Тема 4. Контроль как функция менеджмента.2ч.

1. Понятие, необходимость и виды контроля.

2. Требования к эффективному контролю.

3. Поведенческие аспекты контроля.

1. Понятие, необходимость и виды контроля.

Контроль представляет собой способ регулирования деятельности организации путем проверки хода реализации планов, заданий, сопоставления фактических результатов работы с установленными стандартами.

Контроль является отражением системы планирования. Невозможно проконтролировать то, что не запланировано. Поэтому система контроля определяется целями и стратегией развития организации.

Назначение контроля – обеспечить соответствие систем функционирования предприятия специфике внешней и внутренней среды.

Функцией контроля является регулирование результатов деятельности, регулирование конкретных действий.

Эффективный контроль позволяет решить комплекс управленческих задач:

В процессе контроля:

проверяется ход работы, тем самым обеспечивается ее выполнение

вскрываются проблемы и определяются пути их решения

обнаруживаются и исправляются ошибки и неточности принимаемых планов

выявляются наиболее перспективные направления деятельности, что позволяет сконцентрировать усилия на более выгодных участках работы, перспективных направлениях работы

контроль является средством диагностики эффективности управленческих решений

контроль является важнейшим инструментом формирования трудового поведения

контроль является средством административного воздействия

контроль обеспечивает сохранность материальных ценностей.

2. Требования к эффективному контролю.

Требования к эффективному контролю.

Контроль должен соответствовать стратегии организации.

Контроль должен быть результативным, то есть действующая система контроля должна обеспечивать решения ключевых задач организации.

Контроль должен быть системным, то есть реализуемый контроль должен органично вписываться в систему управления организацией.

Адаптивность контроля. Контроль должен быстро реагировать на изменения, происходящие во внешней и внутренней среде предприятия. Отсутствие гибкости контроля может сделать его бессмысленным.

Оптимальность контроля. Излишний контроль приводит к неэффективному расходованию средств на сбор ненужной информации. За большим объемом информации ускользают от внимания наиболее важные аспекты контроля.

Экономичность контроля. Затраты на функционирование системы контроля должны соответствовать эффекту его проведения.

Результаты контроля могут непосредственно влиять на увеличение расходов организации.

Элементы контроля.

Субъект контроля – работники, осуществляющие контрольную функцию.

Объект контроля – составляющая организационной системы, в отношении которой проводится контроль.

ресурсы организации (трудовые, материальные, финансовые, информационные, интеллектуальные)

процессы

продукты управленческого труда (решения, разработки)

Предмет контроля – характеристики объекта контроля (затраты, действия сроки, результаты, качество, количество).

Стандарт контроля – конкретные результаты, состояния или действия, степень отклонения от которых определяется в процедуре контроля. (Положения процедуры).

Процедура контроля –последовательность действий по проведению контроля.

Методы контроля – способ его проведения, метод сравнения, сопоставления факторов, метод обследования процессов, опросы, наблюдения.

Средства контроля – те инструменты, при помощи которых будет производиться контроль. (Отчеты, сметы, измерительные приборы).

Подходы к организации контроля

Бюрократический контроль – основывается на иерархии власти.

Элементы бюрократического контроля:

властная иерархия (контроль в соответствии с полномочиями)

нормативные документы – обеспечивают жесткую регламентацию деятельности

специализированные функциональные подразделения или должности берут на себя часть функций, связанных с контролем

формирование процедуры отбора и обучения персонала, ориентированный на конкретные требования и квалификации персонала.

Организационные и информационные технологии определяют специфику контроля (организацию, объем, частоту проведения).

Децентрализованный контроль – основывается на целостной, сильной организационной культуре. Расширение полномочий обеспечивает вовлечение работников в процесс контроля.

Элементы децентрализованного контроля.

сильная организационная культура. Персонал в своих действиях руководствуется системой ценностей, ориентированных на достижение общих целей организации.

........................ управления. Квалифицированные, опытные работники с высоким уровнем ....................наделяются дополнительными полномочиями для участия в принятии решений по управлению контролем.

