Тема 6. Організація роботи з персоналом

Ділова гра “ Матричний розподіл функцій управління (МАРОФУП)”

Основні поняття

1. Філософія підприємства – це сукупність принципів, цінностей і переконань, яка сприймається добровільно чи в процесі виховання всім персоналом підприємства.

2. Організаційна структура – це склад і підпорядкованість взаємопов’язаних ланок управління.

3. Функціональна структура відображає поділ управлінських функцій між керівництвом і окремими підрозділами.

4. Рольова структура характеризує колектив за участю у творчому процесі на виробництві, комунікаційними ролями і поведінкою.

5. Соціальна структура характеризує трудовий колектив за соціальними показниками (стать, вік, професія, кваліфікація, національність і освіта ).

6. Штатна структура визначає склад підрозділів і перелік посад, розміри посадових окладів і фонд заробітної плати.

7. Ланка управління – самостійна частина організаційної структури на певному ступені (рівні), яка складається з апарату управління та виробничих підрозділів.

8. Ступінь (рівень) управління – поєднання ланок управління, однаково віддалених від верхньої ланки (вершини) організаційної структури.

9. Апарат (орган) управління – колектив працівників системи управління, наділений правами координації діяльності підрозділів, який має приміщення, технічні засоби, штатний розклад, положення про структурні підрозділи і посадові інструкції.

10. Структурний підрозділ – самостійна частина ланки управління (відділ, служба, дільниця), яка виконує певні завдання управління на основі положення про структурний підрозділ. Розрізняють функціональний і виробничий підрозділ.

11. Функціональний структурний підрозділ є самостійною частиною апарату управління, який реалізує завдання певної функції управління (наприклад, підготовка виробництва, бухгалтерський облік, економічне планування). Кінцевий результат – управлінське рішення.

12. Виробничий структурний підрозділ є самостійною частиною ланки управління, яка виконує завдання оперативного управління виробництвом і забезпечує випуск продукції в матеріальній формі (житлові будинки, конструкції, перевезені вантажі, вироби).

13. Регламент – це сукупність правил, які визначають порядок діяльності державного органу, підприємства, установи й організації, а також порядок проведення засідань і конференцій.

14. Правила внутрішнього трудового розпорядку (Правила) – це один із важливих документів, який регламентує порядок прийому і звільнення співробітників, час праці і відпочинку, основні обов’язки співробітників і адміністрації, а також заходи заохочення і покарання.

15. Положення про підрозділи визначає призначення і місце підрозділу на підприємстві, функції і задачі управління, права, відповідальність і форми заохочення працівників підрозділу.

16. Посадові інструкції – це основний документ, що регламентує призначення і місце працівника в системі управління, його функціональні обов’язки, права, відповідальність і форми заохочення.

17. Контракт – це форма трудового договору між адміністрацією і працівником, що містить такі структурні складові: порядок прийому на роботу; організацію праці і часу відпочинку; ділові і моральні якості; оплату і стимулювання праці; соціальні блага і гарантії; порядок продовження контракту; розрив контракту.

18. Робоче місце – просторова зона, оснащена технічними засобами, в якій здійснюється трудова діяльність працівників, які спільно виконують роботу чи операції.

19. Організація робочого місця – сукупність заходів щодо оснащення робочого місця засобами і предметами праці і їх розміщення в певному порядку.

20. Робоча зона – частина простору робочого місця, обмежена крайніми точками, до яких дістають руки і ноги працівника, з відхиленням на один-два кроки від умовного центру робочого місця.

21. Планіровка робочих місць – схеми розташування співробітників, меблів і технічних засобів у приміщенні.

22. Календар – найбільш поширений інструмент для планування й обліку заходів. Розрізняють перекидний календар, щоденник і щотижневик.

23. Організатор – інструмент, що об’єднує календар, блокнот, телефонну книжку і калькулятор.

24. Тайм-менеджер – інструмент, що поглиблює можливості “організатора” на основі планування цілей, класифікації функцій (“Ключових задач”) і гнучкого календаря.

25. Електронна записна книжка – малогабаритний інструмент четвертого покоління, який об’єднує в собі годинник з будильником, калькулятор, телефонний довідник.

26. Комп’ютерна система – інструмент п’ятого покоління, який ефективно забезпечує менеджера різноманітною інформацією в режимі реального часу з автоматизованим записом і пошуком інформації.

27. Робочий час – це визначена в законодавчому порядку тривалість робочого дня, протягом якого персонал зобов’язаний виконувати доручену йому роботу.

28. Нормативи праці визначають розрахункові величини затрат робочого часу і трудових ресурсів

29. Норма часу – затрати робочого часу, необхідні для виконання одиниці роботи в певних умовах виробництва.

30. Норма праці – визначена міра затрат праці для виготовлення одиниці продукції чи виробітку одиниці продукції.

31. Мікроелементне нормування (WF, МСД, МТМ) засноване на розкладанні робіт на деяку сукупність рухів людини і розробці для них дискретних норм часу.

32. Аналітичне нормування полягає в класифікації видів робіт, фотометражних спостереженнях, обробці даних статистичними методами і виведенні норм часу (праці, обслуговування) за видами робіт.

33. Статистичне нормування полягає в моделюванні залежності працемісткості деякого процесу від логічно виробленої сукупності факторів з допомогою кореляційно-регресивного аналізу.

