Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса - Дэвид Аллен
.pdf
Вэтойглавеподрассмакакцентобноазколонкральнаяивется
—движотперкорзинкирешпниелнкретныхененнойиям дейс.Выубед,чврезультатепоследовательныхяхоитесь дейстэтогопр,всеашиий"цессаткрытыевопросы"будут естестобр.Нгазом,веннымпримеризтаскиваетезованы корзинимаетезаметпо,чтовампозвонитьадокАндр,ноу сделатьэмтольковпож,когонабудетельникв,фисеа поэтомувысразуотлóжитеэтодействиезанесётенапоминание нёмежедневникнапонедельник.
Преждечемприступитькоборганизациинеоконченныхабтке |
|
дел,собвовходящих"",ранныхекомендуювампрочестьэту |
|
следующуюглаву.Этоизбавитвасотлишних |
действий.Процесс |
обработки,какправило,представляетизсебяперм ждуключение |
обработкиоткрытых" |
простыминятнаешенийстад ем |
вопросвписывания"иболеехитрзадачейэтихрешенийо индивидуальную организационнуюсистклинаилемунтачшим образом.
Первсделать,чтонадпо(,какмыоговсеобралиле неоконченныеделавкорзинку) —этопроверитьаботоспособность прогриаппобес.На,мратизпногиемримереченияного моклиприспользохентежеднедпв вчитаютвникать
наладоннике, оторыйсинхАутлуком,применяемымонизируется воргандляпоэлпочтыектроннойиученпланированиязац. ия Затеммыочищараспечатываемобычно( удаляем)всё,чтоони пыталисьранееоргансвоихАут,распечаткузовукадёмхть
вкорзинувходящ" их"Потом.опрдлясебян деляемкоторые рабочиекатег,например,Зв"Поручения,",Повесткинкрии"
дня",Накомпьютере"и.Когда. мыначинаемобрабатывать содержикорзи,клиевсегдаимеетвознкимоежность
немедленносестьзакомпьютервписать вседействия непвсиоргадственнос,отконетороймуизации впослибудзависе. тдствииь
Есливыещёнеопределилкакуюличнуюсистенапомуинанийсь |
|
|
исп,небеспоэтом.льзоваМожноначатьипростыхкойесь |
|
|
замелисточкахнаб,ужмаги |
проВашипгрейдить |
|
инструмВысмп,главноезжжетенты |
—этоналичиетакой |
|
системы. |
|
|
Правилаобработки |
|
|
Лучшийспособизучитьэтумодель |
—этоследоватьей.Вот |
|
неоспрак:нольковныхил |
|
|
• |
Обрснверхнделакорзбч;атывайтелаины |
|
• |
Обрабатывайтепоодному |
делузараз; |
•Никнеперделаовбргдакорзинкукладывайте. тно
Начинайтесверхнегостд кумпке нта |
|
Дажеесливтдовстопкерымкументомлежадресованнаяично |
|
взапискаотпрезидентамстраны,перв м |
—какое -то |
малознписьмо, надочачлащее |
обрабименноего!Эт, тать |
конечно,гротескныйприм,япривегзд,чтсьбыжу |
|
подчеркнутьважнэтогопринципа:соблюдстрогуюсть йте |
|
очерёднос.Обр""незначиттра"время"батыватьЭзначит. |
|
реш,счемвыиделотеипретьнасинятьшение |
чёт |
слеконкретногод.ейВыжеующеговсётвия |
-равнособираетеськак |
можкорзинкискддбррее,такчтонечегоизбегатьтьсяв |
|
нейчто -либо. |
|
Обрабатывать —вовсенезначиттратить"время".
Ускпросмотрренный —этовнебработкавсе
Большинство юдспросматриваютесвйрвакорзинки предметтолькосамыхсрочныхилисамыхинтересныхдел.
