1.4. Особенности компьютерной обработки управленческой информации

Разработка алгоритмов выдачи управленческой информации

При рассмотрении состава анализируемых технико-экономических показателей приоритет отдают показателю, являющемуся основой критерия управления. Как известно, на разных уровнях и в разных звеньях управления имеются свои критерии управления. Для предприятия в целом в роли такой основы выступает прибыль. Преимуществом ее перед остальными показателями является возможность соизмерения в ней всех сторон текущей деятельности, а также авансированных предприятию затрат на производственные фонды (основные фонды и нормируемые оборотные средства), на кредиты. В текущей деятельности следует рассматривать только производственную и экономическую стороны, абстрагируясь от хозяйственной и социально-культурной.

Все алгоритмы расчета технико-экономических показателей необходимо разрабатывать с учетом всех изменений исходных показателей в конечном показателе, являющемся основой критерия управления. Для этого изучают структуры формирования показателя прибыли, слагающих ее основных технико-экономических показателей, к которым относятся объем товарной продукции, издержки производства и плата за пользование производственными ресурсами и кредитами. В свою очередь объем товарной продукции состоит из объема производства продукции, ее качества, ассортимента и позаказных характеристик; издержки производства - из стоимости перерабатываемых и потребляемых материалов, топлива и энергии, заработной платы участников производственного процесса, стоимости оборудования, зданий и сооружений, где осуществляются процессы производства продукции, равномерно списываемой на себестоимость конкретных единиц продукции, а также стоимости услуг различных вспомогательных служб.

Граф формирования алгоритмов выдачи управленческому персоналу потребной информации основывается на схеме взаимосвязи технико-экономических показателей в процессе достижения критерия управления. Особенность графа заключается в том, что в нем требуется представить не просто взаимосвязь технико-экономических показателей, а показать эту взаимосвязь при формировании показателя-основы критерия управления в процессе соизмерения величин его фактического значения с плановым. При этом в каждом из алгоритмов необходимо показать, насколько фактическая его величина отличается от заданной, ожидаемой. Это соизмерение фактической и плановой величин показателя-основы критерия управления приводит к необходимости отражения в алгоритмах всего механизма получения итогового отклонения.

Весь этот механизм, излагаемый в виде графа, должен показать следующее: как это итоговое отклонение проходит по всем составляющим; как происходит отклонение прибыли в зависимости от изменений объема товарной продукции, издержек производства и величины платы за пользование ресурсами и кредитами; отклоняются величины этих показателей при изменении исходных параметров технологического процесса в цехах и на отдельных агрегатах. Необходимо показать цепочку формирования конечного отклонения, начиная снизу, с отдельного агрегата и кончая показателями, служащими основой критериев управления в цехе или на предприятии. Учитывая, что методы определения влияния деятельности отдельного цеха на результаты работы всего предприятия являются предметом самостоятельного исследования, остановимся только на уровне формирования показателя - основы критерия управления для цеха.

В общем виде в каждом цехе таким показателем-основой критерия служит хозрасчетный результат деятельности цеха.

Кроме того, необходимо выделить и ряд локальных критериев. Объем производства в натуральных измерителях рассматривается по составляющим интенсивного и экстенсивного характера, определяющими в которых являются показатели производительности в фактическое время работы, а также длительности ремонтов и текущих простоев. Как самостоятельный критерий рассматривают уровень выполнения заказов потребителей готовой продукции. Себестоимость продукции имеет в качестве важнейшей составляющей как основу локального критерия уровень норм расхода материальных и трудовых ресурсов. Качество продукции может выступать как в виде системы локальных показателей - основных критериев в натуральных показателях (сортности, выхода годного, брака), так и в виде обобщенного ценностного показателя, включающего и оплату позаказных условий потребителей.

