2.2. Інформаційна система «Операційний день банку»

Програмне забезпечення банку має відповідати таким вимогам інформаційної безпеки:

• наявність системи захисту інформації, яку не можна відключити і неможливо здійснити оброблення інформації без її використання;

• забезпечення належного захисту інформації під час її передавання між різними підсистемами формування та оброблення інформації;

• для автоматизованих систем, які функціонують у режимі "клієнт-сервер", доступ користувачів до бази даних має відбуватися лише через додаткове програмне забезпечення, за допомогою якого здійснюється автентифікація осіб, яким дозволено користуватися цією базою даних;

• автентифікація користувача на кожному робочому місці та під час здійснення будь-яких операцій;

• забезпечення блокування роботи на кожному робочому місці під час багаторазових спроб (не більше трьох) неправильного введення паролю, якщо використовується парольний захист;

• наявність безперервного технологічного контролю за цілісністю інформації та накладання/перевіряння цифрового підпису на всіх банківських документах на всіх етапах їх оброблення;

• передавання електронних банківських документів, втрата або несанкціоноване ознайомлення з якими може завдати збитків банку, його відокремленим підрозділам або клієнту банку, відповідними каналами зв'язку електронною поштою або в режимі on-line лише зашифрованими з обов'язковим наданням підтвердження про їх отримання;

• обов'язкова реєстрація всіх спроб доступу, усіх операцій та інших дій, їх фіксація в автоматизованій системі в захищеному від модифікації електронному журналі з постійним контролем його цілісності.

Крім того, банкам слід:

• суворо дотримуватися і перевіряти виконання вимог щодо технічного та технологічного забезпечення їх діяльності, зокрема розміщення програмно-апаратних комплексів на таких комп'ютерах, що мають забезпечити їх надійне функціонування;

• уживати заходів для забезпечення безперебійного електроживлення та наявності резервних каналів зв'язку;

• перевіряти виконання вимог щодо організації захисту інформації в програмно-технічних комплексах згідно з нормативно-правовими актами Національного банку та вимогами розробників систем захисту інформації.

Програмне забезпечення повинно надати комерційному банку можливість розвиватись, збирати інформацію щодо клієнтів та обліку, підтримувати безпеку системи, здійснювати всі фінансові транзакції, поновлювати відсоткові ставки та обмінні ресурси валют, а також приймати необхідні рішення, підтримувати та модернізовувати правила ведення операцій, включаючи кредити і депозити, ринок позичкового капіталу, міжнародні платежі тощо.

Однією з перших автоматизованих банківських систем стала система “Операційний день банку”.У своїй діяльності АТ «Ощадбанк» використовує такі інформаційні системи як: АБС "БАРС Millennium", система термінових переказів "Швидка копійка", ПЗ "Бест-звіт Корпорація" та інші.

Операційний день банку - це діяльність банку протягом робочого дня, що пов'язана з реєстрацією, перевірянням, вивірянням, обліком, контролем операцій (у тому числі прийманням від клієнтів документів на переказ і документів на відкликання та здійсненням їх оброблення, передавання та виконання) з відображенням їх у балансі банку. Тривалість операційного дня встановлюється банком самостійно у внутрішньому положенні.

Операційний час банку - частина операційного дня банку, протягом якої відбувається обслуговування клієнтів, у тому числі приймаються документи на переказ і документи на відкликання, що мають бути оброблені, передані та виконані банком. Початок та кінець операційного часу встановлюються згідно з розпорядженням керівника банку з урахуванням режиму роботи платіжних систем і доводяться до відома клієнтів.

Класично в межах завдання “Операційний день банку” повинні розв’язуватись такі питання.

1. Облік клієнтів банку.

1.1. Відкриття особових рахунків за балансовими рахунками.

1.2. Закриття особових рахунків.

1.3. Пошук та відображення інформації про клієнтів банку, складання звіту щодо їх кількості та особових рахунків.

2. Синтетичне врахування.

2.1. Урахування щоденних операцій із зарахування та списання з рахунків коштів клієнтів.

2.1.1. Введення та контроль вхідної інформації для проведення операцій за безготівковими розрахунками.

2.1.2. Зарахування коштів на рахунки за новими авізо та іншими розрахунковими документами.

2.1.3. Оплата документів за рахунок коштів, що є на рахунках клієнтів, та за рахунок кредиторів банку.

2.1.4. Врахування щоденних операцій банку з інструментальним накопиченням результатів проводок платіжних документів у базі даних про операції банку.

2.2. Формування даних синтетичного врахування.

2.2.1. Формування бухгалтерського журналу.

2.2.2. Нормування звітної картки:

а) формування звітної картки на початок втілення (заповнення “шапки”);

б) формування звітної картки на день втілення;

в) перенесення залишків у звітні картки на 1-ше число місяця;

г) перенесення залишків у звітні картки на 1-ше січня.

2.2.3. Введення залишків особових рахунків на початок впровадження.

