Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса - Дэвид Аллен
.pdfсразличныеобойпап?Итакдалее.Естьтакжеэстетический факториполучаемогоуд.Ясднрвольствияал удачплаиусовен,кпростоыхгдашенствоосматривалний наладонникPalmвожиданииобвре!сторане
Когдавырешаетепрлииспользоватьобретатьлиорганайзер, еслида,токакой,помните,чтовсё,вамнадобудделать —это работатьсписками.Выдоумлегкосоздаватьжныет
список,такжелегко регулярнопросматриватьего.Квыбудете знать,чтовносписки,какэтиотомискиспользовать, инструментстановиуженеважен.Простоисходитеиз ся соображенпрост,скорудовольствия. тыий
Одинизлучшихспособовулучшенияперсональ |
|
нойпродуктивности —этоиспользование |
инст,которыевам. ументовавятся |
|
|
Важностьсистемыхраненияинформации |
|
|
Жизненноважнымявляетсяналичиепростойфункциональной |
|
|
персосистемыхраненияинформации.Прежде,чемначатьальной |
|
|
работатьвчьём |
-либооф |
исе,яоцениваюсистемухранения.Как |
говорил2 |
-йглаве,отхорошейсистемыутствиехранения |
|
донапркубщеймстоенвленностиизсамыхжетднатьй |
|
|
крупныхтрудностейприсозданииличнойсистемыуправления, |
|
|
многимменедже,которыхятрени оваам |
л,ещёесулучшатьчто |
|
вэтойобласти.Чаяездклтеньковканцелярскийентами |
|
|
магазипокуящилоткдляхри,па,наппаратынениялки |
|
|
длянаклеивэтикеток,чтмоглиыргбыаниязовать |
|
|
подхмес,вкоможнобылторазммдящеестить |
ветрети |
|
того,чтопростолежитнастолеилипоблизостинаполкахдажена |
|
|
полу. |
|
|
Евашасистемахрлинеявляетсябыстройнения,функциональнойклассной,выбудете сопротивлятьсяработеней.
Ит,цельдэтапанногок —создатьсиобщейылоктему направленности —отдельдругихсистемхра, ноения
посвящёконтр,финдругимформациианктамсовойных |
|
категорда,котнвыдужноныхместособоерыиямлить |
|
прои.Материалыобщейнаправленностидексироватьдолжны |
|
содержатьстатьи,брошюры,листки,запи |
ски,заметки,распечатки, |
факсы —всё,чтовыхсохранить,потиинтересночэтому |
|
илипол,что,нвписываетсязноспециализированнуюашу |
|
систхранения,нодолжновалятьсянамуполкесамосебе( |
|
вотогромныеруководствапоразличны |
программам,также |
подшсеминароввполнедляэтс).вкийдутго |
|
Еслиувасестьн дёжныйилисекретарь,коис орыйнт занимподэтойсистемыдлявас,выержкойможетеется прилепитьнадокументлист,наптамД"И"чексатьумент
отправитьему —пуположит,кудас.тьлеНозадуетайтесь во, липросомсталсяуваснтересныйваичноли конфиматериал,которыйдолженбытьенциальныйвоступен любоевремя,дажкогдасекретарянпоб.Еслиэтак,то зости
вамвсё -такинужнабудетваш собси,либонаст, веннаяолеема либогде -торядом.
