Билет 1: База данных как средство хранения информации

База данных представляет собой совокупность сведений (о реальных объектах, процессах, событиях, явлениях), относящиеся к определенной предметной области и организовывается таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности либо любой ее части.

СRM – система управления. В настоящее время основной моделью базы данных является реляционная модель.

Реляционная модель представляет собой набор взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах одного типа. Каждая строка такой таблицы содержит информацию об одном экземпляре объекта – его характеристики(например, ФИО студента, клиента, юрид. адрес, телефон контактного лица). Каждое поле такой записи содержит информацию об одной характеристике всех экземпляров объекта. Такие столбцы называются полями записи. Некоторые столбцы могут содержать уникальные значения для каждой записи в этом поле. Такие поля называются ключевыми, они используются для связывания записей из разных таблиц.

Базы данных классифицируются по месту расположения на:

• Централизованные, они располагаются полностью в памяти одного компьютера;

• Распределенные они состоят из нескольких частей, каждая их которых хранится в памяти отдельной ЭВМ;

В свою очередь, централизованная БД может использовать 2 различные технологии или архитектуры:

• «Файл-Сервер» Функции: хранение, передача, обработка и предоставление

• «Клиент-Сервер» Функции: хранение и обработка, передача, пердоставление.

2. Запуск субд. Рабочая среда и ее настройки.

Для запуска программы Microsoft Access 2007 нажмите кнопку Пуск, в меню выберите последовательно пункты Все программы → Microsoft Office → Microsoft Office Access 2007.

Основные элементы главного окна Microsoft Access следующие:

    • Строка заголовка содержит имя базы данных, название формата файла (например, Access 2007) и название программы – Microsoft Access.

    • Кнопка Office вызывает меню быстрого доступа, которое позволяет создать, открыть, сохранить и закрыть базу данных, организовать общий доступ к базе данных, переслать документы базы данных по электронной почте и вывести их на печать. Является аналогом меню Файл в предыдущих версиях Microsoft Office.

    • Панель быстрого доступа – на ней целесообразно расположить значки наиболее часто используемых команд, чтобы вызывать их одним щелчком кнопки мыши и тем самым значительно ускорять работу. Для настройки набора кнопок на панели быстрого доступа выполните нажмите кнопку справа от панели. На экране появится меню Настройка панели быстрого доступа.

    • Лента – ключевой элемент интерфейса, объединяющий все команды работы с базой данных. Лента состоит из вкладок, на каждой из которых расположены значки нескольких групп команд. Для перехода на вкладку нужно щелкнуть кнопкой мыши на ее названии.     Вкладки Главная, Создание, Внешние данные и Работа с базами данных находятся на ленте постоянно. Остальные появляются или исчезают в зависимости от того, какой документ активен в рабочей области. Чтобы освободить дополнительное место на экране, ленту команд можно свернуть, дважды щелкнув кнопкой мыши на названии активной вкладки.

• Область переходов отображает список документов базы данных (таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов) и позволяет переключаться между ними. Чтобы открыть документ базы данных, достаточно дважды щелкнуть кнопкой мыши на его названии в области переходов.

    • Окна/вкладки документов. Документы базы данных располагаются в рабочей области Access в виде вкладок или в виде перекрывающихся окон.     • Строка состояния отображает подсказки и сообщения о состоянии программы, а также содержит ряд кнопок, позволяющих быстро переключаться между различными режимами работы с текущим документом.

3. Работа с бд. Создание новой. Открытие. Преобразование. Сжатие.

Для создания пустой базы данных:

    1. Нажмите кнопку Microsoft Office, а затем в появившемся меню выберите пункт Создать.     2. В правой части окна появится область Новая база данных. Введите необходимые данные.

    3. Нажмите кнопку Создать. Откроется новая база данных с единственной пустой таблицей, и программа перейдет в режим редактирования таблицы.

Если база данных уже была создана, то ее можно открыть, воспользовавшись кнопкой Microsoft Office и выбрав в появившемся меню пункт Открыть.

Базу данных, созданную в Access более ранней версии, можно открыть и в более поздних версиях Aceess, но чтобы применить новые возможности базу данных необходимо преобразовать в формат более поздней: щелкнув кнопку Microsoft Office, наведите указатель на Сохранить как, а затем в разделе Сохранить базу данных в другом формате выберите формат файла, в который требуется выполнить преобразование.