С одной стороны, все локальные критерии достигаются в ходе единого процесса производства и реализации продукции. Однако, с другой стороны, возникает необходимость в выборе приоритета какого-то одного из них и определенной последовательности его достижения. При решении задачи по одному из критериев управления остальные локальные критерии выступают в роли ограничений процесса. Для цеха можно обосновать следующие последовательность и приоритет в критериях:

Нормы расхода исходных материалов	min
Брак	min
Сортность	max
Уровень выполнения заказов	max
Уровень затрат трудовых ресурсов	min
Уровень простоев агрегатов	min
Уровень производительности агрегатов в фактическое время работы	max
Уровень доплат за качество и позаказные условия	max
Уровень скидок за качество и позаказные условия	min
Объем производства продукции	max
Стоимость основных средств	min
Стоимость нормируемых оборотных средств	min
Хозрасчетный результат деятельности	max

На базе обоснованного состава локальных критериев управления в цехе уточняют взаимосвязь их в процессе достижения глобального критерия. На этой основе строится граф формирования критерия управления, в котором показывают, как в зависимости от изменения локальных меняются промежуточные и глобальные критерии. Эту взаимосвязь представляют вначале с логических позиций. Например, объем производства зависит от производительности агрегатов в единицу времени и от величины простоев этих агрегатов. Далее эту же логическую связь показывают как функциональную. Например, объем производства продукции исчисляют как произведение производительности агрегата в фактический час работы и продолжительности работы этого агрегата в анализируемом периоде (сутки, месяц, год).

Следовательно, вначале строят граф логических связей между критериями управления - глобальным, промежуточными и локальными, затем в этом графе отмечают наличие имеющихся функциональных связей (как правило, между глобальными, промежуточными и локальными критериями). После этого выявляют, между какими из критериев отсутствуют четкие функциональные связи, какие из показателей нельзя рассчитать по формуле. В основном это относится к связям между отдельными локальными критериями, а также между локальными критериями и формирующими их исходными показателями или параметрами технологического процесса. В связи с этим возникает необходимость использования методов корреляционного и регрессионного анализа, позволяющих определить изучаемые взаимосвязи и дать их количественную оценку.

Правильность построения графа проверяют посредством ввода информации о деятельности анализируемого объекта. Вначале вводят информацию об отклонении глобального критерия, а далее - через промежуточные и локальные критерии проверяют правильность логических, функциональных и корреляционно-регрессионных связей.

Обработка аналитической информации для управленческих решений

Экономический анализ служит важным этапом подготовки управленческих решений. На этом этапе возникает необходимость рассмотрения вопросов методологического характера: какую информацию в ходе анализа следует подготовить, где и на каком уровне управления ее использовать и в какой совокупности выдавать управленческому персоналу. Иначе говоря, здесь рассматривается организация селекции информации, ее извлечения из подсистем «Учет и отчетность», «Планирование» и «Экономическое стимулирование», формирования в памяти ЭВМ специальных массивов аналитической информации и селекции, а также выдачи из них управленческому персоналу информации, полезно используемой при подготовке и реализации управленческого решения. Такой подход к экономическому анализу позволяет отойти от традиционных структур анализа и форм выдачи аналитических результатов, от традиционных показателей, содержащихся в этих формах.

Это, однако, не означает, что на основе быстродействия ЭВМ предполагается резко увеличить поток аналитических документов и показателей, выдаваемых управленческому персоналу. Однако есть уже такие отрицательные примеры, когда в отдельные звенья системной иерархии ежедневно выдаются весьма солидные по размерам альбомы информации, подготовленной на ЭВМ. Чтобы найти в этих альбомах действительно полезную информацию, управленческий персонал вынужден затратить много времени. Такое положение психологически отрицательно действует на управленческий персонал, на его отношение к возможностям ЭВМ и ценности компьютерной информации

В условиях ручной обработки при подготовке аналитической информации традиционные аналитические формы предусматривали наряду с основным анализируемым показателем выдачу всех исходных и промежуточных показателей. При этом в форме можно было увидеть весь ход анализа основного и вспомогательных показателей, их фактические (отчетные) и плановые значения в количественных (физических) измерителях и в денежной оценке, отклонения отчетных значений от плановых. Изучение содержания таких форм было положено в основу работы персонала при подготовке им управленческих решений. Первые результаты проведения экономического анализа и выдачи итоговых сведений с ЭВМ в основном копировали его традиционные формы и методы, что и привело к отмеченным выше объемистым альбомам. Работать же с такими альбомами традиционными методами оказалось физически затруднительно и малоэффективно. Потребовались новые методы работы управленческого персонала, ориентированные на новый подход к выдаче ему необходимой аналитической информации.