2.2.4. Складання місячної оборотної відомості.

2.2.5. Складання річної оборотної відомості.

2.2.6. Складання балансу банку за визначений період (день, місяць, квартал, рік).

2.2.7. Формування щоденних зведених платіжних доручень за кредитом рахунків 830 і 871.

2.2.8. Складання щоденних виписок з особових рахунків клієнтів банку.

2.2.9. Формування залишків за рахунками клієнтів із заданими балансовими номерами станом на поточну дату.

2.2.10. Нарахування відсотків клієнтам за наявність коштів на їх розрахункових рахунках.

2.2.11. Розрахункові операції за акредитивами.

2.2.12. Ведення прибутково-видаткових касових журналів.

2.2.13. Накопичення інформації за позабалансовими рахунками.

2.2.14. Складання перевірочних відомостей залишків особових позабалансових рахунків.

2.2.15. Складання місячної оборотної відомості за позабалансовими рахунками.

2.2.16. Складання річної оборотної відомості за позабалансовими рахунками.

3. Розрахунок нормативів НБУ (сума коштів за депозитами та коефіцієнтами).

4. Врахування короткострокових та довгострокових позик.

4.1. Формування та ведення карток і журналу реєстрації термінових зобовязань.

4.2. Контроль за короткостроковими та довгостроковими позиками за термінами покриття.

4.3. Переведення позик, які не покриті вчасно, на рахунки простроченої заборгованості.

4.4. Формування меморіальних ордерів.

4.5. Формування підсумкових (за прибутками та видатками), а також прибутково-видаткових коштів до позабалансових рахунків 9921, 9971, 9961.

4.6. Складання розшифровки окремих рахунків балансу за термінами залучення та спрямуванням коштів.

4.7. Формування відомості відсоткових чисел.

4.8. Формування відомості нарахування відсотків.

5. Формування меморіальних ордерів обороту.

6. Формування і ведення картотеки № 1.

6.1. Відбір документів до картотеки № 1.

6.2. Ведення картотеки № 1.

7. Формування і ведення картотеки № 2.

7.1. Формування картотеки № 2.

7.2. Розміщення розрахунково-грошових документів у картотеці № 2 за умови відсутності коштів на рахунках клієнтів.

7.3. Формування повідомлень клієнтам про відсутність коштів на рахунках, реєстрація документів у журналі та картотеці № 2.

7.4. Формування підсумкових сум за прибутками до позабалансових рахунків 9929, 9932.

7.5. Оплата (повна чи часткова) в порядку календарної черги документів картотеки № 2 з розрахункових, позичкових рахунків та рахунків фінансування.

7.6. Формування дебетових авізо та меморіальних ордерів.

7.7. Формування журналів до картотеки № 2 за видатками.

7.8. Формування підсумкових сум за видатками та прибутково-видатковими ордерами до позабалансових рахунків 9929, 9932.

7.9. Нарахування пені за документами з картотеки № 2. Нарахування розміру та справляння пені за повної чи часткової оплати документів з картотеки № 2.

8. Формування та ведення картотеки № 3 до рахунка 9933.

8.1. Розміщення розрахунково-грошових документів у картотеці № 3.

8.2. Формування повідомлень клієнтам про причини несплати, реєстрація документів у журналі та картотеці № 3.

8.3. Формування підсумкових сум за прибутками та позабалансовим рахунком 9933.

8.4. Оплата (повна чи часткова) розрахункових документів із картотеки № 3 з рахунків фінансування.

8.5. Формування авізо та меморіальних ордерів.

8.6. Формування журналів до картотеки № 3 за видатками.

8.7. Формування підсумкових сум за прибутками та видатками та прибутково-видатковими ордерами до позабалансового рахунка 9933.

8.8. Нарахування пені за документами з картотеки № 3. Нарахування та справляння пені за повної чи часткової оплати документів з картотеки № 3.

9. Формування відомості врахування планів фінансування.

10. Врахування касових операцій.

10.1. Врахування грошового виторгу, що надходить на рахунки клієнтів.

10.2. Врахування та звітність при виконанні касового прогнозу.

11. Складання річного звіту за встановленими формами.

“Операційний день банку” (ОДБ) – програмне забезпечення, яке обслуговує внутрішню поточну діяльність банку (бухгалтерський облік, обслуговування рахунків клієнтів тощо). Іноді ОДБ включає внутрішню платіжну систему (ВПС) банку.

Характерна особливість первинних документів ОДБ у національній валюті – їх уніфікованість. Можна виділити дві групи документів.

1) Документи за безготівковими розрахунками: платіжне доручення (головний), платіжна вимога, меморіальний ордер та інші. В ОДБ вони вводяться та обробляються за єдиною технологією. Їх основне призначення – “обґрунтувати” платіж. 

Платіж – переміщення суми між двома рахунками. Усі платежі поділяються на внутрішньобанківські (обидва рахунки належать одному банку) і міжбанківські (рахунки знаходяться в різних банках).

