3.Подготовка документов

Делопроизводство координирует следующие этапы работы с документами:

-прием и обработку документов ;

-рассмотрение документов руководителем (резолюция);

-регистрацию документов ;

-исполнение документов;

-контроль исполнения документов;

-текущее хранение и исполнение документов;

-передачу на архивное хранение.

Реквизиты правового акта :

1.изображение герба Североуральского городского округа;

2.обозначение вида правового акта;

3.дата принятия правового акта;

4.номер правового акта ;

5.место принятия ;

6.подпись уполномоченного лица;

Каждый лист правового акта, оформляется как на бланке, так и без бланка ,имеет следующие размеры полей: левое -20 мм;правое-10 мм;верхнее-20мм нижнее-20мм.При оформлении правового акта на двух и более страниц вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слов «страница» и знаков препинания.

При наличии приложений к правовому акту в тексте на них делается ссылка. Приложение оформляется на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений аналогичны размерам, применяемым при печатании тестов правовых актов .Если в тексте правового акта дается ссылка «согласно приложению»,то на первой странице приложения в правом углу пишется слово «Приложение»,ниже дается ссылка на вид правового акта, дату его принятия , номер, без указания наименования правового акта. Все остальные элементы реквизиты печатаются через один межстрочный интервал . Длина строки не должна превышать 8 см, выравнивается по левому краю и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких документах они нумеруются. Приложение может быть оформлено в виде таблиц, схем , чертежей, рисунков и карт. Согласованно проекта правового акта должностным лицом включает в себя должность, фамилию, инициалы, дату поступления на согласование, дату его окончательного согласования и подпись согласующего. Если при согласовании проекта правового акта должностное лицо имеет особое мнение , то к проекту правового прикладывается пояснительная записка, в которой это мнение излагается. В этом случае на листе согласования делается соответствующая запись. На листе согласования в обязательном порядке указывается вид правового акта, наименование правового акта, перечень рассылки, фамилия, имя, отчество, место работы и должность исполнителя, номер его служебного телефона. Лист согласования подшивается с подлинником правового акта. Пояснительную записку подписывает руководитель структурного подразделения, разработавшего данный проект правового акта. Приложения к правовому акту визируется исполнителем. Ответственность за правильность сведений, содержащихся в приложении к правовому акту(точность расчетов, указание фамилий, имен, отчетов, должностей и иных данных ,несет исполнитель. При необходимости осуществлении контроля за исполнением правового акта в последние пункте содержательной части правового акта указывается полное и точное наименование должности лица его фамилия и инициалы , на которое возлагается контроль

. 4.Хранение служебной документации

С момента заведения до передачи в архив дела по месту их формирования.За сохранность документов и дел несут ответственность руководители подразделений и отвечающие за делопроизводство сотрудники.

Дела хранятся в специальных запирающихся шкафах в вертикальном положении корешками наружу.Располагают дела в соответствии с номенклатурой дел,которую помещают на внутренней стороне шкафа.Каждое дело на корешке имеет индекс по номенклатуре дел.

Выдача дел другими структурными подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ.Выдача дел сотрудниками подразделений для работы осуществляется под расписку.На выданное дело заводится карточка-заместитель.В ней указывается структурное подразделение,индексдела,дата выдачи, кому дело выдано,дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела,выдаются на срок не более одного дня.После истечения срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Стороним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации или его заместителя, курируещего службу ДОУ, по актам.

Документы , содержащие социальную информацию о гражданах , сотрудниках выпусниках учебных заведений и т.д сохраняют свое значения дольше и должны на всем протяжении жизни человека, но и они ,в конечном счете утрачивают свою информационую ценность , т. к личный характер и представляют ценность только для конкретного лица.

Номенклатура дел органицации-« систематезированный перечень заголовков дел,заводимых в организации,с указанием сроков их хранения(оформленный в установленном порядке)» - еще один обязательный элемент не только информационно-поисковой системы ,но и экспертизы ценности и обеспечения сохранности документов организации .Уже в течении нескольких десятилетий и в соответствии с ГСОДОУ составление номенклатуры дел стало обязательным для всех государственных структур.В номенклатуру дел должны в идеале включатся все документы , картотека, регистрационно-справочные и документы масивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения независимо от вида носителя, степени конфедициальности и способа фиксации документной информации.