Если вы хотите сократить размер вашей БД, можно применить операцию, называемую сжатием. Для этого выберите последовательность: кнопка Office > Управление > Сжать и восстановить базу данных

4)Работа с обьектами базы данных:

1.Задание и изменение описания объекта базы данных(кнопка Свойства .Введите новое описание.)

с2. Задание режима по умолчанию для объекта базы данных(кнопка Свойства .В форме дважды щелкните область выделения формы.Выберите значение свойства Режим по умолчанию (DefaultView) из списка.)

3. Копирование объекта базы данных(кнопка Копировать . Нажмите кнопку Вставить .Введите уникальное имя объекта в окне Вставка) 4. Копирование объектов базы данных(Существующий объект легко изменить, создав его копию и внеся изменения в нее. Копия объекта БД обычно наследует свойства исходного объекта, но не наследует ограничения и из исходной таблицы. При создании копии страницы доступа к данным Microsoft Access запрашивает имя нового HTML-файла. 5. Открытие объекта базы данных(Открытие таблицы\Открытие формы или подчиненной формы\Открытие отчета или подчиненного отчета\Открытие запроса (на выборку или перекрестного), в котором отображаются записи\Открытие страницы доступа к данным\Открытие макроса\Открытие модуля) 6. Отображение и скрытие объектов базы данных(Указание отображения или скрытия объекта базы данных\Отображение или скрытие объектов, скрытых по умолчанию\Отображение или скрытие системных объектов по умолчанию) 7. Отображение или скрытие ярлыков для создания новых объектов базы данных(В меню Сервис – команда Параметры. вкладка Вид.Установите или снимите флажок новые ярлыки объектов.) 8. Переименование объекта базы данных(Щелкните нужный объект правой кнопкой и выберите команду Переименовать.Введите новое имя и нажмите клавишу ENTER.) 9. Переключение между режимами объекта базы данных(Переключение между режимами формы, отчета, запроса или таблицы\Переключение между режимами подчиненной формы\Переключение между режимами отображения страницы доступа к данным) 10. Предварительный просмотр объекта базы данных(кнопка Предварительный просмотр на панели инструментов Таблица в режиме таблицы, Запрос в режиме таблицы или Режим формы) 11. Просмотр и изменение общих свойств объекта базы данных( кнопка Свойства на панели инструментов.) 12. Просмотр списка объектов базы данных(команда Свойства БД в меню Файл.Выберите вкладку Содержание.) 13. Сохранение объекта базы данных 14. Сохранение объекта базы данных как объекта другого типа(Сохранить как в меню Файл.) 15. Удаление объекта базы данных

5)Использование справочных систем

-Access содержит обширную справочную систему и средства ее визуализации, готовые дать ответ на подавляющее большинство вопросов, возникающих у пользователя. Существует несколько способов получить ответы на свои вопросы.С помощью специального поля для ввода вопроса в строке главного меню Access.Вызвав окно Справка Microsoft Access (Microsoft Access Help).Задав вопрос Помощнику (Office Assistant).Обратившись за справкой на Web-сервер Microsoft. Чтобы вызвать окно справки, выполните одно из действий:ыберите команду меню Справка → Справка Microsoft Access (Help → Microsoft Access Help);нажмите кнопку Справка Microsoft Access (Microsoft Access Help) на стандартной панели инструментов Access (той, которая отображается в данный момент на экране);выберите команду Справка Microsoft Access (Microsoft Access Help) в области задач Создание файла (New File), если она отображается на экране.

6)Создание таблиц,Режимы работы с таблицами.

-Создание новой таблицы в новой базе данныхНажмите кнопку Microsoft Office , а затем выберите команду Создать.В поле Имя файла введите имя файла. Чтобы изменить его расположение, щелкните значок папки для выбора нужной папки.Нажмите кнопку СоздатьОткроется новая база данных, в которой будет создана и открыта в режиме таблицы новая таблица с именем «Таблица1».