Практика подсказывает выход из создавшегося положения. Работники управления ставят задачу проектировщикам АСУ предусматривать к выдаче с ЭВМ в дополнение к отмеченным альбомам как бы путеводитель по ним, справку, в которой сконцентрированы те показатели, на которые в первую очередь следует обратить внимание. Действительно, вряд ли целесообразно ежедневно или ежемесячно выдавать весь комплекс информации, характеризующей деятельность отдельных подразделений, цехов и предприятия их руководителям. Для них необходимы данные о выполнении плана по показателям, являющимся основой критерия управления.

Именно такая задача стоит перед экономическим анализом: выдавать информацию, которая может быть использована управленческим персоналом для принятия решения. Не случайно экономический анализ является начальным звеном в цепи подготовки управленческих решений. Сформировавшиеся требования к результатам анализа, выдаваемым управленческому персоналу с ЭВМ, накладывают определенный отпечаток на построение алгоритмов расчета. В отличие от традиционных методов анализа нет необходимости разрабатывать алгоритмы, учитывающие всевозможные отклонения технико-экономических показателей от запланированных и предусматривающие обязательную выдачу их в виде специальных таблиц. Требуется разработать такие алгоритмы, с помощью которых можно было бы учитывать все отклонения, но выдавать на экран и, тем более, на печать только ту информацию, которая послужит толчком или началом в цепи подготовки управленческого решения. Следует отметить, что такой принципиально новый подход к выдаче результатов анализа вместе с тем существенно не меняет исходных методов анализа. В своей основе методы анализа остаются традиционными. Остается практически неизменным круг анализируемых технико-экономических показателей и причин, вызывающих их отклонения. Единственно, что изменяется, это требование к их выдаче, осуществляемой с ЭВМ только на основе селекции информации.

Таким образом, в вопросах подготовки данных для анализа на ЭВМ и выдачи их потребителям приоритет отдают задачам обеспечения управленческого персонала необходимой аналитической информацией. На достижение этой цели ориентируют все алгоритмы расчета отклонений фактических показателей от плановых. В этих алгоритмах предусматривают выдачу совокупности сведений, которые действительно необходимы для подготовки управленческого решения. Селекцию такой полезно используемой информации осуществляют по показателям, имеющим отрицательные отклонения, т.е. отрицательно влияющие на достижение критерия управления анализируемого подразделения. Отличием от традиционных форм анализа является выдача рекомендаций о различных вариантах устранения отрицательных отклонений с указанием конкретных исполнителей производственного процесса (виновников), а также рекомендации по выходу в случае необходимости на внешние (для анализируемого объекта) связи с целью устранения отрицательных последствий.

В процессе проведения анализа возникла необходимость в постановке задачи по выдаче на печать с ЭВМ не всей информации, а только той, которая сигнализирует об отклонениях от нормативных требований, отрицательно влияющих на хозрасчетный результат деятельности цеха. В связи с этим остро встал вопрос о выдаче частных показателей не только в виде специальных таблиц, но и в виде отдельных документо-строк или документо-столбцов, предназначенных для конкретных исполнителей производственного процесса. Получение такой информации в низовых звеньях представляет для них управленческий сигнал о необходимости принятия соответствующих мер по устранению отрицательных отклонений. Особенностью частных показателей анализа является то, что они, характеризуя отдельные стороны деятельности производственных подразделений, во многом составляют информационную основу для моделей производительности технологических агрегатов и для анализа, осуществляемого на основе этих моделей.

Как показала экономическая теория и практика, результаты анализа производства по экономико-математическим моделям производительности технологических агрегатов в основном и являются основой для принятия управленческих решений. В связи с этим целесообразно рассматривать: структуру и последовательность экономического анализа с применением моделей управления; содержание моделей и построение алгоритма обратной связи в управлении (связь факторов процесса с элементами системы стимулирования и воздействие их динамического изменения на исполнителей производственного процесса); структуру аналитических таблиц (таблиц стандартных управленческих решений).

При использовании экономико-математических моделей производительности технологических агрегатов (моделей производственного процесса) для количественного обоснования управленческих решений в структуре экономического анализа имеются некоторые особенности (рис. 29).