Номенклатура дел:

-закрепляет классификацию , группировку исполнительных документов в делах;

-систематизацию и индексацию дел , сроки их хранения;

-служит основным учетным доментом в текущей работе с документами;

-является учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно .

Единая форма номенклатуры дел установлена Архивной службой ,опубликована в ГСДОУ , основных правилах работы ведомственнных архивов и является обязательной для всех учреждений , организациии и предприятий независимо от ведомственной подчинености и форм собственности .

Номенклатура дел представляет собой систематезированный перечень заголовков дел,заводимых в структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения.Сводная номенклатура дел ЦСОН составляется отделом муниципальной службы ,кадров и делопроизводства на основании номенклатуры дел структурных подразделений , утверждается директором ЦСОН ,согласововается с экспертно- проверочной комиссией Управления архивами свердловской области.После утверждения сводной номенклатуры дел структурных подразделений выдаются выписки из соответствующих разделов для использования в работе.Документы формируются в дела в в структурном подразделении сотрудником ,ответственным за делопроизводство , в соответствии с номенклатурой дел.При формировании дел необходимо учесть следующие требования:

- дело помещаются только исполнительные документы ;

- все документы по одному вопросу формируются в одно дело ;

документы постоянного и временого сроков хранения групируются в дела раздельно;

-дело не должно превышать 250 листов;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

-В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело,все его листы, кроме листа заверителя, нумеруются простым корандашом сверху вниз , цифры проставляются в правом углу листа.Лист большого формата , подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу .Документы с собственной нумерацией листов , в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.Листы дел состаящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и спецефические документы, представляющие самостоятельный лист в деле , нумеруется на обратной стороне в левом верхнем углу.Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются:сначало конверт,а затем очередным номером каждое вложение в конверте.Приложение к делу, поступившие в переплете, оформляется как самостоятельный том и нумеруется отдельно. Заверительнвя надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне документов , образующихся в деятельности исполнительного органа , с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи)на обложках дел постоянного хранения проставляется в архивном отделе ЦСОН черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденнах ЭПК. На обложках дел постоянного хранения место для наименования государственного архива, в который передается дела.По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного ( свыше 10 лет)хранения вносится уточнения:при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносится изменения и дополнения.Документы, составляющие дело , подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного чтения текста всех документов.При подготовке дел к подшивке (переплету)металические скрепки (булавки , скрепки)из документов удаляются . Дела временного ( до 10 лет включительно)хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематезацию документов в деле , листы дела не нумеровать , заверительные надписи не составлять с момента заведения и до передачи в архивный отдел ЦСОН дела хранятся по месту их формирования. Руководители подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел. Завершенные дела постоянного срока хранения по месту их формирования в течении трех лет, а затем передаются в архивный отдел ЦСОН. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения документы, независимо от сроков хранения, передаются в архивный отдел ЦСОН.Копии документов выдаются учреждением, организациям и частным лицам по писменному запросу, с разрешения директора ЦСОН.Дела временного срока хранения( до 10 лет включительно) в течении срока, установленого номенклатурой дел , хранятся в структурном подразделении, а затем уничтожаются по акту установленной формы, который утверждается директором ЦСОН .Акт о выделении документов и дел к уничтожению оформляется на бланке шрифтом №14 имеет следующие реквизиты:

-гриф утверждения печатается в правом верхнем углу первой страницы акта.Слово «УТВЕРЖДАЮ»печатается прописными буквами.

Наименование должности лица, утвердившего документ ,разшифровка подписи и дата разделяются 1,5 межстрочного интервала;

-наименование вида документа –АКТ;

-номер акта оформляется арабскими цифрами и печатается после слова «АКТ» на той же стороне валовым порядковым внутри календарного года.Дела включаются в акт о выделении на уничтожение.Если предусмотренный для них срок истек к первому января года, в котором составлен акт.Например , документы с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2000 году,быть могут уничтожены не ранее первого 2003 года.Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков хранения и номенклатуры дел ЦСОН путем полисного просмотра дел.В делах постойнного хранения подлежат изъятию дуплетные экземпляры документов , черновики , нормальные коии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.