30. Основні функції і форми організації служб керування документаційними процесами

Інформаційно-документаційне забезпечення діяльності будь-якого суб'єкта є однією з найважливіших обслуговуючих функцій, яку повинен виконувати структурний підрозділ. Ця служба носить різні назви: управління справами, загальний відділ, канцелярія, секретаріат. В невеликих суб'єктах, де обсяг опрацьованих документів невеликий та утворення спеціального структурного підрозділу недоцільне, таку роботу виконує секретар. Функції, права та порядок діяльності, тобто організаційно-правові та методичні принципи роботи служби документаційного забезпечення управління (ДЗУ) (або документаційної служби), визначаються в положенні про неї. Структура служби та її завдання, як правило, відповідають технологічному ланцюжку операцій, що проводяться з документами, починаючи з приймання та розподілення документів і закінчуючи здачею їх в архів суб'єкта. Структура служби докуменгаційного забезпечення управління розробляється на основі "Типових положень". Можна використати "Типове положення про управління справами" та "Типові завдання, запропоновані в ДСДЗУ". Але при цьому враховується специфіка роботи даного суб'єкта, обсяг та кількість підрозділів, загальна кількість співробітників, ступінь автоматизації та механізації' управлінських робіт. В своїй діяльності служби документаційного забезпечення управління керуються законами, указами, постановами уряду, наказами та розпорядженнями управління, положеннями про службу, ДСДЗУ, Основними правилами роботи відомчих архівів, шструкцією з діловодства даного суб'єкта, посадовими шструкціями працівників служби, державними стандартами науніфшовані системи документації' і насамперед на УСОРД методичними розробками з питань діловодства та архшної справи. До функцій служби документаційного забезпечення управління належать: - повне інформаційно-документаційне обслуговування діяльності суб'єкта, що включає: приймання, облік, первинне опрацювання та відправку кореспонденції, доставку, друкування та розмноження документів, реєстрацію, контроль за їх виконанням, формування справ, поточне зберігання, підготовку справ до передачі в архів; - організаційно-методичне управліїшя та контроль за постановкою діловодства у всіх структурних підрозділах та підвідомчих організаціях; - систематичне удосконалення інформаційно-документаційного обслуговування шляхом впровадження ЕОМ і насамперед персональних комп'ютерів та засобш механізації управлінської роботи; - організація підвищення кваліфікації працівників служби ДЗУ. Як видно з переліку функцій, всю роботу з документаційного забезпечення управління можна розділити на дві частини: безпосереднє оперативне документаційне обслуговування, організаційно-методичне управління та постійне удосконалення на базі ЕОМ всієї роботи з документами та інформацією, що міститься в них. Швидкий розвиток та втілення засобів ЕОМ в управління, уніфікація та стандартизація документів, що проводяться в широких масштабах в країні, потребують постійного підвищення кваліфікації працівників, зайнятих документаційним обслуговуванням. Тому одним fa актуальних завдань служби документаційного забезпечення управління є організація вивчення більш нових засобів ЕОМ та засобів механізації, державних стандартів на уніфіковані системи документації, методичних розробок щодо роботи з документами. Ця служба зобов'язана постійно удосконалювати організацію документаційного обслуговування, забезпечувати його однаковість у всіх структурних частинах об'єкта та у підвідомчих суб'єктах. Таким чином, служба документаційного забезпечення управління в наш час намагається досягти спільності показників, форм документів та порядку їх опрацювання. Служба документаційного забезпечення управління повинна бути самостійним структурним підрозділом, безпосередньо очолюватись керівником, який підпорядкований керівнику суб'єкта. У великому та середньому суб'єкті ця служба має складну структуру, до неї можуть входити: секретаріат; юридичний відділ; загальний відділ; експедиція, в якій виділяються групи опрацювання вхідної та вихідної кореспонденції, урядової пошти та доставки (кур'єрська група); обліково-довідкова частина, що займається реєстрацією, довідковою роботою; контрольно-інспекгорська група; бюро по роботі з пропозиціями, заявами та скаргами громадян; машинописне (диктофонно-машинописне) бюро; копіювально-розмножувальна служба; архів та шспекційно-методична група Можливе суміщення кількох функцій в одному підрозділі. В суб'єктах невеликого масштабу замість структурних підрозділів відповідну роботу будуть виконувати окремі особи. Номенклатура посад працівників служби документаційного забезпечення управління визначається відповідно до єдиної номенклатури посад службовців, затвердженої Держкомітетом по праці та соціальних питань. Сюди віднесені керівники-начальники служб ДЗУ, їх заступники та спеціалісти-помічники керівника суб'єкта, секретарі колегії, методисти, завідуючі архівом, завідуючі експедицією, інспектори, секретарі, стенографістки, діловоди, друкарки, експедитори, кур'єри, редактори та коректори. Слід пам'ятати про введення в кваліфікаційний довідник посад службовців посади діловода, який повинен мати спеціальну вишу освіту за фахом "Документознавець, організатор діловодства".