Рис. 29. Схема экономического анализа с использованием моделей управления

А- оперативная и текущая информация: 1- отклонение факторов производственного процесса от нормативных значений, 2- изменение результатов производства и расхода потребных при этом ресурсов под влиянием изменения факторов процесса, 3- изменение критерия управления в целом и по составляющим факторам, 4- изменение фондов экономического стимулирования в целом и по составляющим (по сравнению с планом);

Б- модели управления: 5- модели производственного процесса, 6- модели формирования критерия управления, 7- модели и алгоритмы формирования и распределения фондов экономического стимулирования;

В- нормативно-справочная информация: 8- коэффициенты количественного влияния изменений факторов процесса на результаты производства, 9- количественные и стоимостные значения затрат и результатов труда по нормативам, 10- удельные нормативные значения фондов экономического стимулирования; 11- исполнители производственного процесса; 12- управленческий персонал

Важнейшая из них - наличие взаимосвязи системы формирования и распределения фондов экономического стимулирования (завершающего звена в цепи подготовки управленческого решения в процессе экономического анализа) с первичными факторами производственного процесса. Последние лежат в основе моделей производительности агрегатов и используются в анализе при разложении комплексных показателей на составные элементы. При этом структура анализа предусматривает соизмерение технико-экономических показателей, используемых на начальном и конечном этапах анализа, через глобальный критерий эффективности управления предприятием по всем его составляющим. В связи с этим в последовательности анализа с применением экономико-математических моделей исключаются промежуточные этапы, связанные с ручной обработкой информации. На базе моделей и соответствующих им программ на ЭВМ осуществляются все виды математической и в отдельных случаях логической обработки промежуточных или конечных документов, выдается технико-экономическая информация, характеризующая деятельность предприятия в целом и по отдельным составляющим как онтологического (цехи, службы, участки, агрегаты), так и гносеологического (элементы деятельности) характера.

Первым этапом применения моделей производительности технологических агрегатов в экономическом анализе является формирование таблиц отклонений суточной производительности агрегатов от запланированной (или любой базовой) по первичным факторам производственного процесса, лежащим в основе построения моделей. Практически на этом этапе анализа выдается информация для решения задач управления по отклонениям. Однако, как показала практика, информация такого рода не всегда достигает цели в процессе управления. Отрицательное влияние отдельных факторов на производительность агрегатов может быть устойчивым, а конкретный управленческий аппарат может не отвечать за ухудшающиеся результаты под влиянием этого отрицательного воздействия, так как положительное влияние других факторов может его перекрывать. Такое положение обусловлено тем, что система материального поощрения, как правило, базируется на конечном показателе работы - общем объеме производства за месяц, квартал и год. Поэтому, чтобы ликвидировать такие отрицательные моменты, следует материально заинтересовать управленческий персонал в поддержании положительных отклонений и оперативном устранении отрицательных, посредством включения в систему материального поощрения всех количественно оцениваемых факторов производственного процесса в моделях производительности. Тем самым создаются предпосылки осуществления принципа обратной связи в управлении.

Следовательно, алгоритм обратной связи должен содержать методы формирования показателей, по которым оценивается деятельность предприятия, информационно базирующиеся на них методы формирования фонда материального поощрения между производственными подразделениями предприятия, а также внутри их. Приведенная схема экономического анализа с использованием моделей управления учитывает отмеченную структуру алгоритма обратной связи (см. рис. 29).

Поскольку в системе управления анализ является завершающим этапом при подготовке управленческих решений, аналитические таблицы призваны дать ответ, как влияют изменения факторов производственного процесса на критерий эффективности управления, характеризующий эффективность деятельности предприятия, как изменяется фонд оплаты труда по предприятию, отдельным его цехам, участкам цехов, а также какое отражение это находит в размерах и суммах оплаты труда конкретных исполнителей производственного процесса. Оперативное, ежедневное оформление перечисленной информации в аналитических таблицах с нарастающими итогами с начала месяца позволяет контролировать результативность управленческого воздействия персонала по всем составляющим деятельности анализируемого объекта в течение всего месяца.

В экономической практике аналогичные таблицы именуют таблицами стандартных управленческих решений. Однако пока отсутствуют типовые межотраслевые разработки по использованию таких таблиц, нет классификации стандартных решений и информации, потребной для их реализации. Очевидно, структура таких таблиц должна базироваться на информации, отражающей содержание деятельности объекта управления по элементам. К стандартному при этом следует отнести решение о снижении или увеличении размера оплаты труда по конкретным рабочим, бригадам, отдельным участкам и цехам пре6дприятия в соответствии с результатами их работы.