Фактосистемыуспеиспользованиихраненияа |
|
Якатревамналадитькгвашуособственнуюмендуюрически |
|
системухранения,которабудетвсегдаподрукой.Вотцепочка |
|
действий,наковыдолжныорую |
атитьменминуты:достатьше |
извхкдокумдящейилрзраспкакоеинынтчатать |
-либо |
электронноеписьмо,решить,чтопоканикакихдействийнему |
|
совершанадо,ноонимеп цтен, тциальнуюность |
|
поместитьеговнадёсистхранения.Еслижеу муую |
васэто |
занбольшеминутымает |
—ваместьнадчемпоработать,таккак |
иначевы,скореевсего,начнётакиепрсклматс дыватьориалы |
|
вбезлистоп.Кромебыстроты,систдкулжнаюеспечиватьма |
|
удовольотрабосней,быпроизакончт.ьыстойвиенной |
Иначе |
выбудетеподспропустошевходящейтивитьсязнательниюо |
|
корзинки,зн,чтоесачтомяь |
-что,надоопредвсистелитьму |
хранения,выдажезахотитесмотретьнабу.Повнагирьте |
|
наслово:явидел,каксортиматпреврдриовкаловщалась |
ля |
|
людейизкаторгивнастоящееудов, лькоилоздальстьвие |
|
|
наладитьсистемухранения. |
|
|
Выдолжнычувствоватьсебяодинаковокомфор,когдакладё ное |
|
|
любойдокум,пустьэтодажпростойисписанныйлистокевнт |
|
|
отдельныйполиэтфайл.Людиленовыйк |
частопренебрегают |
|
соринфтродаогоировкой,такорсистемымацииганизация |
|
|
—этодовольнотрудоёмкийпроцесс,онипредпочитаютлибо |
|
|
совсемнехртакбу,лниимиабящикибоеагитьшквафыть |
|
|
безвсякогоразбора. |
|
|
Чтобывамнипотребовалось |
делать,чтобыналадитьбыструю |
|
просихранениястемуую |
|
—сделайтеэто.Системаработает |
безупречно —этовамп ,кдпнтоеюо,вердятильзуетсягие |
||
крекомендуюайнеследоватьвспоследующимправилам,чтобы |
|
|
сделатьеёпо |
-навтоматическойящему. |
|
Держитематеобщейнаподукойавленностилы |
|
|
Размещинформацвсистхранениядолжнобытьниеме и |
|
|
мгновеннымипростым.Есливампонкаждыйвстава,добизться |
|
|
кактольнеожиданноуваспоявитсякакой |
-нибудьдокументили |
|
бум,котнадобыс жкарую |
|
хранскладывать,товыначнётеих |
встопкувмечтобытого, опредсиствхранения.Васлятьму |
|
|
подсознательнобудеттянутьпроигнорироватьвесьпроцесс |
|
|
обработкисодержвхводящейпрз(каквыбщетомумогонки |
|
|
зн,чтомаоказатьсяетедокумжет |
|
ент,которыйпридётся |
помещатьвсистемухра!)Миз.тех,нкяработалог,ниея |
|
|
сделвофисеперетак,чтобылиящикастыреановку |
|
|
материобщейнапрстояливпределахламивлнности |
|
|
досяграбочегоместа,инбыликемнимдчерезвстисти |
ю |
|
комнату. |
|
|
Алфавитнаясистема
Япользуюсьвсегооднсистемой,проиндексированной алфавитномпоря.Лютяготкиспользованиюдсистемыкеют хрвкасистемынчсам,нияствепоорганизацииэтому пытаютсяорганеёпроектамилиобластяминтезовать Такимобразвозможныхчислместнахождениянекогдазабытого вамидоикс"растгеометумпрог.Воднойат рессииической простойалфасистемеможраспределитьвсюинтнофойрмацию потемам,проек,персониликомп,чбытоамбылниямоьк трииличетыревариеёме,нас,лучайтоположениявынтасли забудете,кудаеёдели.Используйтеуровеньдинлько вложенностипнаодэтикетку,напримертемнуСадоводство"
горшки"Садоводство" —идеи"Этобудетхраниться. подбуквой "Сейчас. ядержучетырепапкидляданныхобщейтематики, каждизэтихпапокпомеченабуквлфяА" мивта такдалее —кактолькояпоставилэтинакойетку мужензад,кегоупределитьда.мываться
Перипокакойдически |
-тоиз темнакапливаетсятакоеогромное |
|
количествома,дляннадовыделятьриаловотдельныйёящик |
|
|
илишкафчик.Ноеслиэтиматериалынезанимаютполовины |
|
|
ящика,всё |
-такирекоставитьхалфавитнойдноймендую |
|
системехранения. |
|
|
Пустьвасбудетмног |
|
опустыхпапок |
Прчемсезаразборсжтькорзинкидервходящейжимого инф,язапасаюсьбольшимколичествомрмацииновыхпустых папок.Нетничегохуже,чемситуация, васогдачтоь ра,некузложить.Япревсегдаиметьшкафучутьпочитаюли неп оловинупустыхпа.Праеорганизуйтеческоеок: авило системухранения,когдачислопустыхупалокниже. тни
Держитеящики,заполнменчетверти,чемнатри нными
ресов.
