Задание 4

Иногда в запросе необходимо найти не отдельные записи таблицы, а итоговые значения по группам данных.

1) Сформируйте итоговый запрос для определения общего количества сотрудников фирмы, а также возраста самого молодого и самого старшего сотрудника фирмы. В качестве источника данных используйте запрос Вычисляемые поля.

2) Сформируйте итоговый запрос для определения общего количества сотрудников по каждому отделу фирмы. В качестве источника данных используйте две таблицы базы данных: Сотрудники и Структура.

Порядок выполнения задания 4

1. Создайте запрос в режиме конструктора запросов. Откроется окно «Добавление таблицы».

2. В окне «Добавление таблицы» выберите вкладку Запросы и добавьте запрос Вычисляемые поля. В верхней части бланка запроса представлен список полей запроса Вычисляемые поля.

3. Сформируйте запрос, как показано на рисунке 23.

Рисунок 23 – Бланк запроса с итоговыми вычислениями

4. Включите в бланк запроса поля, по которым надо произвести итоговые вычисления. Нажмите кнопку Итоги (вкладка Конструктор, группа Показать или скрыть). В бланке запроса появится строка «Групповая операция», в которой для всех полей будет записано слово Группировка. Для итоговых вычислений по заданному полю необходимо заменить слово Группировка на требуемую функцию через раскрывающийся список в строке Групповая операция. В столбце ФИО, в строке Групповая операция, в списке выберите функцию Count (вычисляет количество записей, в которых значения данного поля отличны от нуля). В столбце Возраст, в строке Групповая операция, в списке выберите функцию Min (вычисляет наименьшее значение, найденное в этом поле). В следующем столбце Возраст, в строке Групповая операция, в списке выберите функцию Max (вычисляет наибольшее значение, найденное в этом поле).

5. Просмотрите результат выполнения запроса в режиме таблицы и сохраните его под именем Итоговый.

6. Сформируйте второй итоговый запрос, как показано на рисунке 24.

Рисунок 24 – Бланк запроса с итоговыми вычислениями

7. Включите в бланк запроса поля, по которым надо произвести группировку и итоговые вычисления. Нажмите кнопку Итоги (вкладка Конструктор, группа Показать или скрыть). В бланке запроса появится строка «Групповая операция», в которой для всех полей будет записано слово Группировка. Для итоговых вычислений по полю Фамилия необходимо заменить слово Группировка на функцию Count через раскрывающийся список в строке Групповая операция.

8. Просмотрите результат выполнения запроса в режиме таблицы и сохраните запрос под именем Итоговый по отделам.

Способы построения и модификации отчетов. Лабораторная работа

1) Создайте с помощью Мастера отчет, в котором формируется список сотрудников по отделам. В отчете используйте данные из таблицы Сотрудники, а также данные из запроса Вычисляемые поля.

2) Создайте автоотчет в столбец по запросу Итоговый по отделам.

Порядок выполнения задания

1. В окне СУБД MS Access выберите вкладку меню Создание и в группе Отчеты щелкните мышью по кнопке Мастер отчетов.

2. На первом шаге мастера выберите из таблицы Сотрудники поле Отдел, из запроса Вычисляемы поля – поле ФИО, из таблицы Сотрудники – поле Должность.

3. На втором шаге мастера выберите группировку данных по полю Отдел. Для этого выберите Отдел и нажмите кнопку . Группировка позволяет вывести названия отделов в виде оформленных подзаголовков.

4. На третьем шаге мастера задайте сортировку по возрастанию поля ФИО.

5. На четвертом шаге мастера выберите вид макета для отчета, например, ступенчатый.

6. На пятом шаге мастера введите заголовок отчета Список сотрудников и завершите работу мастера, щелкнув по кнопке Готово.

7. После завершения работы мастера включается режим предварительного просмотра отчета.

8. Перейдите в режим конструктора. Отчет имеет несколько областей (таблица 18), в которых расположены объекты отчета: надписи, поля и другие элементы. Чтобы узнать, с каким объектом вы работаете, наведите курсор на объект и щелкните правой кнопкой мыши. В появившемся контекстном меню выберите пункт Свойства. В титульной строке окна свойств будет написано название объекта.

Таблица 18 – Характеристика областей отчета

Область отчета	Характеристика
Заголовок отчета	Информация, которая встречается в начале отчета только на первой странице
Верхний колонтитул	Информация, которая повторяется сверху на каждой странице (заголовки столбцов)
Заголовок группы	Поле, значения которого берутся в качестве заголовков в начале каждой группы
Область данных	Поля, из которых берутся основные данные для отчета
Примечание отчета	Информация, которая встречается в конце отчета только на последней странице

9. Внесите следующие исправления в отчет: в области отчета Верхний колонтитул заголовок надписи ФИО запишите полностью – Фамилия, имя, отчество. Для этого щелкните по надписи ФИО в верхнем колонтитуле: она выделится маркерами, а затем щелкните внутри надписи, появится текстовый курсор. Исправьте заголовок надписи – Фамилия, имя, отчество.

10. Увеличьте размер рамки, отведенной под надпись ФИО. Если необходимо, измените размеры других рамок. Расположите надписи и поля равномерно в пределах строки.

11. Щелкните по кнопке Надпись (вкладка Конструктор, группа Элементы управления) и нарисуйте небольшую рамку для надписи в области заголовка. В рамке наберите фразу: «по состоянию на:» (рисунок 25).

Рисунок 25 – Режим конструктора отчетов

12. Перенесите из области нижнего колонтитула в область заголовка объект с функцией Now(), который выводит в отчет текущую дату.

13. С помощью кнопки Макет отчета (вкладка Главная, группа Режимы) просмотрите образец макета отчета. Закройте отчет Список сотрудников.

14. Создайте самостоятельно автоотчет. В качестве источника данных выберите запрос Итоговый по отделам. В окне СУБД MS Access выберите вкладку меню Создание и в группе Отчеты щелкните мышью по кнопке Отчет. Просмотрите, закройте и сохраните созданный отчет. Название нового отчета – Автоотчет.