Лекція 2 Наукова обробка документів. Аналітичні документи

2.1 Наукова обробка документів як складова інформаційної діяльності

2.2 Інформаційний продукт (продукція) як результат інформаційної діяльності

2.3 Основні види інформаційних документів: загальна характеристика

2.4 Загальна методика створення інформаційного документа

2.5 Види і різновиди вторинних документів. Часткова методика їх створення

2.1 Наукова обробка документів як складова інформаційної діяльності

Будь-яка сфера людської діяльності потребує інформаційного забезпечення. Жодне виважене рішення в науці, політиці, економіці чи в комерційній діяльності не можна приймати без належного інформаційного забезпечення. Тому кожна людина, в якій би сфері вона не працювала, послуговуючись документованою інформацією, має володіти основами її пошуку, аналізу і використання.

На ранніх етапах розвитку науки і техніки процеси створення, збирання, аналітико-синтетичної обробки, зберігання, пошуку, поширення і використання інформації люди розумової праці здійснювали самостійно. Зростання обсягів документних потоків, масивів, ресурсів, фондів, зростання їхньої ролі в суспільстві, розвиток наукової діяльності і необхідність обміну результатами цієї діяльності, науково-технічний прогрес та зростання потреби в інформаційному забезпеченні ефективного впровадження науково-технічних досягнень у виробництво, економіку, освіту, культуру тощо стали чинниками виділення інформаційної діяльності з-поміж інших видів людської діяльності. Виникла потреба в інформаційних працівниках, які професійно здійснюють процеси створеня, пошуку, збирання, аналітико-синтетичної обробки, зберігання, поширення й організації використання документної інформації в суспільстві. Так появилися інформаційні посередники – бібліотекарі, бібліографи, перекладачі, архіваріуси, редакційно-видавничі працівники, референти-аналітики і багато інших фахівців, здатних професійно проводити інформа­ційну діяльність.

Інформаційна діяльність – це сукупність дій, спрямованих на задоволення інформаційних потреб громадян, юридичних осіб і держави. Основними видами інформаційної діяльності є створення, пошук, аналітико-синтетична обробка, використання, поширення та зберігання інформації. Інформаційна діяльність – це сукупність процесів збирання, аналізу, перетворення, зберігання, пошуку і поширення документної інформації. Вона спрямована на якісне оперативне забезпечення споживачів інформацією відповідно до їхніх потреб.

Ефективне проведення інформаційної діяльності передбачає розуміння кінцевого результату діяльності (мети діяльності), наявність суб'єкта – того, хто її виконує (суб'єкта інформаційної діяльності), об'єкта – того на кого спрямовано виконання завдання (об'єкта інформаційної діяльності); наявність джерел, форм, методів виконання завдання (процесів інформаційної діяльності) та результатів інформаційної діяльності (інформаційних продуктів).

Розрізняють інформаційну діяльність, яка є частиною розумової праці і включає операції із сприйняття, переробки і видачі інформації, що невіддільна від розумової праці фахівців науки і техніки, та інформаційне обслуговування (сервіс), котре є галуззю професійної діяльності, основні складові якої – процеси створення, оформлення, збирання, аналітико-синтетичної переробки, пошуку, поширення, зберігання й організації використання інформації. Ці процеси виконують професіонали – інформаційні працівники з метою підвищення ефективності праці фахівців різних галузей людської діяльності. Формування документних потоків, масивів, ресурсів, фондів, створення інформаційно-пошукових систем, підготовка різноманітних бібліографічних покажчиків, фактографічних довідок, написання рефератів та оглядів, редагування, рецензування і переклад текстів тощо є різновидами інформаційної діяльності, що потребують знання основ аналітико-синтетичної обробки документів.

