1 Сфера делопроизводства в организациях;

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

В основе управленческой деятельности любой организации лежат процессы получения информации, ее обработки, принятия решения, доведения его до сведения исполнителей, исполнения и подведения итогов. Большая часть управленческой информации поступает в документированном виде, поэтому делопроизводство называют также документационным обеспечением управления (ДОУ).

Термины "делопроизводство" и "документационное обеспечение управления" синонимичны, в и настоящее время значения обоих терминов закреплены ГОСТом Р 51141-98. Документооборот — это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.

Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководителями учреждения и структурных подразделений, специалистами и квалифицированными служащими) и пунктами технической обработки собственно документов (машинописным бюро, копировально-множительной службой и т.д.).

По отношению к аппарату управления различают поступающие, отправляемые и внутренние документы. В учреждении поступающие документы, в свою очередь, делятся на направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям. Кроме того, в подразделениях создаются документы, часть из которых отправляется за пределы учреждения, — отправляемые документы, а другая циркулирует внутри учреждения — внутренняя документация.

При проектировании и рационализации документооборота руководствуются положениями, выработанными практикой делопроизводства и совершенствования организации управленческого труда.

При движении документов следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя.

Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения. Например, копирование документа, в исполнении которого должны принимать участие несколько лиц, и одновременная передача копий всем исполнителям.

Копии с документа снимают после рассмотрения его руководителем и нанесения резолюции. Количество копий соответствует количеству исполнителей; подлинник передается ответственному исполнителю (как правило, фамилия его стоит в резолюции первой). Учетно-информационные данные о ходе исполнения документа могут передаваться по телефону или другим путем, но без возвратного движения документа.

Схемы движения всех документов в организации разрабатываются руководителем службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии, секретариата и т.д.) для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан и т.д.). Движение документов в организации, учреждении, где есть служба документационного обеспечения управления, например канцелярия

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ представляет собой результат отображения информации о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах.

Документ обеспечивает:

- закрепление информации;

- сбор информации;

- обработку информации;

- передачу информации;

- использование информации;

- хранение информации.

Документы имеют большое значение в управленческом процессе, т.к они:

-отражают деятельность организации;

- на их основе принимаются управленческие решения;

- являются главным аргументом в спорных ситуациях;

- являются гарантом прав на недвижимость, собственность.

Формы управления тесно связаны с видами документов, например:

- учет - с написанием различных отчетов;

- планирование - с составлением планов;

- инструктирование - с разработкой методик, инструкций;

- руководство - с изданием приказов, распоряжений.

Документ может быть:

- носителем информации (в сфере информационных технологий);

- средством фиксации и передачи управленческих решений (в управлении);

- способом доказательства чего-либо (в юридической сфере); источником фактов (в науке).

К основным функциям документов можно отнести:

- информационную (документирование, хранение, предоставление информации);

- управленческую (с помощью документов решаются управленческие вопросы);

- коммуникативную (документы являются средством обмена информацией);

- правовую (документ может являться письменным доказательством в суде и быть источником права, например закон);

- организационную (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, например должностная инструкция);

- научно-историческую (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие).

Нормативно-методическая основа делопроизводства - совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями. Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:

- правила оформления документов;

- правила работы с документами;

- обеспечение сохранности документов;

- порядок передачи документов на архивное хранение;

- работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);

- внедрение новых информационных технологий в работе с документами;

- работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

- юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Вопросы документационного обеспечения управления регулируются: законами РФ; государственными и отраслевыми стандартами; общероссийскими классификаторами; государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству; инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.

Делопроизводство в Центре социального обслуживания населения осуществляется делопроизводителем в соответствии с:

- ГОСТом Р 6.30-97;

- Правилами и требованиями Федеральной архивной службы РФ;

- Положение об архивном Фонде РФ;

-Положением о Министерстве социальной защиты населения Свердловской области;

- Приказы Министра социальной защиты населения Свердловской области;

- Областным законом «Об Архивном фонде Свердловской области и архивах» от 22.08.95г. №19-03;

- инструкция по делопроизводству ЦСОН, утвержденной Министерством социальной защиты населения г.Екатеринбурга от 3.01.2002г.

Инструкция по делопроизводству ЦСОН устанавливает порядок работы с документами и правила их оформления Центра социального обслуживания населения. Порядок работы с документами в ЦСОН регулируется соответствующим законодательством РФ и Свердловской области, Положение МСЗН г.Екатеринбурга, Уставом ЦСОН, инструкцией. Положение инструкции устанавливает порядок приема, учета, подготовки, оформления официального опубликования, тиражирования, контроля исполнения, хранения и использования документов, независимо от вида носителя, осуществления мер, по обеспечению сохранности служебной и иной информации. Ведение делопроизводства в структурных подразделениях возглавляется на ответственных за делопроизводство соответствующим перечнем прав и обязанностей, закрепленных должностными инструкциями.

Функции службы ДОУ:

-разработка, внедрение альбома унифицированных форм документов организации ,внесение в них изменений;

-обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа;

-доклад руководству о документах, контроль правильности оформления документов, представленных на подпись руководству;

-контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные сроки ;

-изготовление и размножение документов;

-разработка номенклатурных дел;

-контроль за работой с документами в структурных подразделениях;

-организация работы с архива;

-повышение квалификации работников службы ДОУ.

-Классификация документов- деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Существуют различные системы документирования :административная , статистическая , коммерческая и др.Предметом нашего изучения является административная система документирования. Административная система документирована по видам документов делятся на :