2) Касові документи: прибутковий і видатковий касовий ордер. За традиційною банківською технологією, проводка може виконуватися лише за наявності санкції не менш ніж двох уповноважених співробітників.

Як уже зазначалося, “операційний день банку” – програмне забезпечення, яке обслуговує внутрішню поточну діяльність банку. Платіжний документообіг є ключовою складовою діяльності банку, оскільки господарча (уставна) діяльність банку зводиться до організації розрахунків (платіжного обігу) в готівковій та безготівковій формах через вклади, кредитування, гарантії, консультації та ін. Наскільки чітко, технологічно організовано документообіг, настільки легко реалізується виконання основних функцій банку. У будь-якій автоматизованій банківській системі найважливішою є технологія, що покладена в основу документообігу.

Основні вимоги, які висуваються до платіжного документообігу:

1) повинен мати універсальний, чіткій вхідний інтерфейс, через який надходять первинні грошові документи, що ініціюють платежі; при цьому для документообігу не повинно бути різниці між клієнтським грошовим документом та грошовим документом співробітників функціональних відділів банку; функціональний відділ – підрозділ банку, що займається основною функціональною діяльністю (кредитний, депозитний, вкладів населення, валютний, фондовий та ін.);

2) забезпечувати прозору маршрутизацію платіжних документів;

3) надавати можливість контролювати платіж на всьому маршруті його слідування;

4) чітко розрізняти відповідальність бухгалтерів за платежі, що ними здійснюються (модифікувати інформацію може лише той, хто має на це право в силу службових обов’язків);

5) сприяти підвищенню безпеки економічної інформації за рахунок розмежування доступу до неї різних категорій користувачів;

6) дозволяти скасування платіжного документа, якщо в ньому або документі, що до нього відноситься, знайдено помилку до закриття операційного дня.

Для здійснення максимального контролю при вводі кожний первинний документ вводиться двічі різними співробітниками. В обробку приймаються лише ті документи, результат двох незалежних вводів яких співпав. Документи за безготівковими розрахунками вводять операціоніст і контролер, а касові документи – операціоніст і касир.

Допускається і більш складна технологія, при якій усі введені документи за безготівковими розрахунками додатково переглядаються на окремому робочому місці бухгалтером, який “випускає” потрібні документи на подальшу обробку.

У загальному випадку банк для здійснення міжбанківських платежів може мати декілька кореспондентських рахунків (Ностро і/або Лоро), до яких обов’язково входить кореспондентський рахунок в управлінні НБУ.

Коли є декілька кореспондентських рахунків, то для кожного міжбанківського платежу необхідно вказати, через який із них він буде здійснений. Вирішує це завдання спеціальний співробітник для роботи з кореспондентськими рахунками (позиціонер).

Первинний документ, який виходить за межі банку, тобто обґрунтовує міжбанківський платіж, повинен “схвалюватися” трьома співробітниками: операціоністом, контролером та позиціонером.

Внутрішнє представлення (структура) первинного документа в ОДБ, так званий електронний документ, повинно включати:

- дату заповнення і номер документа (власні дата і номер);

- вид документа;

- кореспондентські рахунки (дебет і кредит);

- суму і призначення платежу.

Касовий документ додатково включає касовий символ і, якщо необхідно, платіж – комісію за касову операцію.

В ОДБ з кожним документом пов’язується і внутрішня інформація:

- ідентифікація документа;

- ідентифікація вводу і контролю (хто, коли і на якому робочому місці);

- стадія обробки документа та інше.

Структурно базовий ОДБ включає такі блоки (вузли):

1) “Відділення” – обслуговування клієнтів, ввід, контроль та випуск первинних документів;

2) “Центр” (філія) – обробка документів, які прийшли з відділень, внесення змін у рахунки, ведення (супровід) балансу (балансів);

3) “Позиціонування” – прийняття рішень про переміщення сум за межі банку (філії), ведення лімітів за кореспондентськими рахунками;

4) “Фільтр” – узгодження форматів різних систем електронних платежів;

5) “Гіперцентр” (центральний офіс банку) – супровід єдиної спільної (загальної) бази рахунків, ведення консолідованого балансу банку, можливо, у розрізі філій і/або відділень.

Кожний із блоків (вузлів) може функціонувати на одному комп’ютері або локальній мережі; вузол має унікальний номер у межах ОДБ. Різні компоненти системи можуть бути розташовані на значній відстані один від одного. Зв’язок між різними вузлами здійснює окремий рівень ОДБ – електронна пошта. Залежно від cпособів з’єднань окремих вузлів ОДБ в єдиний комплекс формуються бази для різних внутрішньобанківських платіжних систем.

За цією схемою працює і АТ «Ощадбанк». Велике значення має використання ефективного і надійного програмного забезпечення. Згідно законодавства висуваються відповідні вимоги. Відповідно технічний бік здійснення банківських операцій займається операційний відділ.