о
—
-Е",Ж" -М"и -тодокумент —
Всегстарайтесьдержящикиокумезаполть нтамиенными менее,чемнатричетве рти.Еслионизаставл,выбудетены
подпрсокладыватьтудатививещизн,стбы, тельнолося стдонавкументовпкастолебудшемра.Еящтил стантесноват,ямзаняразборомгвипокаужидаюься опответаелефону,например.
Явообщ незнаютакихлюдей,конесбыпробыерадалемойи перепящиков.Есливынехпереногтителненных,еслиомать выхотитеизбавитьсяподсознатесопротивлеьногоия размещдокумевсистхран,тогдаваслмнеиюниядуеттов держатьящикидостат очносво,чтобывымбезтрудаглидными добавлятьидоставатьдокументы.
Реанелюдейнакэтотакотция:Яже"обудутогдарыхлженва |
|
|
|
|
накупитьеящиков!"ё |
—какбудтоэточто |
-тоужасное.Если |
|
|
инфстого,чтобыеёхит,тогдархранитьмацияе |
|
|
ёстоит |
|
так,чтобыонабылалегкодоступна,такв?Анет,слитогддь |
|
|
|
|
зачемеёхран?Го,чтомыжвэпохуИнформациитьрятвем;если |
что-то,чтозатрудняетвамжееё |
|
||
этотак,выделаете |
|
|||
использование…этонеразумно. |
|
|
|
|
Воз,вапридётсясделатьмещожно |
|
ёоднусистемухранениядля |
|
|
того,чтобыобеспечикомфвашегорабместаналичиерчегоь |
|
|
|
|
подрукойнеобхинф.Напр,материалыормациидимой |
|
|
|
|
завершённогопроеустаревшуюи информациюизклиенткой |
|
|
|
|
базывсё |
-такинужхра,ногденоить |
|
-нибудьподальше, |
поменьшей |
мезапредсворабочегом. ламиста
Поснавпапкиэтикеткишиавьте
Напечэтикеизмесущнвпапоквтшкиятшенныехсть отношениекним.Пасэтикеткпдержятннастол; аетьмие
каждможопр,чтотам;вывидите,чтоэделитьй тозапапки издал,ихдажнеобязательновыниматьизпортфеляка;когда открывасмотритевашиящикиспапками,выпервуюоч дь натжеэтк, оторымиалфавитномкеткипорядкеснабж ны
внутрраздспапками.Теперьоткрыватьящик,ннлыскл е |
|
|
адывать |
|
тудапапкиилиннужстаходитьдажприятно. евится |
|
|
|
|
Бытьможетв21 |
|
-вомвекеученыедадут,након,какоец |
-нибудь |
|
сложнобъяснениеневр,ппапкэтикеткамилогчемуческое |
|
|
||
работакэфф.Покаэтогонпроизошлоаюте,простоктвно |
личныйаппаратдлянаклейкиэтикеток. |
|||
повмнерьте |
.Купитесебе |
|||
Длятого,чтобызастасистемуработатьбесперебойно,внадоитьам |
|
|
||
будетвсапрукгда,одпжатьчтппроибыатмещениий |
|
|
||
докумвсистемухранениявымоглиимвоспользоватьсянта.И |
|
|
||
делитесьник |
|
ем!Есливампонадобитсячто |
-тосохранить, |
|
"этикаппарата"нокажетсяподрукточного,выпрсложитейсто |
|
|
||
этотмавс,вместотогоопкуериал,чтобынайтиейподходящее |
|
|
||
местовсистемехр.Такойапдолженненияповараттьжности |
|
|
||
врядстэплером |
|
. |
|
|
Купитекачественнуюмеб ль
Шкафыдляпапок —энето,начёмнадоэкономитьвущерб качес.Нетничегохуже,чемкрыватьтяжёлыйшкафвуслышать жуткий скрип!Аэтозапросможеслуч,еслвызадумаетеиоться
покшкдлябнакупмфкойатьг -нибудь супер-распродаже.Вам нуженташ,ящикиоторогобудутафлегйкрываться выдв,дажееслионнатричзаполненыгатьсятверти,дверцы будутзакрылегкоипла,каквнемецкихавт.атьсяЯномобилях нешучу.