34. Метод експертного нормування дозволяє формувати нормативи працемісткості і чисельності групою кваліфікованих спеціалістів-експертів на основі оцінки затрат праці, кваліфікації працівників, технічних засобів і інформації, що використовується.

Ділова гра “МАРАФУП”

(матричний розподіл функцій управління)

Проблема. Дирекція підприємства звернулася в науково-консультаційну фірму з проханням вирішити проблеми, що нагромадилися, і розробити сучасну систему керування. Діагностичний аналіз, проведений фахівцями консультаційної фірми, дозволив виявити наступне.

Підприємство з організаційно-правовою формою - товариство з обмеженою відповідальністю (ТОВ) веде виробничу, ремонтно-будівельну і торгово-посередницьку діяльність. ТОВ має ділові відносин із підприємствами Чернігова, Львова і Донецька. Проте оперативність і ефективність роботи керівництва і взаємодія структурних підрозділі залишають бажати кращого.

У ТОВ немає перспективного плану економічного і соціального розвитку. Не визначена стратегія розвитку підприємства в умовах ринку, запущені планування і фінансова діяльність, несвоєчасно виконуються умови постачань і договори з реальним товаром. У результаті ТОВ виплачує значні штрафи клієнтам і за останній рік роботи понесло збитки.

Серйозні недоліки є в організації управління підприємством: серед керівництва немає чіткого розподілу функцій управління, багато з них дублюються. У результаті знижена відповідальність персоналу за доручені функції, а управлінські рішення не завжди приймаються вчасно. Все це несприятливо позначається на діяльності персоналу, права і відповідальність яких чітко не визначені й у взаємодії яких нерідкістю є "паперовий футбол".

Даний стан справ пояснюється тим, що голова правління ТОВ Іванов дотримується адміністративно-командних методів керування, намагається замкнути на собі рішення більшості питань комерційного, кадрового і соціального характеру, влаштовує на очах персоналу "поділ влади" з директором ТОВ Петровим. При цьому упускаються з виду функції перспективного розвитку, маркетингу, організації ефективної системиуправління і фінансової діяльності.

Голова правління Іванов (вік 32 р.) має вищу юридичну освіту, добре розбирається в питаннях комерції, торгівлі, господарського права і господарської діяльності. Честолюбний і авторитарний керівник, що працює до сих пір заступником генерального директора великого підприємства. У його руках 25% акцій ТОВ. Він готовий перейти в ТОВ на постійну роботу. Серед персоналу він має авторитет твердої руки, але не всі керівники і фахівці сприймають стиль авторитарного керівництва, у керуванні він приймає не завжди економічно обґрунтовані рішення.

Директор ТОВ Петров (35 років) має вищу економічну освіту, є кваліфікованим фахівцем, добре знає економіку, фінанси, персонал, інтуїтивно відчуває нове, передове, схильний до аналітичної роботи, спокійний і витриманий, займаноній посаді, на думку більшості персоналу, відповідає. Він має 20 % акцій у статутному капіталі ТОВ. До його недоліків можна віднести недостатню твердість і наполегливість у досягненні мети. Багато в чому він покладається на ініціативу співробітників і не завжди може протистояти рішенням голови правління Іванова.

Заступник директора Рабинович (40 років) має вищу технічну освіту, добре орієнтується в вирішенні задач науково-технічного прогресу, постачання, збуту, забезпечення виробництва і виконання договорів. Він має почуття гумору, уміє ладити з людьми, вникає в питання соціального розвитку колективу. Проте не завжди відокремлює стратегічні задачі від поточної оперативної роботи. Його частка в капіталі ТОВ складає 15% акцій. Він має дружні відносини з Івановим і в багатьох питаннях його підтримує.

Заступник директора Миколаїв (50 років) має вищу технічну освіту, добре розбирається в питаннях будівництва і виробництва товарів, охорони праці і техніки безпеки, швидко орієнтується в вирішенні оперативних задач. До його недоліків слід віднести нестриманість і брутальність у відношенні з підлеглими, любить випити. Він має 20% акцій.

Керівництво ТОВ:

ГП - голова правління;

ДП - директор підприємства;

3В - заступник директора з виробництва;

ЗК - заступник директора з комерції.

Функціональні підрозділи:

ГБ - головний бухгалтер;

СР - секретар-референт;

ЮК - юристконсульт-кадровик;

ЕП - економіст з планування;

ПО - програміст-оператор;

ІМ - інженер з маркетингу;

ІП - інженер з постачання;

ДС -диспетчер.

Виробничі підрозділи:

ТЗД - транспортно-заготівельна дільниця:

ВД - виробнича дільниця:

РБД - ремонтно-будівельна дільниця:

МС - магазин-склад.

Аналіз консультаційної фірми показав, що персонал ТОВ досить кваліфікований і не вимагає радикальної заміни. У його роботі існують недоліки, пов'язані з нераціональною взаємодією і відсутньою цілеспрямованістю на кінцевий результат через нечіткість у керівництві ТОВ. Середня зарплата у ТОВ трохи нижча, ніж у великих комерційних фірмах. Незважаючи на наявність у деяких працівників акцій (10%), вони одержують невеликі дивіденди на вкладений капітал. Персоналу функціональних підрозділів необхідно пройти короткострокове навчання на курсах менеджменту.