Функції служб керування документацією

Служба діловодства сьогодні є суб’єктом керування документаційними процесами, який через процеси управління документацією, орієнтує всі інші підрозділи та окремих виконавців на спільні цілі, мобілізує ініціативу співробітників, поліпшує процеси ділової комунікації.

Основною складовою частиною документаційного забезпечення управління є діловодство – діяльність, що охоплює створення документів та організацію роботи з документами: організацію документообігу, використання інформаційно-пошукових систем документів органу, контроль виконання документів і підготовку їх для передачі в архів. Основним носієм інформації у сучасному апараті управління є документ, за допомогою якого здійснюються ділові зв’язки.

Основними завданнями служби діловодства є встановлення єдиного порядку роботи з документами в установі, документаційне забезпечення на основі використання сучасної техніки, автоматизованої технології роботи з документами і скорочення кількості документів. Робота по документаційному обслуговуванню в установах та організаціях здійснюється спеціальною службою – канцелярією.

Головною метою служби діловодства мусить бути ефективне управління всією документацією установи, в тому числі - досконале документаційне забезпечення управління, якісне надання документно-інформаційних послуг, вчасна обробка і передання на різні рівні керування необхідної для прийняття управлінських рішень документованої інформації. В сучасній установі необхідно створення, шляхом об’єднання функцій канцелярії, секретаріату й інформаційного центру, єдиного підрозділу управління документацією з підпорядкуванням його першому керівникові. Цей підрозділ, оснащений новітніми засобами комп’ютерної та іншої багатофункціональної організаційної техніки, мусить виконувати одну з головних функцій управління —досконале управління документацією. Для реалізації своїх функцій стосовно керування документаційними процесами, працівники служби діловодства повинні вміти працювати з усіма видами документної інформації, знати особливості функціонування автоматизованих систем діловодства й документообігу, новітні засоби оргтехніки, особливості уніфікації й галузевої стандартизації в документно- інформаційній сфері.

Основні функції служби діловодства установи:прийом, реєстрація, розподіл документів і доведення їх до виконавців;оформлення і відправка вихідних документів;стенографування і друкування документів;контроль за виконанням документів;формування справ і здача їх в архів;зберігання і забезпечення використання документів;методичне керівництво службою документації у всіх структурних підрозділах;підвищення кваліфікації працівників установи щодо роботи з документами;контроль за веденням операцій з документами.

Основними завданнями служби діловодства є встановлення єдиного порядку роботи з документами в установі, документаційне забезпечення на основі використання сучасної техніки, автоматизованої технології роботи з документами і скорочення кількості документів.

Кількісний склад працівників служби діловодства визначається типовими нормами часу на роботи з діловодного обслуговування, характером праці, обсягом документообігу, а їх обов’язки – посадовими інструкціями.

Єдина номенклатура посад службовців визначає ряд посад працівників діловодства: начальник канцелярії, помічник керівника установи, методист, завархіву, архіваріус, редактор, коректор, інспектор, секретар, діловод, стенографістка, друкарка, експедитор, кур’єр та ін.

Правильна організація праці персоналу служби передбачає:оптимальну організаційну побудову служби;вибір раціональної системи діловодства;чіткий розподіл функцій між працівниками;нормування праці кожного працівника;правильне визначення кількісного складу працівників;впровадження прогресивних методів управління персоналом;застосування обчислювальної техніки;раціональну організацію робочих місць;організаційне та методичне керівництво діловодством.

Служба діловодства сьогодні є суб’єктом керування документаційними процесами, який через процеси управління документацією, орієнтує всі інші підрозділи та окремих виконавців на спільні цілі, мобілізує ініціативу співробітників, поліпшує процеси ділової комунікації.

Діловодство – це галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами.

В сучасних установах діловодство стає високотехнологічним виробничим процесом, системою організаційного, інформаційного, аналітичного, правового, ретроспективного та прогнозного забезпечення її функціонування, документування управлінської інформації й організації обігу службових документів, в тому числі - електронних документів.