"Ускпр"инмооказренныйсмонеобходимжегдая( тться пренеб)Возм.,вытолькочтвесделовойржноегаюнулись
вст,ачерезпятнадцатьминутвачи |
муженадобыть |
|
продолжительконфер.Тогдапров,незапрятанцииряетеойы |
|
|
лигде -нибудьмины,которыемогутвзорваться:посмотрите, |
|
|
например, лвзаказчикписьмоподтверждениемлал |
|
|
вашегопредложения. |
|
|
Ноэтовнебработкавсе,этоэкстренн |
ыйпросмотр.Выдолжны |
|
привыобрабатыватькаждыйдопорядкестрогойнутьумент |
|
|
очереди.Ежевыспренебрегатьлитанетеэтправилом |
|
|
обрабатыватьтолько,чтовам |
заблагорассудится, |
вашей |
корзиненачскапливкучаеобрётматериалов, тьсяботанных |
|
|
систвашаразванеделамаорасползутсяконченныепяить |
|
|
вс,атоофисуему. лу |
|
|
LIFOилиFIFO? |
|
|
Теоретическивыдолжныперевашукорзидномвер, хнуть |
|
|
чтеёсооказдержимоебыперевёрнутымстолеалось |
|
|
обрабатыватьчто,лежитнас мо |
мвтое(то,рхучстьо |
|
избылонаднеко,пчальрFIFOзиныинципо |
- First In - First Out - |
|
перишёлвый |
-первыйушёл)Нас.де,еслинамомобработку |
|
готовыпотратитькакое |
-тобоменееилиприличное |
|
количвремени,тообщемство |
-тобезразлич но,скакогокрая |
|
начинать.Аесливывозьмёразгребатьэлектроннуюпочту,выесь |
|
|
самипоймёте,чтоцелесообрначатьпоследнегописьм,так азно |
|
|
какономсвсюжпредыдущуюперртнаэтужеатьписку |
|
|
тему. |
|
|
Вашакорзинкаэтолишьперевалочныйпунктд |
лядокументови ,анискладириаловак |
|
вечноехранилище. |
|
|
Обрабподокументуномузаазтывайте
Во,вызасобоймжеланиевытаскиватьожноетитеизкорзинки документ,и,неинипоняалейшегоея,чтоснимделатьот, ияом
тутжехвататьдокум ент,лежащийподнимсосредотачивать
внимание уженёма |
.В,окажетсязможновамболее |
припо,чвужетолекательнымму |
знаете,чтоснделатьивам |
надораздумыватье,чэтозаштикеёдеть.Однакодаковина, |
|
этонебезопасно.То,чтоувассе |
йчасвруках,имвшансысеет |
попастьвстопкуэ" |
-э-э…накраюстолаи"бытьначисто |
вытеснинтереснымиболееважделами. |
|
Многиетакжелюбятвытащитьизкорзинкивсю,п пкуложить |
|
еёпрямопередсобитолькотогданачперй.Несмотртьбирать |
яна |
что,япжеланиерасправитьсяощсовсемза,всёазяю |
-таки |
настоярекомвамвытдокументдинлькоащить. льнондую |
|
Конценаоднедиовкаждыйнкумтрацияствоментномте |
|
времтолькоускоритвесьпр.Аваснислицесствлекутчто( тоженередк),вамнепридётсявозвращатьсястьтомк многочисленнымчавходящих"",бесконтрольнотямнова разбросаннвбеспорядкевнекорзины. м
Многозадачноеисключение
Однакоизправилаобработкиокументазаразестьдного весьмаредисключеое типомличности,действ тельно отвдела,чтобыогопринятьечьсяпонемурешение.Если мнеоч,таконотопроисхвидно,я,какп,рекомендуюавилодит заниматьсяпараллельнодвумя этимлюдямпрощеиешсдливыборнять.Нолатьние помн,чэтовсеголишьисключение,рабтетольков тает томслучае,есливыпрупркаждойвыклииззадачоченьвляться бысникогданетпринкладываетеро дольшечемнаодну
ние.Человеку,обладающемуопределённым необходимохотьнаминуту
илитрд.Ветакихусловияхламимя
ятие любогорешения
-двеминуты.
Невозвращайтедобраткорзинкууме ты
Длядокумбратпутивкорзинку.Тожесамтоготве |
|
утвестасоветд"рвещиждаетдинождыыйлай"Однако.эта |
|
затеянетакужихороша.Евынасалимом |
делеследуетеей,товы |
реальнонесможетесоставитьспи,ведьвы,столкнувшисьок |
|
|
за,будеёовачейрдоконца.шениетеАэтожудитько |
|
|
неэфф,потомукакбольшдвоенктевсеждаютсяивнонство |
нестоит выполнятьсраз |
|
этом,идажеболеетого,их |
у,кактолько |
|
вынихнат.Авотпрвытаскиватьлизкорзинкивычкинётесь |
|
|
док,крихврусклметитьнанерешивахзадвать,кты |
|
|
чэтоже,ичтакделатьсэтимо |
—отэпривычкинадоой |
|
избавляться.Вытаск"матеркорзвхо" алваяны |
|
дящих", |
опр,чэтоже,ичтакделитесьнимдальшео,нелать |
|
|
вздумкластьегообр" йтетно |
—примитеэтозаправило. |
|
Ключевойвопроспроцессаобр:Какследующее"конкретноебвоти |
|
|
действие?" |
|
|
Итак,докуваср.Выобираетесьукахментраздела |
|
тьсяним |
прямосейчас.Ивампредстоитпринятьтвёрдоерешениеповоду |
|
|
слеконкретндпоейсующегоотнэтсавиямошениюмуго |
|
|
док.Кажет,бэтоупросмендтотяоу |
—иэтодействительно |
|
просто —ноподуматьвамвсёравнопридётся.Ипочтивсегда |
|
|
решениевашенебудлежатьнаповерхности |
—кнемупридётся |
|
прийизвилистым,возможно,пу. ём |
|
|
Подумайте,например,надоливамповодуэтого |
|
|
доку/делакомуента |
-топозв,запкакиеолнить |
-тобланки, |
отыскатьинформациювИнтернете,купитьчто |
-товмагазине, |
|
поговоритьсекретарём,напиписьмонач.Е линикукоеть |
|
- |
тодействиепрнадо,тогоспецификадпринятьпределит |
|
|
подмножслеконкр.ейНочтоующихеслитвийствотных |
|
|
никакдействиевыпнетребуется?олня ь |
|
|
Ячувствуюсебякомаром |
нудистскомапляже |
—явобщем -то |
знаю,чтоделать,незнаюо, начатьткуда. |
|
|
СтефенБэйн |
|
|
Чтод,еслиделатьнечего?