Особенностью построения такой таблицы стандартных управленческих решений является возможность ее расширения в зависимости от числа рабочих, отдельных звеньев или бригад, агрегатов и цехов предприятия.

При решении задач подготовки управленческих решений на основе экономического анализа в качестве подготовительного этапа выступает описание ситуаций, в которых персоналу требуется обязательное принятие решения.

Процесс управления традиционно основывается на практическом знании персоналом деталей содержания управляемых процессов, по группе повторяющихся ситуаций. Как правило, сведения о таких ситуациях откладываются в памяти работника, сталкивавшегося с ними. В памяти же остаются и сведения о принятых мерах по каждой ситуации, а также полученные при этом результаты. В документах оперативно-технической отчетности можно найти только разрозненные данные по результатам принятых решений в тех или иных ситуациях. Однако в сконцентрированном, систематизированном с позиций отражения всех этапов процесса управления участком, цехом или предприятием в виде, пригодном для последующего моделирования этих этапов, такие сведения отсутствуют.

Поэтому весьма актуальной является разработка классификации возникающих ситуаций, по которым требуется вмешательство управленческого персонала, для разных уровней системной иерархии и разных звеньев управления одного уровня. Большое значение имеет классификация указанной информации по степени ее повторяемости во времени, по количественным пределам ее изменений, по принадлежности ее к исполнителям производственного процесса. В основе этой работы лежит создание классификации управленческих задач по обследованному объекту и описание их организационно-экономической сущности. При этом для условий цеха описывают отличие функций управления, например, объемом производства продукции начальника цеха, его заместителя или помощников, начальников участков, сменных мастеров и диспетчера, дают состав используемых при этом технико-экономических показателей и информации, особенности передачи этой информации от звена к звену управления. Ценность этой работы тем выше, чем больше разработок охвачено типизацией: процессов управления вообще, цеха вообще и конкретных технологических переделов.

При формировании массивов информации в приведенных типовых совокупностях решают задачи количественного ограничения возможного интервала колебания значений технико-экономических показателей. Такие интервалы по отдельным показателям (включая число агрегатов, разновидность ассортиментных групп и подгрупп, технологических участков и т.п.) помогают решить проблему типизации информационных массивов и подсистем АСУ. На этой основе применительно к условиям конкретных предприятий и их цехов появляется возможность осуществления логического контроля над правильностью подготавливаемых сведений для обработки на ЭВМ.

Специальные количественные ограничения отклонений значений технологических параметров и технико-экономических показателей предусматривают выдачу сведений об отклонениях на экран и печать с компьютера только в случае превышения ими определенных нормативных величин, по которым действительно требуется управленческое воздействие. Если отклонения отдельных показателей, например, находятся в пределах 0,1 - 0,5 % от абсолютного их планового значения при общем положительном результате деятельности агрегата, участка или цеха, то эти отклонения в оперативном анализе не должны выдаваться управленческому персоналу. При общем отрицательном результате предусматривают к выдаче с ЭВМ в определенной последовательности все отрицательные отклонения с приоритетом наибольшего из них по убывающей последовательности. Наиболее предпочтительна выдача только отрицательных отклонений отдельных показателей, превышающих величину отклонения общего результата деятельности. Наиболее обоснованным вариантом решения этой задачи служит разработка моделей формирования показателей - основы глобального, промежуточных и локальных критериев управления и выдача на их основе соответствующей аналитической информации общего и частного значения, используемой управленческим персоналом.

Без решения этой задачи возможны случаи, когда из 30-40 параметров производственно-технологического процесса один будет иметь положительное отклонение на 3 - 4 % от нормативного значения, и его действие будет устойчиво перекрывать отрицательные отклонения остальных параметров. При этом компьютер будет выдавать большой объем информации по этим несущественным отклонениям и отвлекать управленческий персонал от решения более важных, текущих или перспективных задач. Поэтому в алгоритме выдачи сведений об отрицательных отклонениях учитывают эти особенности.

Классификация управленческих задач, ситуаций, требующих вмешательства управленческого персонала, и соответственно необходимой при этом информации содержит не только границы возможных колебаний технологических параметров и технико-экономических показателей, но и границы, при превышении которых в существующих логических взаимосвязях следует их выдавать с ЭВМ в соответствующих звеньях управления.