Суб'єктами професійної інформаційної діяльності можуть виступати як окремі особи, так і спеціальні інформаційні установи. Фахівців-професіоналів, я к і виконують на своєму робочому місці інформаційну роботу для забезпечення інформаційних потреб держави, організації, фірми, посадових осіб, називають інформаторами, референтами-аналітиками, менеджерами інформаційних служб, інформаційними посередниками тощо. Саме такий фахівець має здійснювати процеси підготовки та поширення документної інформації. Він, як правило, не обмежується лише пошуком відомостей про потрібний документ (чи документи), а й робить анотований, реферативний, оглядовий чи аналітичний виклад змісту документа або сукупності документів на запити споживачів, готує різноманітні довідки, створює аналітичні огляди з розвитку проблеми тощо. Фахівець, котрий формує електронні бази даних (БД), також має володіти основами реферування, вміти відбирати ключові слова, робити координатне індексування, що розширює межі пошукового образу документа. Отже, референт-аналітик має володіти навичками згортання документної інформації, оцінювання та узагальнення її, знати суть процесів аналітико-синтетичної обробки документів, їхнє місце в інформаційній діяльності, характерні риси вторинних документів, методику створення їх.

Споживачем інформації можуть бути будь-яка людина або колектив, що потребує інформації, відібраної з масиву документних джерел і опрацьованої відповідно до інформаційної потреби. Іншими словами, споживач потребує документної, тобто зафіксованої на матеріальному носії, документографічної інформації, об'єктом якої є документ, його частина чи сукупність документів, що описують будь-який документ (документи); фактографічної інформації, що характеризує певний факт, подію чи їхню сукупність; концептографічної інформації, що характеризує певні ідеї, думки, концепції, погляди, уявлення; бібліографічної інформації, що містить відомості про документ (про його частину чи документний потік, документний масив, ресурс, фонд). Таку інформацію створюють для інформування споживача про існування документа, його внутрішні (змістові) та зовнішні (формальні) ознаки і властивості, для орієнтування в документному потоці, масиві, ресурсі, фонді. Цю інформацію може бути подано в будь-якій формі (усній, рукописній, друкованій, електронній тощо) як каталоги і картотеки, бібліографічні посібники, огляди і дайджести, а також як частини інших документів і т. д. Отже, йдеться про інформацію, яка є результатом наукової обробки первинних документів і має риси інформаційно-аналітичного дослідження.

До сфери наукової обробки документів входить систематичне визначення кола питань, що виникають у процесі базової (професійної) діяльності споживача. Завданням референтів-аналітиків є виявлення, відбір, аналітико-синтетична обробка документної інформації та підготовка на цій основі інформаційних документів. Основна відмінність процесу наукової обробки документів полягає в тому, що її результат – не просто аналіз і згортання первинної інформації, а перетворення її на інформаційний засіб базової діяльності споживача інформації.

Обов'язковими складовими наукової обробки документів є аналітичний відбір та критична оцінка документної інформації відповідно до потреб споживача, організація її у формі завершеного вторинного документа, а в разі необхідності – його анотування, індексування (визначення індексів УДК і ББК ). Наукова обробка документів як один з основних видів інформаційної діяльності потребує значних інтелектуальних зусиль і належить до розряду наукової діяльності. Значення наукової обробки документів настільки значне, що вона є одним з основних критеріїв оцінювання рівня наукової зрілості здобувачів наукового ступеня доктора і кандидата наук, діяльності науково-дослідних інститутів, одним із основних засобів ухвалення науково виважених управлінських рішень і т. ін.

Визначальною умовою якості наукової обробки документів є досягнення відповідності змісту вихідних документів інформаційній потребі споживача. При цьому застосовують методи інформаційного аналізу і синтезу, загальну і спеціальну методику підготовки й оформлення інформаційних документів. Референт-аналітик має володіти не лише знаннями, вміннями і навичками в галузі аналітико-синтетичної обробки документів, загальною і спеціальною методикою створення інформаційних документів, а й орієнтуватися в проблемах базової діяльності споживача інформації. Тому наукову обробку документів найчастіше виконують бібліотеки або інформаційні служби на конкретне (індивідуальне чи колективне) замовлення користувачів. Таким чином, процеси збирання (виявлення, пошуку), наукового перетворення (аналітико-синтетичної обробки) документованої інформації є етапами більш загального процесу – інформаційної діяльності.