42) Создание отчётов. Режимы работы с отчётами.

• Режимы работы:

• Предварительный просмотр (пользователь видит внешний вид отчёта в том виде, в каком он выводится на печать)

• Конструктор (используется для создания и редактирования структуры отчёта)

• Макет (позволяет просматривать макет отчёта с образцами данных и при необходимости редактировать)

 Способы создания отчета

В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:

 Конструктор

 Мастер отчетов

 Автоотчет: в столбец

 Автоотчет: ленточный

 Мастер диаграмм

 Почтовые наклейки

• Создание

 Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:

 В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.

 Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.

 В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.

 Щелкнуть на кнопке ОК.

 Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде.

 В меню Файл щелкнуть на команде Сохранить. В окне Сохранение в поле Имя отчета указать название отчета и щелкнуть на кнопке ОК.

43 Сортировка и группировка данных

Отчеты становятся более понятными и структурированными, если данные в них организованы в группы и подгруппы. В разд. "Создание отчета с помощью Мастера отчетов"данной главы было показано, как задать начальные свойства группировки и сортировки данных. Однако структуру отчета можно изменить. Для этого используется диалоговое окно Сортировка и группировка (Sorting and Grouping), изображенное на рис.

Чтобы открыть диалоговое окно Сортировка и группировка (Sorting and Grouping), откройте отчет в режиме Конструктора и нажмите кнопку Сортировка и группировка (Sorting and Grouping) на панели инструментов Конструктор отчетов (Report Design).

В этом диалоговом окне можно определить поля или выражения, по которым Access будет группировать данные. Кроме того, сгруппированные данные можно сортировать по возрастанию или по убыванию. Символ Сортировка и группировка (Sorting and Grouping) на кнопке выделения в левом сером столбце этого диалогового окна указывает на то, что данное поле или выражение (находящееся справа от значка) используется для группировки записей. В данном примере поле "Категория" (CategoryName) используется для группировки строк отчета, а сортировка строк в пределах группы выполняется по полю "КодТовара" (ProductID).

Access 2002 позволяет группировать данные двумя способами: по категориям, при этом каждой категории должно соответствовать уникальное значение, и по диапазону значений, который может быть как числовым, так и алфавитным. При этом для группировки данных можно использовать не только значения полей, но и выражения.

44Оформление страниц отчета

При создании отчета важно не только определить данные, которые должны быть представлены в отчете, но и нужным образом оформить отчет как документ: правильно разбить его на страницы, пронумеровать страницы, выделить наиболее важные данные. В этом разделе будут рассмотрены вопросы, касающиеся оформления страниц отчета.

Добавление разрывов и нумерации страниц

Если не все нужные данные помещаются на одной странице, Access позволяет вставить принудительный разрыв страницы, чтобы не разрывать группы данных и не нарушать структуру отчета. Для этого:

Откройте отчет в режиме Конструктора.

На панели элементов нажмите кнопку Разрыв страницы (Page Break). В тех областях отчета, где можно вставить разрыв страницы, курсор мыши будет принимать вид маленького креста, к которому прикреплена страница.

Поместите указатель мыши в то место, где необходимо разорвать страницу, и щелкните левой кнопкой мыши. Появится символ разрыва страницы.

Теперь вся информация, расположенная после вставленного разрыва страницы, будет выводиться на новой странице. При необходимости использования принудительных разрывов страниц и в других местах отчета повторите описанную выше процедуру.

Вставленный разрыв страницы можно перемещать в пределах всего отчета. Для этого выделите его, щелкнув по нему левой кнопкой мыши либо выбрав его название в списке Объект (Object) панели форматирования, и с помощью мыши перетащите в новое место.

Чтобы удалить разрыв страницы, выделите его и нажмите клавишу Delete либо выберите команду Правка → Удалить (Edit → Delete).

После того как отчет разбит на страницы, их необходимо пронумеровать. Access 2002 предоставляет несколько возможностей нумерации многостраничных отчетов. Номера страниц могут быть двух форматов, выводиться внизу или вверху каждой страницы с различным выравниванием. Для вставки номеров страниц:

Откройте отчет в режиме Конструктора.

Выберите команду Вставка → Номера страниц (Insert → Page Numbers).

В появившемся диалоговом окне Номера страниц (Page Numbers) установите нужные параметры и нажмите кнопку ОК.

.45 Работа с объектом отчёт

Access поддерживает несколько способов извлечения информации из базы данных. Доступны следующие возможности:

1 Отображение всех товаров поставщика с помощью запроса.2 Запрос позволяет извлекать данные из нескольких таблиц.3 Можно задать в программе Access условия выбора.

4 Отображение всех сведений об одном товаре с помощью формы. Отображение сводной информации о квартальных продажах по региону с помощью сводной таблицы или сводной диаграммы. Сводная таблица позволяет анализировать данные и отображать информацию различными способами, перетаскивая поля в представлении, напоминающем электронную таблицу. С помощью сводной диаграммы можно отображать данные сводной таблицы в виде диаграммы.

Организация и печать сведений о продажах товара в виде отчета для использования в ходе презентации или раздачи сотрудникам организации. Отчеты обеспечивают возможность точной настройки структуры и представления информации.

Таблица запроса содержит множество записей.

В этой форме отображается по одной записи.

Сводная форма содержит данные для анализа.

Отчет содержит сгруппированные сведения о множестве записей для печати или распространения.

Отчет применяется в следующих случаях:

Требуется распечатать регулярно используемую информацию.

Требуется распечатать информацию для раздачи.

Требуется возможность точной настройки структуры и представления данных, предназначенных для печати.

Требуется группировать или свести данные в целях отчетности.

Создав и сохранив макет отчета, можно использовать его многократно. Дизайн отчета не меняется, однако каждый раз при печати в отчет включаются свежие данные. При необходимости можно изменить макет отчета или создать новый похожий отчет на основе исходного. Приложение Access позволяет создавать отчеты, обеспечивающие следующие возможности:

Организация и представление данных в группах.

Печать колонтитулов на уровне отчета, страницы и группы.

Вычисление суммы с накоплением, итогов группы, общих итогов и процентов итогов.

Включение подчиненных форм, подчиненных отчетов и диаграмм.

Представление данных в привлекательном формате с использованием рисунков, линий, шрифтов, диаграмм и условного форматирования.