Основною складовою частиною документаційного забезпечення управління є діловодство – діяльність, що охоплює створення документів та організацію роботи з документами: організацію документообігу, використання інформаційно-пошукових систем документів органу, контроль виконання документів і підготовку їх для передачі в архів. Основним носієм інформації у сучасному апараті управління є документ, за допомогою якого здійснюються ділові зв’язки. Основними завданнями служби діловодства є встановлення єдиного порядку роботи з документами в установі, документаційне забезпечення на основі використання сучасної техніки, автоматизованої технології роботи з документами і скорочення кількості документів. Робота по документаційному обслуговуванню в установах та організаціях здійснюється спеціальною службою – канцелярією.

Головною метою служби діловодства мусить бути ефективне управління всією документацією установи, в тому числі - досконале документаційне забезпечення управління, якісне надання документно-інформаційних послуг, вчасна обробка і передання на різні рівні керування необхідної для прийняття управлінських рішень документованої інформації. В сучасній установі необхідно створення, шляхом об’єднання функцій канцелярії, секретаріату й інформаційного центру, єдиного підрозділу управління документацією з підпорядкуванням його першому керівникові. Цей підрозділ, оснащений новітніми засобами комп’ютерної та іншої багатофункціональної організаційної техніки, мусить виконувати одну з головних функцій управління —досконале управління документацією. Для реалізації своїх функцій стосовно керування документаційними процесами, працівники служби діловодства повинні вміти працювати з усіма видами документної інформації, знати особливості функціонування автоматизованих систем діловодства й документообігу, новітні засоби оргтехніки, особливості уніфікації й галузевої стандартизації в документно- інформаційній сфері.

Основні функції служби діловодства установи:прийом, реєстрація, розподіл документів і доведення їх до виконавців;оформлення і відправка вихідних документів;стенографування і друкування документів;контроль за виконанням документів;формування справ і здача їх в архів;зберігання і забезпечення використання документів;методичне керівництво службою документації у всіх структурних підрозділах;підвищення кваліфікації працівників установи щодо роботи з документами;контроль за веденням операцій з документами.

Основними завданнями служби діловодства є встановлення єдиного порядку роботи з документами в установі, документаційне забезпечення на основі використання сучасної техніки, автоматизованої технології роботи з документами і скорочення кількості документів.

Кількісний склад працівників служби діловодства визначається типовими нормами часу на роботи з діловодного обслуговування, характером праці, обсягом документообігу, а їх обов’язки – посадовими інструкціями.

Єдина номенклатура посад службовців визначає ряд посад працівників діловодства: начальник канцелярії, помічник керівника установи, методист, завархіву, архіваріус, редактор, коректор, інспектор, секретар, діловод, стенографістка, друкарка, експедитор, кур’єр та ін.

Правильна організація праці персоналу служби передбачає:оптимальну організаційну побудову служби;вибір раціональної системи діловодства;чіткий розподіл функцій між працівниками;нормування праці кожного працівника;правильне визначення кількісного складу працівників;впровадження прогресивних методів управління персоналом;застосування обчислювальної техніки;раціональну організацію робочих місць;організаційне та методичне керівництво діловодством.

Підвищення кваліфікації персоналу – це процес удосконалювання теоретичних знань і практичних навичок з метою підвищення професійної майстерності працівників, освоєння передової техніки й технології, орієнтації праці, виробництва й керування.

Перепідготовка кадрів у багатьох випадках носила формальний характер, тому що підвищувати кваліфікацію працівники посилалися часто тому, що за планом треба було побувати на курсах один раз у 5 років.

31. Експертиза цінності

Експертиза цінності документів передбачає всебічне вивчення цих документів з метою оцінки їх наукового, історико-культурного значення. Висновки експертизи цінності документів є єдиною підставою для включення документів до Національного архівного фонду або виключення документів з нього, а також для встановлення строків тимчасового зберігання документів.

Експертна комісія працює відповідно до річного плану, який затверджується керівником установи, і звітується перед ним про проведену роботу. Засідання ЕК проводяться не рідше одного разу на рік і вважаються правочинними, якщо на них присутні не менше двох третин складу комісії. Рішення ЕК приймаються більшістю голосів членів комісії, присутніх на засіданні, оформляються протоколом, який підписується головою або його заступником і секретарем комісії, та набувають чинності з моменту затвердження протоколу засідання ЕК керівником установи.