Избавь,еслиможете,отнеобходимоссь |
тивешатьпапкинакрючки |
Рискуянанестиличнуюобиду,всё |
-такирекомендуюлюдям, |
которанееиспользовалисистемуыеазвешенныхкрючкам |
|
папок, отлностьютойтинеёспользоватьпростыепапки, |
|
которыебудутстоятьвшкафу.Висяч"папккудаго ие |
раздоменее |
эффекти,почтопринеожидапоямуновнылеогониином |
|
докуменприкладыватьпридётсядополнительныеусилия,ч обы |
|
поместитьеговкакую |
-низпапок.будь |
Вписьмоотглавнменеджера,которыйвсёго |
-такирешился |
|
воспользоватьсям имветом |
последвухлетк (лебанийдь |
|
ужепотратднашкафысньгкрючками): л |
|
|
"Вашасистема |
—этопростоФАНТАСТИКА!Яполностьюпеределалмоисистемыхранения |
|
документовнаработеидома |
|
—вобщейсложэтозанчетыдня,затяпекостилоростойешел |
алфавитнсисте.Крут!Онанастольпр.Уменяисталчищейаккуратнеебезэтихо ог,повсюдуразложенныхомст,кнадо"распрт"!"рыек. делить
Ноесливынеможете…
Многвынужденылюдипростопользоввисячи""папк, амиться покрайней меренараб,толькопо,чэтовомногихему фирмахявляетсякорпоративнымстандартом.Есливы нуждены работатьсвифайла,сяячиоветуювам: ми
•Приклеэтинапапк,на,накоторыхрючкиеткить
онивисят.Этопозвамвзятьпапкунаолитстр |
ечуилив |
поинтащитьесздкукрючокобой. |
|
•Наккрючвешждыйтопднуль,ташопйтекгдакоафу хотьбудетвизуальноаккуратным:когданакрючкевисит многопапок,этовыглядитужаснонеопрятно.Атакжеэто
упрострекалалфсистемыавитнойбровку |
ждыйраз, |
|
когдакакая |
-нибудьпапказа,этотроцестаклнится |
|
будетслишкомхлопотным. |
|
|
•Пувасбудетнескольсвободныхтькрючипустыхко папоквзапасе,такчтобывымоглиуправлятьсятро новымидокументами.
Вре,еслинааботетольной,ч |
тобыпомествсистемухраненияновыепрдокументывамтьходящие |
треббольшесясекунд60,выихнебирать,выихоставитеаневалятьсянастол.опке |
|
Прочищайтевашихранилищахотябыразгод |
|
Регулярнпрочиванерхившегодастемупрекая |
вратиться |
чёрндыр,этотакжепозволитвамсохранятьуюсвоейсистеме |
|
вещипростона" "луВыякийведь.зн,чточерезаетей |
|
несколькоме,влюслучае,всёэтяцбпуд,иресмотренов т |
|
выможпринятьпове,чстшениео,арноехранить |
|
|
что |
можноивыбговорть.Какяуже,яасвоюси,чстемуилщаю |
|
|
|
когдаожидаюпответаелефонунапример(,время |
|
|
|
присоединениядругихлюдначинающейсяк т лефонной |
|
|
|
конфе,котоможетизатянуться!)р.оенции |
|
|
|
Ярековсеорганизациямучреендуюить |
|
|
ДеньРазгребания |
Мусона,когдавсесотбудутпррабудникиихв одитьту |
|
|
|
кроссовкахджинсах,отключатьзвонкиусвоителефонов |
|
|
|
разгребатьвесьнакопленныйматериал. |
|
|
|
*Увсехбудетофициалразрпотратцелыйденнашень оеить |
|
|
|
уборку.Здорбыл во |
поставитьпланИндивидуальныйДень |
|
|
Разгребмусорагде ния |
-нибудьнавыходных,концегода,или |
|
|
равесн,илиезаппобухгалтерскойредйолгоготовкой |
|
|
|
отчётнсовместить,когдавымоглибыэтосбором |
|
|
|
финдокументациизпргнсовойшедший |
|
|
д. |
*ЗдорбылсделатьэтовканунНгвоиликакоевогода |
|
|
- |
нибуБольшинствопревремя.дпраздлюдейпребываютичное |
|
|
|
приподнятнас,такчэтопрекраснаявроениизм жностьм |
|
|
|
довольновеселонавестипорядок. |
|
|
|
Инапоследок… |
|
|
|
Выввремя,органиделили |
зовалирабочееместо,озаботились |
|
|
необходимымиинструментамипринадлежностями |
