3.3. Структура коммуникаций

3.3.1. Направления коммуникаций в организации

Заключительный элемент в формировании организационной струк-туры — это определение путей коммуникации. Коммуникацией назы-вается процесс обмена информацией между людьми. Коммуникации являются связующими нитями, объединяющими взаимосвязанные час-ти организации. Существуют два основных направления распростра-нения деловой информации в организации: вертикальное (вверх и вниз по уровням иерархии) и горизонтальное (на одном уровне иерархии).

Использование вертикальных связей при передаче информации базируется на одном их основополагающих принципов теории организа-ции — принципе «цепи команд» («скалярной цепи»). Этот принцип, вы-двинутый Файолем, состоит в том, что линия власти в организации на-чинается сверху и опускается вниз через всю организацию, образуя це-лостную цепь [5]. Скалярная цепь служит для укрепления единства ко-манд. Кроме вертикальных связей для облегчения и ускорения комму-никаций в организации используются горизонтальные связи — связи между сотрудниками, находящимися на одном уровне управления (рис. 3.8). Файоль назвал такие связи «мостиками».

	— вертикальные связи	— горизонтальные
Рис. 3.8. Вертикальные и горизонтальные связи

Эффективность коммуникаций по вертикальному и горизонталь-ному направлениям существенно различается. Как показывают иссле-дования, эффективность горизонтальных потоков сообщений достигает 90 %. Это объясняется, видимо, тем, что люди, работающие на одном и том же уровне управления, хорошо понимают характер работы своих коллег, знают их проблемы и поэтому хорошо понимают содержание поступающих сообщений [18].

Вертикальные коммуникации менее эффективны, чем горизон-тальные. Исследования показали, что только 20–25 % информации,

60

исходящей от правления компании, доходит до рабочих и правильно понимается ими. При этом управляющий среднего звена получает око-ло 60 % неискаженной информации, управляющий цеха — не более 40 %, бригадир — около 30 %. Эффективность сообщений, идущих снизу вверх, еще меньше: до руководителей компании доходит не бо-лее 10 % данных, направляемых ему рабочими [18].

3.3.2. Формирование горизонтальных связей

При высокой степени централизации использование только вер-тикальных связей может оказаться достаточным для управления орга-низацией. Децентрализация часто сопровождается возрастанием по-требности в согласовании решений, принимаемых менеджерами одного уровня, и соответственно в налаживании горизонтальных связей.

В ряде случаев для установления горизонтальных связей исполь-зуются наряду с формальными и неформальные процессы. Организа-ции должны не препятствовать, а способствовать возникновению и раз-витию таких процессов. Основные формы связей по горизонтали [7]:

1) прямой контакт между руководителями подразделений, взаи-модействующих по поводу решения общей проблемы.

Например, цех А перевыполнил задание по продукции, которая переходит в цех Б. При вертикальной схеме начальник цеха А докла-дывает дирекции и она принимает решение о принятии цехом Б сверх-плановой продукции. Посредством прямого контакта руководители цехов А и Б связываются между собой и приходят к совместному ре-шению. В результате дирекция освобождается от решения проблем, которые с успехом могут быть разрешены без нее. Кроме того, улуч-шается качество решений, поскольку руководители цехов обладают большей информацией. Однако в данном случае имеется опасность, что решения не будут отвечать интересам всей организации в целом;

2) создание целевых групп для решения проблем, затрагиваю-щих несколько подразделений.

Целевая группа набирается из специалистов всех подразделений, принимающих участие в решении общей проблемы. Это могут быть как руководители подразделений, так и рядовые сотрудники, наделен-ные необходимыми полномочиями. Одни заняты в целевой группе полное время, другие — часть рабочего времени.

Целевые группы могут быть временными или постоянно дейст-вующими. Временная группа создается для решения разовой пробле-мы и существует до тех пор, пока не решена проблема. Постоянная группа создается для решения часто возникающих проблем.

PDF to Word