок зворотного порядку викладу цого ж тексту.

Висновок: Просимо терміново надіслати кошторисну документацію. Доказ: Оскільки для проведення ремонтних робіт у гуртожитку вона конче

необхідна.

Зворотний порядок характерний для нескладних документів.

Під час складання текстів документів слід дотримуватися зазначених правил. 1. Текст викладати від третьої особи: Комісія ухвалила...; Інститут

просить...; Ректорат клопочеться...

2.Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

3.Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

4.Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв’язку з, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку.

5.Використовувати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що...; Нагадуємо Вам, що...; Підтверджуємо з вдячністю... У порядку надання матеріальної допомоги...; У порядку обміну досвідом...; У зв ’язку з

вказівкою...; Відповідно до попередньої домовленості...; Відповідно до Вашого

прохання...

6.Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи...;

Беручи до уваги...; Розглянувши...; Вважаючи...

7.Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

8.Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки – після опорного слова, вставні слова – на початку речення).

9.Щоб не виявляти гостроти стосунків із партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну. Наприклад: Ви не висловили свої пропозиції – Вами ще не висловлені пропозиції...

10.Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму: університет не гарантує...

11.Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; відкликати працівників...

12.У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую... ; Пропоную...

13.Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд.

філол. наук.

14.Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний; високошановний; вельмишановний; високоповажний.

КОНТРОЛЬНІ ЗАПИТАННЯ

1.Що таке текст документа?

2.Що містить суцільний складний текст?

3.Як оформляється текст документа?

4.На які логічні елементи поділяється текст?

5.Який порядок розташування логічних елементів у тексті документа?

6.Від якої особи викладається текст документа щодо особового складу (характеристика)?

7.Яких правил потрібно дотримуватися під час складання тексту документа?

ТИПОВИЙ ЗРАЗОК ДОКУМЕНТА

ДОКУМЕНТИ ЩОДО ОСОБОВОГО СКЛАДУ. ЗАЯВА

Нам часто доводиться мати справу із заявою, яку пишемо в різних випадках нашого життя, коли, наприклад, маємо намір вступити до вищого навчального закладу, влаштуватися на роботу або звільнитися з неї тощо.

Заява – це вид документа, за допомогою якого громадяни реалізують через державні, приватні або громадські організації (установи, заклади) надані їм права (на працю, відпочинок, матеріальне і соціальне забезпечення тощо) чи захищають свої інтереси.

Заява адресується посадовій особі певної установи чи організації і пишеться від руки.

Заяви бувають особисті та службовы. Якщо заява від установи чи організації, то вона оформляється, як правило, на готовому бланку.

Реквізити заяви:

1. Адресат (з великої літери праворуч) – посада, назва установи, звання, прізвище та ініціали посадової особи, на ім’я якої подається заява, у Д. відмінку, чергуючи закінчення -ові (-еві, -єві) з -у (-ю).

2.Адресант (без прийменника з малої літери) – посада, звання, назва закладу, прізвище, ім’я та ім ’я по батькові особи, яка звертається із заявою, у Р. в. (без крапки в кінці останнього слова).

3.Назва документа.

4.Текст (з великої літери, з абзацу).

5.Додаток (підстава): перелік інших документів із зазначенням кількості сторінок, що додаються до заяви на підтвердження її правомірності чи вагомості аргументації.

6.Дата написання (ліворуч).

7.Підпис адресанта (праворуч).

Коли ж заява адресується до тієї самої установи чи організації, де працює її автор, то тоді не треба йому подавати ні своєї адреси, ні паспортних даних. Це так звана проста заява (внутрішня).

Коли ж заява складна, то тут ще зазначаються документи, які додаються до неї. Їх перелік дається перед підписом і датою.

Розрізняють два основних види заяв:

–особиста заява, яка містить прохання (звертання) до керівної посадової особи, пишеться власноручно в одному примірнику;

–службова заява, що укладається посадовою особою від власного імені або від організації (підприємства, об’єднання), які він репрезентує, до посадової особи іншої організації, структури тощо.

Остання може бути відтворена механічним способом у декількох примірниках

імати відповідні реквізити (назву та адресу організації, вихідний номер документа тощо).

За походженням заяви бувають:

1. Зовнішні:

а) особисті, у яких обов’язково зазначається повна домашня адреса чи дані документа (паспорта, військового білета, посвідчення та ін.). Подаючи їх, слід уникати абревіатур та скорочень (окрім загальноприйнятих);

б) службові, у яких по дається повна поштова та юридична адреса підприємства (фірми, установи) з усіма належними реквізитами.

2. Внутрішні, які не мають вищезазначених вимог.

Для одержання додаткових авансів чи позик укладається заява-зобов’язання. У цьому документі, крім обґрунтованого прохання про надання певної суми, зазначаються гарантований термін і спосіб її повернення, відомості про постійне

місце роботи й заробітну плату та дані особистого документа (паспорта). Різновидами заяв також є позовні заяви, які подаються до суду і складаються

юристами.

ТИПОВИЙ ЗРАЗОК ДОКУМЕНТА

Генеральному директорові АТ «Зоря» п. Демчуку Ф.Є.

Фещук Олени Миколаївни (мешкаю за адресою:

вул. Дерибасівська, 4, кв. 2,

м.Одеса,65000,

тел. 723 85 48)

Заява

Прошу зарахувати мене на посаду економіста до відділу збуту з 10 лютого

2016 року.

До заяви додається:

1)копія диплома про вищу освіту;

2)трудова книжка;

3)автобіографія;

4)довідка з місця проживання;

5)чотири фотокартки.

Директорові фірми

«Капітал» м. Одеса п. Дерев’янко С. П.

менеджера відділу реклами Суботи Ганни Петрівни

Заява

У зв’язку із закінченням терміну навчання на факультеті перепідготовки прошу перевести мене на посаду старшого менеджера відділу реклами з

06.10.20016.

Додаток – копія диплома.

Ректорові

Одеського національного економічного університету проф. Звєрякову М.І.

студентки 31 групи

фінансово-економічного факультету Медведик О.В.

Заява

Прошу перевести мене з третього курсу фінансового факультету стаціонару на третій курс заочної форми навчання у зв’язку з переїздом моїх батьків до Києва на постійнемісцепроживання.

Для особистої заяви характерні такі слова і словосполучення: прошу зарахувати мене...; прийняти на...; допустити до...; надати...; звільнити...; у зв’язку з ...; до заяви додаються...; зарахувати до відділу; відпустка для догляду за дитиною, відпустка за власний рахунок, через родинні обставини і под.

ЗАВДАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ

Завдання 1. За поданим взірцем напишіть заяви про прийняття на роботу, переведення на іншу форму навчання, надання академічної відпустки, дострокове складання екзаменаційної сесії.

Завдання 2. Відредагуйте подані словосполучення, складіть із ними речення.