Основними нормативно-методичними документами експертизи цінності є: Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», ПОРЯДОК утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів (ЗАТВЕРДЖЕНО постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 р. № 1004), Положення про принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з питань віднесення документів до Національного архівного фонду. 20 жовтня 1995 р., Типове положення про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного підприємства, установи і організації, затверджене наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 16 жовтня 1995 р. № 47. Типове положення про державний архів області, міст Києва та Севастополя затверджено постановою Кабінету Міністрів України № 989 від 22 серпня 1996 р. Типове положення про Експертно-перевірну комісію державного архіву Автономної Республіки Крим, державних архівів областей, міст Києва і Севастополя, затверджене наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 13 серпня 1996 р. № 33, Типове положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, підприємства, установ і організацій, затверджене наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 13 березня 1996 р. № 9.

Експертиза цінності документів проводиться за такими принципами: об'єктивність - проведення оцінки документів на основі неупередженого підходу; історизм - урахування особливості часу і місця створення документів, загальноісторичного контексту; всебічність і комплексність - вивчення відповідних документів з урахуванням їх місця в комплексі інших документів.

Експертиза цінності документів проводиться за такими критеріями:

походження - функціонально-цільове призначення юридичної особи (фондоутворювача), значення фізичної особи (фондоутворювача) в житті суспільства, час і місце створення документа;

зміст - значущість інформації, що міститься в документі (унікальність і типовість), її повторення в інших документах, вид документа, оригінальність;

зовнішні ознаки - форма фіксації та передачі змісту, засвідчення і особливості оформлення документа, стан його збереженості.

Відповідно до ст. 13 Закону України “Про електронний документ та електронний документообіг”, суб'єкти електронного документообігу повинні зберігатиелектронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.

Електронні документи формуються в електронні справи відповідно до затвердженої номенклатури справ установи. Групування електронних документів у справи здійснюється за тим самим порядком, що й для документів із паперовими носіями. Головними чинниками формування електронної справи є строки зберігання і тематика інформації електронних документів.

Експертиза цінності електронних документів здійснюється в їх візуальній формі та проводиться за принципами й критеріями, що визначені для документів з паперовими носіями. За результатами експертизи цінності складають описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з особового складу та акт про вилучення для знищення електронних документів, що не підлягають подальшому зберіганню.

Після завершення діловодного року працівником, відповідальним за діловодство в структурному підрозділі, здійснюється оформлення кожної справи, що включає систематизацію електронних документів у логічній послідовності та хронології їх створення, уточнення заголовка електронної справи, складання засвідчувального напису справи, що містить відомості про склад електронних документів та інформаційно-пошукові характеристики електронних документів у справі.

Засвідчувальний напис є спеціальним електронним документом, що містить такі обов'язкові реквізити: номер електронного документа, назву електронного документа, назву файла, перелік електронних підписів, перелік файлів електронних підписів, дату створення або підписання,формат даних, відомості про програмні засоби, що використовувалися при створенні документа, обсяги в кілобайтах.

На засвідчувальний напис накладається електронний підпис співробітника, відповідального за діловодство в структурному підрозділі установи.

Складання описів електронних справ здійснюється співробітником, відповідальним за діловодство в структурному підрозділі установи, на основі електронної номенклатури справ. При цьому критеріями відбору документів до описів справ є строки зберігання документів (постійного, тривалого (понад 10 років) та з особового складу).

Номенклатура справ — це систематизований перелік назв справ, до яких входять документи, подібні за змістом і належністю, із зазначеням термінів їх зберігання.

У номенклатуру справ як структурного підрозділу, так і зведену по установі включаються найменування справ, що відображають всі документальні ланки її роботи. Можуть бути включені і незакінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ для їх подальшого продовження, в тому числі довідкові і контрольні картотеки номенклатурних справ тощо. Справи з питань, вирішення яких триває понад один рік (перехідні справи), вносяться в номенклатуру кожного року протягом усього строку їх вирішення. До номенклатур справ можуть включатись справи з грифом для службового користування (ДСК) та довідкові картотеки, журнали обліку документів і видань з грифом ДСК. Реєструються номенклатури справ в журналі реєстрації вихідних документів та підшиваються до справ з доменклатурами.

Документи після їх виконання групують у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій, узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів. Головною частиною заголовка справи є виклад питання (предмета), з якого вона заводиться.

Розміщення справ у номенклатурі кадрової служби мусить відповідати ступеню важливості питань, які вирішуються, з урахуванням взаємозв’язку документів, що знаходяться в конкретних справах.