групповая ответственность. Наличие общих целей создать условия для внутригруппового контроля, когда каждый работник заинтересован в высокой результативности тех, кто работает рядом.

мотивация персонала ориентирована на организационные ценности

самодисциплина и самоконтроль

неспециализированный наем персонала и воспитание их в духе корпоративных ценностей. Отбор по личностным качествам, обеспечивающим наилучшее восприятие ценностей организационной культуры.

Сравнение бюрократического децентрализованного систем контроля.

Параметры сравнения:

Назначение контроля

Основа

Инструменты

Средства реализации

Ожидаемые результаты

Организационная структура

Информационные коммуникации

Вознаграждение (от чего зависит)

Участие работников в управлении контролем.

Направления контроля.

Контроль реализации установленных целей, элементов реализуемой стратегии, частных ............. Наиболее важная составляющая - ...... продаж.

Контроль исполнения операций обеспечивает соответствие реализуемых функций установления, исполнение внутренних регламентов.

Контроль наличия и движения имущества, денежных средств, сохранности товарно-материальных ценностей, эффективности использования ресурсов.

Контроль индивидуальных целей персонала (оценка достигнутых результатов, исполнение......................обязательств)

Менеджмент по целям

Бюджетный контроль. Содержание, объем, форма этого вида контроля определяется центром ответственности.

В центре затрат – контроль концентрируется на элементах затрат.

В центрах доходов – контроль сосредоточен на объемах денежных поступлений.

В центрах инвестиций предметом контроля являются показатели, отражающие эффективность капиталовложений (срок окупаемости, норма прибыли ...... на инвестиции в активы)

Контроль качества. В соответствии со .......................... товара (цвет, форма, вес состав)

Контроль товарных запасов.

Цель бесперебойная продажа товара с учетом оптимизации затрат на закупку и хранение.

Включает:

контроль закупки товаров (объем, цена)

контроль процедуры оформления заказа, транспортировки товаров и их приемки

контроль сохранности товарных запасов и контроль затрат на хранение.

обеспечение товаром.

Контроль системы торгового обслуживания. Качество используемых технологий продаж, параметры товарного ассортимента, адекватность системы поставок сложившемуся спросу, квалификация торгового персонала.

Виды контроля в соответствии с этапами торгово-технологического процесса.

Предварительный контроль .

Цель: предупреждение возникновения возможных проблем на стадии подготовки процесса соотношения трудовых, материальных и финансовых ресурсов.

Текущий контроль.

Суть контроля – мониторинг текущей деятельности.

Основные принцип реализации данного вида контроля – своевременность

Заключительный контроль

Назначение - получение информации о результатах деятельности.

Данный вид контроля дает информацию о качестве предшествующего планирования; допущенных ошибках, просчетах, позволяет выявить проблемы и возможные пути их решения в будущем.

Этапы процесса контроля

этап – подбор стандартов. Наличие четких стандартов позволяет измерить (оценить) степень их достижения. Стандарты должны адекватно отражать назначение контроля. Например: факт отсутствия на рабочем месте не свидетельствует об эффективности на рабочем месте.

этап – измерение. Самый дорогостоящий и трудоемкий элемент контроля. Необходимо выбрать единицу измерения, скорость, частоту, точность измерения. (Единица изменения и точность соответствует масштабам объекта измерения. Скорость и частота определяется спецификой и трудоемкостью измерения.)

этап – сравнение результатов со стандартами. Процесс сравнения осуществляется в соответствии с выбранной технологией. Анализируется размер отклонений. Необходимость корректировки возникает в случае выхода размера измерений за рамки допустимых отклонений.

этап – выявление причин отклонений - представляет собой .................. анализ совокупности факторов, которые могут оказать влияние на отклонение.

этап корректировка действий. Корректировки могут происходить в двух направлениях:

корректировка действий

корректировка стандартов

Соответствующие корректировки следует предпринимать сразу после обнаружения нежелательного хода событий или результатов.

