Глава 3

ИСПОЛЬЗУЙ ВИЗУАЛЬНЫЙ КОНТРОЛЬ, ЧТОБЫ НИ ОДНА ПРОБЛЕМА НЕ ОСТАЛАСЬ НЕЗАМЕЧЕННОЙ

Попробуйте провести небольшой эксперимент на собственном рабочем месте. Подойдите к одному из своих коллег и попросите взглянуть на какой-нибудь документ, инструмент или информацию, которая хранится в его компьютере или в локальной сети компании. Понаблюдайте, сможет ли ваш сотрудник найти документ, инс­трумент или информацию с первой попытки. По количеству времени, которое ваш коллега потратит на поиски того, что нужно, а возможно, и по его растерянности вы сразу определите, умеет ли он организовать свое рабочее место так, чтобы все было на виду и под рукой. Или посмотрите, что делается в конференц-зале, где проводятся важные совещания по пла­нированию (их еще называют военным термином «штаб»).

Условием выполнения про­граммы «5S» на должном уровне, по моему опыту, являются регулярные, например, ежемесячные проверки. Они проводятся руководителями, кото­рые используют для такой проверки стандартный документ и нередко от­мечают лучшую команду символической наградой. Так, на одном заводе лучшая команда награждается переходящей золотой метлой. На заводах с хорошо отлаженным бережливым производством команды проверяют собственную рабочую зону еженедельно или даже ежедневно, а руководи­тели — время от времени.

Кроме того, 5S — это инструмент выявления проблем, который при умелом использовании может стать час­тью визуального контроля продуманной системы бережливого производс­тва

Системы визуального контроля совершенствуют поток создания добавленной ценности

Визуальный контроль включает любые средства коммуникации, используемые на производстве, которые позволяют с первого взгляда понять, как должна выполняться работа и есть ли отклонения от стандарта. Он помогает со­трудникам, которые стремятся выполнить свою работу хорошо, немедлен­но определить, как они с ней справляются. Он может предусматривать обозначение места, отведенного под какие-либо объекты, указание на чис­ло объектов, которые следует установить на это место, стандартные про­цедуры выполнения определенной работы, состояние незавершенного производства и другие виды информации, важной для потока работ. В самом широком смысле визуальный контроль представляет собой комплекс информации всех видов, предоставляемой по системе «точно вовремя», с целью быстрого и надлежащего осуществления операций и процессов.

Визуализация означает, что вы можете взглянуть на процесс, единицу оборудования, запасы, информацию или рабочего, выполняющего свои обязанности, и сразу увидеть стандарт, который используется при выполнении данной задачи, и возможные от­клонения от этого стандарта. Задайте себе такой вопрос: может ли руководитель, который идет по цеху, офису или предприятию, сразу определить, соблюдается ли стандартная рабочая процедура? Продуманные карты и графики, в которые вносятся ежедневные поправки, позволяют контролировать ход выполнения проектов в офисах.

Для такого простого занятия, как хранение документов, такие меры могут показаться чрезмерными, но они позволяют служащим понять важность визуального контроля. Этому способствует тот факт, что сам президент компании Toyota следует принципу «разбираясь в ситуации, надо увидеть всё своими глазами». На вице-президента возложена обязанность, помимо прочего, проверять электронную корреспонденцию каж­дого служащего, чтобы удостовериться, что письма рассортированы по со­ответствующим папкам, а ненужные сообщения своевременно удалены.

ОТЧЕТЫ НА ФОРМАТЕ A3: ВСЕ НЕОБХОДИМЫЕ СВЕДЕНИЯ НА ОДНОМ ЛИСТЕ БУМАГИ

Toyota предъявляет к своим руководителям и сотрудникам строгое требование: уместить всю необходимую информацию на одной стороне листа формата A3 (11 х 17 дюймов). Почему именно A3? Потому что это самый большой лист, который можно отправить по факсу. Как правило, такой отчет пред­ставляет собой не лаконичную служебную записку, а развернутое и под­робное описание процесса. Он должен содержать краткую характеристику проблемы, описание текущей ситуации, определение первопричины про­блемы, предложение альтернативных решений, аргументацию выбора од­ного из них и анализ затрат и результатов. Все это нужно уместить на одном листе бумаги, используя как можно больше цифр и графиков.

ОБЕСПЕЧИВАЙ НАГЛЯДНОСТЬ ПРИ ПОМОЩИ ТЕХНОЛОГИИ И ЧЕЛОВЕКА

Когда вы работаете с виртуальным миром, вы теряете контакт с командой и, что еще более важно, обычно (если ваши прямые обязаннос­ти не требуют использования компьютера) уходите из зоны вашей прак­тической деятельности.

Подход Toyota признает, что управление с использованием визуального контроля дополняет человека, поскольку у него есть зрение, осязание и слух. Самые наглядные средства визуального контроля находятся прямо на рабочем месте, где вы не можете их не заметить и где благодаря таким средствам слух, зрение или осязание говорят вам о том, соблюдаете вы стандарт или отклоняетесь от него. Продуманная система визуального контроля повышает производительность, снижает количество дефектов и ошибок, помогает уложиться в срок, облегчает коммуникацию, повышает безопасность, снижает затраты и обычно помогает рабочим контролировать состояние рабочей среды.

КАК ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ПОДДЕРЖИВАЮТ ПОДХОД TOYOTA

Сначала нужно продумать ручной процесс, и лишь потом автомати­зировать его. Создавая систему, нужно сделать ее максимально гибкой, тогда вы можете непрерывно совершенствовать процесс по мере изменения компании. Информацию, которую дает система, обязательно нужно до­полнить генти генбуцу, то есть «пойти и увидеть своими глазами.