13. Особливості системи управлінської документації

Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) є складовою частиною державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації.

ДКУД розроблено у зв'язку із змінами у складі та змісті організаційно-розпорядчої, первинно-облікової, банківської та звітно-статистичної документації внаслідок реорганізації системи державного управління в Україні.

ДКУД є номенклатурним переліком назв уніфікованих форм документів (УФД) з унікальними кодовими позначеннями.

ДКУД використовується під час збирання та оброблення документів за відповідними уніфікованими формами усіма органами державного і господарського управління та підвідомчими підприємствами й організаціями в процесі виконання відповідних управлінських функцій згідно з чинним законодавством.

Класифікатор орієнтовано на однозначне визначення (ідентифікацію) УФД, їх облік та систематизацію, контроль складу та змісту УФД у кожному класі документації, організацію ведення відповідних класів документації, забезпечення автоматизованого пошуку потрібних УФД. Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації (УСД).

Об'єктом класифікації є безпосередньо УФД, які використовуються під час виконання управлінських функцій згідно з чинним законодавством. ДКУД орієнтовано на забезпечення оброблення інформації із застосуванням засобів комп'ютерної техніки та прогресивних інформаційних технологій.

ДКУД містить такі класи:

1) організаційно-розпорядча документація (код 02);

2) первинно-облікова документація (код 03);

3) банківська документація (код 04);

4) фінансова документація (код 05);

5) звітно-статистична документація (код 06);

6) планова документація (код 07);

7) ресурсна документація (код 08);

8) торговельна документація (код 09);

9) зовнішньоторговельна документація (код 10);

10) цінова документація (код 13);

11) документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення (код 15);

12) документація з побутового обслуговування населення (код 17);

13) бухгалтерсько-облікова документація (код 18);

14) документація з Пенсійного фонду (код 20);

15) словниково-довідкова документація (код 21).

Ідентифікація УФД здійснюється через ієрархічну класифікацію з трьома ступенями. Кодове позначення складається з семи цифрових десяткових знаків

Грудень 2010 – проект ДК010-98, в якому 8 класів управлінської документації.

14. Управлінська інформація як об’єкт і суб’єкт управління

Управлінська інформація у вигляді вхідного потоку для підготовки і ухвалення управлінських рішень повинна представляти собою множину певним чином упорядкованих, опрацьованих і проаналізованих корисних відомостей. Для того щоб відомості набули статусу управлінської інформації, вони мають пройти аналітико-синтетичне опрацювання. Обсяг цих відомостей визначається даними: про різні сторони, результати й умови функціонування об'єкта, які використовуються суб'єктом управління для організації управлінського впливу, включаючи параметри про підготовку, ухвалення та реалізацію ухвалення управлінських рішень і заснованих на них актів управління.

Управлінська система функціонує завдяки тому, що суб'єкт управління впливає на його об'єкт. Інформація, що є наслідком зворотніх зв'язків, є підставою для оцінки суб'єктом стану об'єкта, коригування суб'єктом своїх дій, вироблення нових команд.

Управлінська інформація повинна трансформуватися в управлінське рішення, а останнє — в керівний (вольовий) вплив. Зміст управлінської інформації складається не тільки з відомостей про різні параметри діяльності об'єкта. Вона включає й параметри розпоряджень, рекомендацій та вказівок, які отримує суб'єкт управління з боку вищих органів. Вірогідний аспект зумовлюється параметрами з відомостей за джерелами, які не входять формально в цю систему управління. При цьому обсяг та якість інформації є найважливішою умовою ефективності процесу ухвалення управлінських рішень.

Документ - матеріальний об'єкт, що містить інформацію в зафіксованому вигляді і спеціально призначений для її передачі в часі і просторі.

У вузькому сенсі документ — акт, що вдягнувся в письмову форму, засвідчує наявність фактів певного значення. У широкому сенсі і книга, і скульптура - документи.

Документи можуть виконувати наступні функції:

• функції, що забезпечують процес управління;

• функції, що носять культурно-історичний характер.

Загальні функції документа:

• інформаційна — визначається потребою документування, зберігання і надання інформації;

• комунікативна — документи є засобом обміну інформації;

• соціальна — полягає в збереженні, і передачі соціальної інформації.

Документ є засобом закріплення на папері або іншому матеріалі інформації про конкретні факти, події і явища об’єктивної дійсності та інтелектуальної діяльності людини.

Документи створюються для того, щоб зафіксувати необхідну інформацію, передати її на відстань, зберегти при необхідності її використання в майбутньому.

Діяльність підприємства, установи, організації відображається в різноманітних документах, сукупність яких становить систему документації.

Процес створення документа називається документуванням діяльності конкретної установи, організації.