Вполневозможно,что |
-тоизвашейкорзинкинепотребует |
конкретныхдействий.Эчто |
-тонапвоизепадётднурнякаёх |
следующихкатегорий: |
|
•Мусор;
•Дела,которыенадообдумать;
•Сопутствующиематериалы.
Мусор |
|
|
|
|
Есливыаккуратноследовалимоимрек,товынавм ндациямрняка |
|
|
|
|
ужевыкпргорухламаи.Однличнуюлижевынавернякако |
|
|
|
|
помвкорзинкунемалоужененужныхстилив ще |
|
й.Такчтоне |
|
|
удивляйтесь,еслипроцеобработкидокументовделплывутсе |
|
|
|
|
буматериалы, которымагиестовмусовед. еном |
|
|
|
|
Обравсехвашихделпоможетвамбояснолее,сознатьчтовытка |
недолжны. |
|
|
|
собираеделать,чтовы тесь |
Одинруководи |
тель |
||
ко,скоторымслучилосьпаннера, бсебявотатнаружил |
|
|
|
|
элекпочтовомящикекучуа(рнесколькомтысяч!)нее |
|
|
|
|
сообщений,нак нет биралсятвечатьрые |
|
—этоему |
|
|
попрбылнуж.еОнсказалмне,чтометодстусталй я |
|
|
|
|
негосв |
оеобразнойозд,строгооровительнойиетопределяющей, |
|
|
|
чтомостнезавершённымжно,чтонетвлять. |
|
|
|
|
Почтинавернякавыстолкнётесьвопросом,сохрилитот нять |
|
|
|
|
инойдокумдлятого,чтобывпоследствиинможнобылонтму |
|
|
|
|
обратитьсяилижевыкинутьг |
о.Тутесдвапути: ь |
|
|
|
•Еслисомневаетесь,выкидывайте;
•Еслисомне,оста. ваетесьляйте
Выберитесвой —обаонихороши.Довнетуициирьтесь переоцевмествашиххрани.Поначалутевайтеищьность
многихохватывалёгкаятре,ноэттолдгаериет ько по,чпреждетоихсистемысамоормуниконе гдаанизации
работакакполож.Еслижевыопрдлясебячёткуюиделитено граньмежспрматеди,увкеламитребуюточнымиторыеиалами конкретныхд,ивыйссумеетелипросудобнуюозтвийа ь системухрвсправочныхшихнемат,васужебудетияриалов
пугатьихбезумноеколичество —выведьслёгдакостью смнайтичто,нуж.Еслипожетекондокументукретному ничегоделатьнад,тохранениестановитсялишьвопросом свободногопростра нствалогичногоместонахождения.
Спархивамецоснболееятпоалистыинструкциейдробной обовсёмэтом,вашппытпределитьзвкаквыолго должждыйбудетехраквиддокументов.Яжеритькомендую
вампростоопределятьдлякаждогодоку мента,надолисовершать какое-тодействие,связаннимилиже.Еяс,чтолиное никакоедействиенетребу,васнайдёдлянегом тсясяо системехранения.