3. Поведенческие аспекты контроля.

Не следует использовать сам факт контроля в качестве средства устранения. В этом случае у подчиненного формируется тип поведения, «ориентированного на контроль», т. е. усилия работника направляются не на обеспечение нужного результата, а на то, чтобы в процессе контроля произвести на руководителя благоприятное впечатление. При этом имеет место пренебрежение аспектами труда, не затронутыми контролем.

Эффективный контроль должен строится на заинтересованности подчиненных в его результативности и предусматривает наличие эффективных информационных коммуникаций, делающих контроль понятным для работников

Целесообразность контроля должна быть понятна работнику. Работник должен понимать необходимость применения тех или иных методов и средств контроля.

Выбранные стандарты контроля должны приниматься и одобряться сотрудниками, в связи с чем сотрудники должны активно привлекаться к разработке планов контроля.

Стандарты должны быть жесткими, но растяжимыми. Занижение стандартов расслабляет сотрудников. Завышение стандарта приводит к стрессу, неудовлетворенности результатами труда, ................... мотивацию персонала. Формы и размеры вознаграждения по результатам контроля продумываются на стадии его планирования.

В процессе проведения контроля следует устанавливать интенсивное двухстороннее общение, позволяющее своевременно обсудить и выявить проблемы, возникающие у подчиненных.

Чрезмерный контроль снижает инициативу сотрудников, вызывает у него раздражение. Как бы тщательно контроль не осуществлялся работник найдет способ как его обойти.

Доверие важнейший инструмент воздействия на работника. Поэтому создавая условия для ответственного поведения работника, менеджер снижает затраты на проведение контроля и повышает его эффективность.

КОНТРОЛЛИНГ.

Контроллинг представляет собой особую концепцию управления предприятием, которая опирается на комплексное информационное и организационное соединение процессов координирования, планирования и контроля. У специалистов нет однозначного определения понятия контроллинга.

Контроллинг - это набор методик, направленных на совершенствование учетной политики и управленческой практики предприятий, исходя из финансовых критериев успешности функционирования предприятия. С помощью его могут быть решены следующие традиционные проблемы учета и управления:

Контроллинг можно определить, как информационно-координационную подсистему управления, обеспечивающую достижение целеориентированного управлением результата с максимальным успехом и наиболее эффективным способом. Введение контроллинга в систему управления позволит освободить руководство предприятия от необходимости постоянного, детального изучения и анализа условий для решения части нестандартных задач и обеспечить непривычное развитие предприятия с учётом его возможностей, внутренних и внешних факторов. Контроллинговые элементы в управленческой структуре должны повысить надёжность реализации планов деятельности предприятия, упростить технологию и поддержку оперативного управления, а также снизить затраты сил и средств на обработку нестандартных ситуаций.

Очевидно движение концепции контроллинга из системы планирования и контроля в сторону всеобщей координации управления, что соответствует наиболее прогрессивным идеям видения контроллинга, как "управления управлением". Планирование и контроль в этом случае предстает лишь как элемент концептуальной системы, хотя и достаточно важным по своей развитой методологии и инструментарию для стратегического и оперативного управления

Цель стратегического контроллинга - обеспечение выживаемости предприятия и "отслеживание" его движения к намеченной стратегической цели своего развития. Стратегический контроллинг несет ответственность за обоснованность стратегических планов.

Цель оперативного контроллинга - создание системы управления для достижения текущих целей предприятия, а также принятия своевременных решений по оптимизации соотношения "затраты - прибыль". Он несет ответственность за поддержание и обоснование оперативных решений. Инструментом реализации концепции оперативного контроллинга, который дает управленческую информацию для планирования, контроля, оценки и непрерывного совершенствования организации, является система управленческого учета, синтез организационной структуры и выполняемых ею функций по обеспечению процесса выявления, измерения, накапливания, анализа, подготовки, интерпретации и передачи информации, необходимой руководству компании для принятия управленческих решений.

Лекция 8