4. Должностная инструкция

Разновидностью инструкции является должностная инструкция, т.е. инструкция "на должность".

Должностная инструкция — нормативный документ, регламентирующий назначение и место работника в организации, его функциональные обязанности, права, ответственность и нормы поощрения. 

Должностные инструкции разрабатываются по каждой должности в соответствии со штатным расписанием и являются логическим продолжением и развитием положения о структурном подразделении. Они утверждаются руководителем организации. Основными разделами должностной инструкции являются: общая часть, карта функциональных обязанностей, права, ответственность, поощрение.

Задачи должностных инструкций:

• рационально распределить функциональные обязанности между работниками;

• повысить своевременность и надежность выполнения задач за счет введения количественных показателей периодичности, трудоемкости, продолжительности и календарных сроков их выполнения;

• улучшить социально-психологический климат в коллективе, устранить конфликты между руководителями и подчиненными;

• четко определить функциональные связи работника и его взаимоотношения с другими специалистами;

• конкретизировать права работника в части подготовки и принятия управленческих решений и использования ресурсов;

• повысить коллективную и личную ответственность работников за своевременное и качественное выполнение функциональных обязанностей;

• повысить эффективность морального и материального стимулирования работников;

• свести к минимуму потери рабочего времени и перегрузки.

Должностная инструкция бывает типовая (примерная) и конкретная.

Должностную инструкцию, как правило, утверждает заместитель руководителя, курирующий данное подразделение, или сам руководитель. Подписывает должностную инструкцию руководитель структурного подразделения. Визы согласования оформляют в установленном порядке, однако учитывая характер данного документа, на нем должны быть обязательно визы начальника кадровой и юридической службы, и других лиц, связанных с работником при выполнении его функциональных обязанностей.

Инструкция состоит из нескольких разделов.

• Раздел "Общие положения" устанавливает область деятельности, квалификационные требования, подчинение, освобождение от должности и назначение на нее.

• Раздел "Должностные обязанности" определяет вид работы, выполняемые сотрудником.

• Раздел "Права" устанавливает права работника, которые способствуют успешному выполнению работы.

• Раздел "Ответственность" конкретно указывает на то, что работник несет ответственность.

Разделы инструкции могут иметь и другие названия.

Должностные инструкции разрабатывают руководители структурных подразделений; отделы кадров или специалисты по работе с персоналом. Текст согласовывают с юристом, отделом труда и зарплаты. Утверждают должностные инструкции руководителем организации или с помощью распорядительного акта.

Информацию оформляют на бланке формата А4. должностная инструкция может служить основанием для составления трудового контракта и быть использована при разрешении трудовых конфликтов и споров.

Формуляр-абзац инструкции состоит из реквизитов:

• наименование организации (наименование министерства, ведомства, структурного подразделения) - автора документа;

• наименование документа - Инструкция;

• дата;

• номер;

• место издания;

• заголовок к тексту (в именительном падеже);

• гриф утверждения (или отметка, что инструкция является приложением к распорядительному документу);

• текст;

• подпись;

• гриф согласования;

• вид согласования.