Вынашивайтеидеи,обдумывайте |
|
Навекоашейпркажутсязинкенякад,кодметыл |
торых |
вымоглибысказать |
"Сейчас сэтимделничего,новадоть |
потом,можетбыть,ипон"Н.:апримердобится
• Ли,сообщающаясеминаретовка,которомбудет |
|
выступаизвесвамспециалист,которогохотелибыныйь |
|
послуш.Носеминарэтоттолькть |
очерездвенедели,вы |
ещёнезнаете,сможетеливынегопопасть,иливыбудете |
|
командировке; |
|
• Повесткаднясобранияправления,кудавыбыли |
|
приглаш,котосостоитсячетринед.Делатьезныли |
|
нейнинадо,развечперечитатьегоза нь |
до |
заседания,чтобыбытьвтеме; |
|
•Рекламаочередногообнпробеспечения,вленияграммного котороевыиспользуетедучётафияич. ныхансов Неливамэтооб?Вынезнаетех…оидимовление откладываетепрнаешинятиеследующуюнеделю; ния
•Идея,пришедша явам,относительноследующегоежегодного
семинарапот.Сейчасрговле |
-тоделатьнадоничего.Н |
вотнебыпоставитьнаплоней,кхоминаниегда |
|
придётвремякэтосего; инаруовиться |
|
•Напомижеланиисобственномпосещатьза ят я акварельнжи,накотувпокаописисовершенноасйрые нетвремени.
Нуичтосэтимдел?Естьдварианта: ть
• ЗапишитевэтовсМожетёписок"быть/Когда |
-нибудь"; |
•Запэтоежедневникфайллишитенапоминаний.
Цельтакогооткладывания |
—осознавободить |
ниесоздатьувас |
|
чув,чтоеренностиство |
насейчас высэтимиделамиразобрались, |
||
напоми,поставленныенужноеврдадутваммяания |
|
|
|
поних.Яещёзабытьрасскажуобэтповследдробнеемющей |
|
|
|
главепо |
организации. |
Асейчасприклейтенихлипк |
иелистки |
меткможет"быть"илин"анапмиок17"отминаниеябряложит |
|
|
|
ихвпаппредст" дел",квыоторойувернётесь.*зжеящих |
|
|
|
*Наэтоможетсгодитьсяизвашихдинапасныхлотков. |
|
|
|
Испегодлятого,чтвременнользсложитьбыуйтеда |
|
|
|
документы,которымивызаймёчутьпозж.Поможноеомсь |
|
||
будетиспег,чхранитьодокументыльзовать,находящиесябы |
|
|
|
работезаписки |
-напоминанействияслеконкретныхд.ующи |
|
|
Справочныематериалы |
|
|
|
Какая-точастьсодевашейкорзнепотребуетникакижнкимого |
|
х |
|
действнекоторый,од,можетнапредскоив ересавлять |
|
|
|
светебудущихпро.Видеалевывообщектов |
|
-тоужедолжныбыли |
|
наладитьсихраненспратемуинфкак(опвоирмациичнойясано |
|
|
|
четвёртойгл)Тчто.есливампопадаетсявекмилиатериал электронноеписьмо,котнужносохранить,вотрыеих. раните
Атакихдокументвампопадётсянемал,скорвсегэтоимееннов онибудутгрудамивозвышатьсянатошемизрчатьле ящикваша,авсёпот,чдоселетосистхрмуникуданенияма годилилась жееёпопростунебыло.Позвнап,чт мнитьльте легкодоступная,уд,интуипобсис, ивноеманая располвдовашегоемо,ят лжжяетсянейшейнаяти составнашейметодологии.Вуслобое" яющей"йствийияхых
реальнойжизни,вашасли стнсоответствуетма вышеописанной,будескладывма,топкурижелитьлы воспользуетсобссистемойхранения.Нотопроцвеннойгдаессь обработкиусложнитсявразы.
Кактольковынатыкаетесьчт |
-ли,чтовыхбоытели |
|
сохранить,пр лсто |
ожикументэтодотв дельный |
|
полиэтфайл,прикнегоэтикеткулевместитейтеновый |
|
|
вашусистхра.Илижприклейтенегомулипкийеналистокя |
|
|
указассистентаямидлявашегосекретаряили |
|
—пустьзаймётся |
этимзавас.Поначапозволялу |
моклиентамдержатьнастоле |
|
стопкубумагДля"последующегосохранения"По.понял,чтом |
|
|
есливытакдокумнеположитевсистемуйпрямосейчас,вы, нт |
|
|
вероятнеевсего,этогосделаетеуженикогда. |
|
|
Есликонкретныедействиятребуются: |
Чтоэтозадей |
ствия? |
Вотту -тоначинасамсредиинтере.Каколькосноея содержимогокорзинкипопадаетсядело,требующеезавершения, вамнужнообязательнорешитьнасчётследующегоконкретного действия.Следующее"конкретноедействи"обдолжнозат льно бытьфизич еским,визуальнонаблюдаемымдействи,которое подвинетделонашагвперёд.
Этоодновременнолегкоисложно.
Действиеэто должно бытьпрепростым, ,дчемельнонакожде прийтикнему,вамнадопроанализироватьнескольковозможных