Практическая работа № 2. Создание бд «Торговая фирма»
Цель работы: Научиться создавать таблицы БД, устанавливать между ними связи.
Постановка задачи:
Создание БД фирмы, торгующей кондитерскими изделиями. Она должна содержать данные о клиентах фирмы, о продаваемом товаре, о сделанных заказах на товар. Для упрощения задачи будем считать, что каждый заказ может быть оформлен только на один вид товара.
Теоретические сведения:
Создание электронной БД следует начать с подготовительного этапа. Надо решить, какие объекты будут описываться в БД, т.е. какие таблицы требуется сформировать, какие поля будут заданы в каждой таблице, и выбрать ключевое поле для однозначного определения записей. Затем необходимо установить связи между таблицами.
БД можно создать двумя способами: с помощью Мастера БД с использованием имеющихся шаблонов или «с нуля» (вручную). Выберем второй способ.
В Microsoft Access предусмотрено двенадцать типов данных:
текстовый,
MEMO – текст большого размера,
числовой,
дата/время,
денежный,
счетчик – уникальное целое число, генерируемое при создании каждой новой записи для определения ключа таблицы,
логический,
поле объекта OLE – для хранения рисунков, диаграмм и других объектов.
гиперссылка,
вложение,
вычисляемый,
мастер подстановок.
Пошаговое выполнение работы:
Загрузитe Microsoft Access.
На вкладке Создание выберите команду создания базы данных – Новая база данных.
В меню Файл выберите – Сохранить базу данных как.
В открывшемся окне предлагается задать имя создаваемой БД. В поле Имя файла введите Свою фамилию в качестве названия Вашей БД. Тип файла БД по умолчанию имеет расширение .accdb. Проследите, чтобы сохранение осуществлялось в Вашу директорию (проверьте запись в поле Папка и при необходимости укажите нужную). Нажмите кнопку
(рис.1).
Рис. 1.
На экране появится окно пустой БД.
Работу следует начать с формирования таблиц. В нашем примере надо построить три таблицы: Клиенты, которая будет содержать данные по клиентам фирмы, Продукты – хранящую данные о товаре на складе, и Заказы, для оформления операций по продаже товара.
Создание таблицы состоит из двух этапов. На первом этапе разрабатывается структура таблицы: названия полей, последовательность их размещения в таблице, типы данных для каждого поля, размер полей и другие свойства, выбирается ключевое поле. На втором этапе таблица заполняется данными.
При разработке структуры таблицы рекомендуется предварительно составить вспомогательную таблицу на бумаге, в которой наметить наименования полей, их основные характеристики (тип данных, формат, значение по умолчанию и т.д.), выбрать ключевое поле. Например, для размещения информации о кондитерских изделиях, реализуемых фирмой, следует создать таблицу Продукты. Сведения о ее полях представлены во вспомогательной таблице 1.
Создание структуры таблицы можно осуществить вручную, в режиме Конструктора или с помощью Мастера.
Создадим электронную таблицу Продукты в режиме конструктора. Для этого следует в меню Создание выбрать –
Конструктор таблиц. Появится
окно режима конструктора.
В верхней части окна находится бланк макета таблицы. Он предназначен для создания списка полей таблицы с указанием имени поля, типа данных поля (рис. 2) (выбирается из предложенного списка) и описания (необязательный параметр).
В нижней части окна отображается бланк для ввода свойств выбранного поля. Они задаются после выбора типа данных поля.
|
Верхняя часть бланка. Указываются названия столбцов и тип данных в каждом из столбцов |
Нижняя часть бланка. Указываются свойства выделенного поля |
Рис. 2.
Следует знать:
каждое поле таблицы должно иметь уникальное имя;
тип данных определяет вид информации в данном поле;
размер поля задает максимальную длину строки или диапазон чисел, сохраняемых в поле;
формат поля используется для задания формата представления данных при выводе на экран или печать;
индексируются поля, по которым часто проводится поиск или сортировка информации. Ключевое поле индексируется автоматически (вариант ответа – "да, совпадения не допускаются", т.е. не может быть одинаковых значений в данном столбце таблицы;
для числовых данных указывается число десятичных знаков после запятой;
можно установить маску ввода, которая является подсказкой при вводе данных в таблицу;
подпись – более содержательное имя поля, выводимое в формах и отчетах вместо названия поля;
значение по умолчанию будет автоматически устанавливаться в поле новой записи;
условие на значение – условие, которое должно соблюдаться при вводе данных в поле;
сообщение об ошибке – это текст, который появится на экране при нарушении условия на значение;
обязательное поле указывает, обязателен ли ввод данных в это поле.