|
|
—словом, |
всем,чтобыначадрятьвне.Чтотеперь?одологию |
|
|
|
Есливырешилисьвыделитьопределённоевремянаорганизацию |
|
|
|
рабпр,твамнадосделатьгчцкоессаго |
|
|
-чтоещё ,чтобыэта |
организациябыламаксимальноэффективной |
|
|
—навремя |
станпризбавьтесьовсиныхцвленияобязанностей.ссаЕсли |
|
|
|
вамнужно -такисделатьсупер |
-важныйзвонок,иливашсекретарь |
|
|
что-тодолженс вас,илявыдолжныпереговоритьатьс |
сейчас. |
|
когдавыэтим |
супругой —сделайтеэто |
Илижер, шите |
||
займётесьипоставьтенап,чтонеза.Совминаниебытьршенно необход,чтобывсёвашепсиховнбыимлоаниегческое удрераборганизацииленопр. чегосса
Почтибезисключений,когдаяначинаютр еслионвыделиливремяпотратилинаменянемалыеденьг,у нихвсёравнонахдела,котневыполнитьдятсядорыебхдимо окорабочд,ведьделанпрчаясистеменебылижнейгоия приведпоря.Ахда,мнена"сегдонырекдня клиенту",го,иливорниЯдолжен"свженойя,чзатьсяобы спросить,купилалибиленаве"Япол.чт,еслиерыакоегаю количестводалеконесамыхг игнорируютюдейупых отвпсобявныйе,эторедпственностьказатепределённо нехваткизрелоснашейкуль. урыи
Итак,разоб?Отлично.Тепсамоевсобратьревсалисьваширьмя "открытыевопро"единственномместе.
ГлаваСбор5информации. :собираем "разное"
Вовторойглавеяужеоснворилбпр внойцедуре информации.А сейчмыболееподробноастом,каскажем собратьвсёразннезав"",вседеламестедномршенные "входящих"Этопервыйважный. шпутикр"гч стомуально соз"Соб.ещёнваниюемпомимотехщейрите,надк горыми
высейчасработает е,ивыужесмпосебялчжете.учшевствовать Когдажевысоберётевсё,аб100%,увасолютнопоявится новыйважныйопыт,сточкизрениякоторого,выпродолжите двкижеершинамличэффективности. иеой
Надэтойчастьюорганизационногопяоцессааб какправило, тдшечан, ,сгмдтиовндааждые попалсятакоторый, все20концеконцовырялсяему(
енироватьлюдей,даже
звонитьэтому
й
сбора
—во
отаюсклиентом,
сказалЛадно",выобщуюидеюпонялиуже")Сборможет.заня ь |
|
большевр,чвырассчем,ноэтоприениусловии, тываете |
чтовы |
вознамесдепо,какрбзол,такличныхныйботьрилисьих |
|
дел.Этоведьзнчто,вампрсмоивсехранилищадёт, тсяреть |
|
каждыйуголзаг,машиневпроверить,янутьлодке,дома |
— |
везде. |
|
Еслиувасраспоряженииимеетсячасад,тов |
ылегкосправитесь |
сбочаститогольшей,ромчтонаходитсяповерхности" "А. |
|
дляостальныхделпишитенап,чтоминания |
-нибудьвроде |
"Осмотретьгараж"илиЗаглянуть"вкомнатуанную". |
|
Насделе,вамврядмомлиудастсяпо100%вдерживатьел собранномиобрабсост.Какибольшинстволюдей,танномянии
вы,вероят,течениенеделибудетеслзанятысможетешком |
|
|
зафиксвозникающиеогрсксвоиородеимнойватьстью |
|
|
обязательствагде |
-тозапределамисобсголовы.Нопустьэтовенной |
|
будетваши |
мэт,залономвасставляющимпостояннорасчищать" |
|
дом"отвсехвещей,занимающихвашеработемание |
|
|
личнойжизни. |
|
|
Готовы?Поехали… |
|
|
Вотнесквескихпри, необходимоочлькосначалавсёемуин |
обрабатывать: |
|
собрать,ужпотомначинатьэто |
||
1Высмож. |
етеоценитьобъёмвашихматериалов,скоторым |
|
придётсяиметьдело; |
|
|
2Высмож.увидетьсвет"концетуннеля"длинуго;те
3Когдавы.заняты обработкойи организацией, крайне нежелательно,чвасревожиланекаябесформеннаяысущность "разного",расср едоточенногоневгде.Однаждысобраввсёть