2.3.Инвентаризация на складе

Важное место в деятельности склада занимает инвентаризация -проверка фактического наличия товарно-материальных ценностей. Фактическое наличие сопоставляется с бухгалтерскими данными.

При инвентаризации проверяется полнота отражения обяза­тельств в учете. Порядок проведения инвентаризации регламентирован "Мето­дическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств", утвержденными приказом Министерства финансов РФ от 13 июня 1995 г. № 49.

В инвентаризационную комиссию приказом руководителя пред­приятия включаются сотрудники и руководство склада, работники бухгалтерии. Допускается включать сотрудников службы внутреннего аудита или независимых аудиторских организаций.

Инвентаризация может быть периодической, непрерывной и выборочной. Согласно "Положению о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации" инвентаризация проводится:

- при проверке хозяйственной деятельности и при докумен­тальной ревизии предприятия;

- при смене материально-ответственных лиц (увольнение, убытие в отпуск);

- в случае хищений или других злоупотреблений и порчи мате­риальных ценностей, в том числе и по причине чрезвычайных ситу­аций (стихийных бедствий, пожара, аварий).

К началу инвентаризации все расходные и приходные докумен­ты на имущество передаются в бухгалтерию или инвентаризацион­ной комиссии, а все складские операции оформлены документально. Это означает, что все поступившие товарно-материальные ценности оприходованы, а выбывшие - списаны в расход.

Инвентаризационные описи во время перерывов в работе ин­вентаризационных комиссий должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

2.4.Информационные технологии в управлении складом

Под применением информационных технологий в управлении складом обычно понимают автоматизацию управления приемкой, внутренним перемещением, хранением, сортировкой, отправкой со склада и учетом товаров. В автоматизированном режиме может про­водиться и инвентаризация склада. Решающую роль в возможности автоматизации всех этих процессов играет штриховое кодирование, а также технологии радиочастотной идентификации.

Основная операция, на которой базируются информационные технологии управления складом - идентификация объекта управле­ния. Под объектом управления может пониматься товар, а может - сотрудник, местоположение которого необходимо опре­делить.

Автоматическая идентификация товара операцией считывания контактными или бесконтактными сканерами штрих-кода с этикетки, на которой он напечатан, резко снижает вероятность ошибки на этапе ввода информации о товаре.

Штриховой код - это комбинация темных и светлых полос (штрихов и пробелов), кодирующая информацию о товаре. Существует несколько систем штрихового кодирования: международ­ные, национальные и локальные, действующие в рамках одного предприятия или ограниченного числа предприятий. Наиболее рас­пространен стандарт ЕАМ — Международной ассоциации товарной нумерации. Согласно ему в штриховом коде имеются:

- изолированная зона;

- начальный код;

- данные о товаре;

- конечный код;

- замыкающая изолированная зона;

- контрольное число - результирующие цифры проверки.

Этикетки, на которые наносится штрих-код, изготавливаются из различных материалов: бумаги, винила и полиолефина, полиэс­тера, полипропилена, термотрансферных лент, лент на основе воска и резины.

Также различными принтерами могут наноситься штриховые коды: лазерными, матричными, термотрансферными и термальными. Обязательными элементами считывающего устройства явля­ются световой диод и фотодетектор.

Альтернативой штриховому кодированию является радиочас­тотная идентификация.

Это не означает, что штриховое кодирование будет вытеснено, поскольку оно обладает существенными преимуществами:

- исключение случаев считывания информации с другого но­сителя;

- низкая стоимость носителя информации;

- нечувствительность к электромагнитных помехам;

- отсутствие электромагнитного излучения, действующего на человека.

Радиочастотная идентификация по сравнению со штриховым кодированием имеет другие положительные качества:

- возможность корректировки информации, нанесенной на то­варную единицу;

- больший объем и более высокая скорость занесения инфор­мации;

- возможность засекречивания информации;

- большая долговечность носителя информации;

- отсутствие требований к месту размещения носителя ин­формации;

- лучшая защищенность от воздействия окружающей среды.

Систему радиочастотной идентификации образуют 3 основных компонента:

- радиочастотная метка (тег) или транспондер;

- считыватель информации, имеющий передатчик и антенну;

- устройство для обработки информации - компьютер.

В радиочастотной метке имеется приемник, передатчик, антен­на и блок памяти.

Активные радиочастотные метки имеют в своем составе источ­ник питания, из-за чего дальность считывания информации не зави­сит от энергии считывателя. При высокой дальности считывания ин­формации допускается и более высокая скорость движения метки относительно считывателя. Наличие источника питания на иденти­фицируемом объекте допускает использование менее мощных уст­ройств считывания информации.

Пассивные радиочастотные метки получают необходимую для работы энергию из поступающего от считывателя электромагнитного сигнала. Это обеспечивает практически неограниченный срок служ­бы меток. Они меньше по размерам и стоят дешевле, чем активные метки.

В работе радиочастотных меток используются как высокие час­тоты, так и средние и низкие частоты.

Для того, чтобы информация о товарах поступала в реальном режиме времени используют радиочастотные терминалы. Риск потери данных при этом ниже. В отложенном режиме времени информацию собирают с использованием переносных тер­миналов данных, из которых информация перегружается в головной компьютер. В процессе перегрузки возможна по различным причинам потеря информации.