3. Процесс контроля.
Контроль можно представить в виде процесса, состоящий из следующих этапов:
I этап – устанавливаются параметры организации, по сравнению с которыми будут оцениваться ее деятельность и направления дальнейшего развития. Устанавливая стандарты, нормы и плановые задания, каждая организация исходит прежде всего из представления о своем предназначении.
Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, характеризуются наличием:
временных рамок выполнения каждой работы;
конкретного критерия (показателя результативности), по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы.
Стандарты и нормативы должны:
объективно отражать реальность;
быть выполнимыми в обычных условиях;
быть гибкими;
отражать все основные стороны работы организации.
II этап – измерение достигнутых показателей работы организации и их сопоставление с установленными стандартами. Данный этап определяет затраты на осуществление контроля и его эффективности.
При проведение текущего контроля важны следующие моменты:
система измерений должна соответствовать тому виду деятельности, которая подвергается контролю, при этом единицы измерения должны подвергаться преобразованию в те единицы, в которых выражен стандарт;
необходимо согласовать скорость, частоту и точность измерений с деятельностью, подлежащей контролю. Измерения должны проводиться с частотой, позволяющей обеспечить высокую вероятность достижения целей;
должна быть решена проблема определения по-настоящему важных отклонений, т.е. установлен масштаб допустимых отклонений, в пределах которого отклонение полученных результатов от намеченных не влечет за собой выработки соответствующих управляющих воздействий;
следует обеспечить доведение до сведения соответствующего персонала организации как установленных стандартов, так и достигнутых результатов;
необходимо выявить коммуникационные проблемы, возникающие в процессе сбора и распространение контрольной информации, и устранить их.
III этап – обычно реализуется через одну из следующих форм:
Невмешательство в работу. Если фактические результаты совпадают с установленными стандартами.
Устранение отклонений. В случае обнаружения значительных отклонений от стандартов следует установить причины отклонений и добиться возвращения к правильным действиям.
3. Изменение стандартов.
4. Характеристики эффективного контроля.
Основные требования эффективного контроля сводятся к следующему:
1. Стратегическая направленность контроля. Контролироваться должны результаты деятельности организации по ее стратегическим направлениям.
2. Ориентация на результаты. Конечная цель контроля – не сбор информации, не стандарты или выявление проблемы, а решение задач, стоящих перед организацией. Информация о результатах контроля важна только тогда, когда доходит до тех лиц, которые обладают правом произвести на ее основании соответствующие изменения. Чтобы быть эффективным контроль должен быть интегрирован с другими функциями управления.
3. Соответствие делу. Контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Неподходящий механизм контроля может маскировать, а не выявлять важную информацию. (пример торговля: планируем объемы продаж, могут скрываться убытки).
4. Своевременность контроля. Важнейшая цель контроля – устранять отклонения прежде, чем они примут серьезные размеры.
5. Гибкость контроля. Система контроля должна приспосабливаться к происходящим изменениям.
6. Простота контроля. Контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.
7. Экономичность контроля.
8. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ИЗУЧЕНИЯ ДИСЦИПЛИНЫ
Учебно-методические материалы предназначены для студентов и слушателей, обучающихся по специальности «Государственное и муниципальное управление». Учебная дисциплина «Теория управления» занимает важное место в профессиональной подготовке специалистов по управлению и служит формированию профессиональных навыков и деловой культуры специалиста данного профиля. Дисциплина опирается на положения таких учебных дисциплин как «Экономическая теория», «Психология».
В ходе изучения дисциплины обучающиеся должны получить представление о становлении и развитии управления в США, Западной Европе и России, основных методах и технологиях, используемых в управлении. Ознакомиться с особенностями деятельности консультантов по управлению.
Особое внимание уделяется методам и технологиям политического менеджмента как наиболее необходимого для специалистов данного профиля.
Приступая к изучению дисциплины, студенту необходимо внимательно ознакомиться с тематическим планом занятий, списком рекомендованной научной литературы. Следует уяснить последовательность выполнения индивидуальных учебных заданий, занести в свою рабочую тетрадь темы и сроки проведения семинаров, написания учебных и творческих работ.
Самостоятельная работа студента предполагает работу с научной и учебной литературой, умение создавать тексты, устанавливать контакты и взаимодействия с различными социальными группами, получать необходимую информацию в ходе опросов.
Уровень и глубина усвоения дисциплины зависят от активной и систематической работы на лекциях, изучения рекомендованной литературы, выполнения контрольных письменных заданий.
При изучении дисциплины студенты выполняют следующие задания: изучают рекомендованную научно-практическую литературу; пишут контрольные работы, готовят доклады и сообщения к семинарским занятиям; выполняют самостоятельные практические работы; участвуют в выполнении практических заданий на семинарских занятиях.
9. УЧЕБНАЯ ПРАКТИКА ПО ДИСЦИПЛИНЕ
Не предусмотрена