-Создание новой таблицы в существующей базе данныхНажмите кнопку Microsoft Office , а затем выберите команду Открыть.В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных.На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните Таблица.В базу данных вставляется новая таблица, которая открывается в режиме таблицы.-Создание таблицы на основе шаблона таблицыДля создания таблиц «Контакты», «Задачи», «Вопросы», «События» и «Основные фонды» можно использовать шаблоны таблиц, которые включены в Office Access 2007. Шаблоны таблиц совместимы со списками Windows SharePoint Services 3.0 с теми же именами.Нажмите кнопку Microsoft Office , а затем выберите команду Открыть.В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных.На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните Шаблоны таблицы и затем выберите из списка один из доступных шаблонов.Будет вставлена новая таблица на основе выбранного шаблона таблицы.

-Существуют четыре режима работы с таблицами: режим Таблицы, режим Конструктора, режим Сводной таблицы и режим Сводной диаграммы.

Билет 7: Структура таблицы. Определение полей таблицы.

Таблицы используются для хранения данных, поэтому они являются стандартными блоками любой базы данных. Данные в таблице хранятся в виде столбцов (полей) и строк (записей). Все данные в таблице должны относиться к объектам одного типа и только к ним. В каждой таблице содержатся строки, называемые записями, и столбцы, называемые полями.

Поле файла (таблицы) определяет род сведений о предмете.

Записью является набор сведений о человеке, предмете или событии. Каждая запись в таблице содержит один и тот же набор полей и каждое поле одного и того же рода сведения о предмете.

При создании таблиц в режиме Конструктора приходится задавать имена таблиц и полей в таблицах. При этом необходимо придерживаться ряда правил.

• Имена полей в таблице не должны повторяться, т. е. должны быть уникальными.

• Имена полей могут содержать не более 64 символов, включая пробелы.

• Желательно избегать употребления имен полей, совпадающих с именами встроенных функций или свойств Microsoft Access.

• Имя поля не должно начинаться с пробела или управляющего символа (коды ASCII 00-31).

• Имена полей могут содержать любые символы, включая буквы, цифры, пробелы, специальные символы, за исключением точки (.), восклицательного знака (!), апострофа (') и квадратных скобок ([), (]).

После ввода имени поля необходимо задать тип данных, которые будут находиться в этом поле. Наиболее удобным способом является выбор типа из списка, но наименование типа можно ввести и вручную. Обычно при ручном вводе Конструктор автоматически предлагает закончить вводимое название типа.

Билет 8: Типы данных СУБД.

Тип данных определяет, какого вида данные допускается вводить в поле. Выбор соответствующего типа данных обеспечивает ввод данных в правильной форме для сортировки, вычислений и других операций. Microsoft Access поддерживает следующие типы данных:

• Текстовый - текст или числа, не требующие проведения расчетов, например, номера телефонов.

• Поле МЕМО - длинный текст или комбинация текста и чисел.

• Числовой - числовые данные, используемые для проведения расчетов.

• Дата/время - даты и время, относящиеся к годам с 100 по 9999, включительно.

• Денежный - денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах.

• Счетчик - уникальные последовательно возрастающие (на 1) или случайные числа, автоматически вводящиеся при добавлении каждой новой записи в таблицу.

• Логический - логические значения, а также поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений (Да/Нет).

• Поле объекта OLE - объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Microsoft Access.

• Гиперссылка - Строка, состоящая из букв и цифр, и представляющая адрес гиперссылки.

• Мастер подстановок - создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка, или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Выбор этого параметра в списке в ячейке запускает мастера подстановок, который определяет тип поля.

Билет 9: Свойства полей таблицы.

Размер поля. Определяет максимальную длину текстового или числового поля, так как если размер подобран неоптимальное, расходуется, лишня память.

Формат поля. Устанавливает формат отображения данных в форме, запросе, отчете.

Число десятичных знаков. Количество знаков после запятой в десятичном числе.

Маска ввода. Задает маску (шаблон), при вводе данных в таблицу или форму.

Значение по умолчанию. Содержит значение, установленное по умолчанию, для всех новых записей таблицы.

Подпись. Задает подпись поля, которое выводиться в формах, отчетах, таблицах (не путать с именем поля).

Условие на значение. Позволяет задать то условие, которое проверяется при вводе данных в поле.

Сообщение об ошибке. Задается текст, сообщение выводится в диалоговом окне, если вводимые данные не соответствуют, заданному условию на значение.

Обязательное поле. Определяет, может ли поле быть пустым или нет.

Пустые строки. Определяет возможность ввода в поля пустых строк с пробелами.

Индексированное поле. Задает индексы, для ускоренного поиска информации в таблице.

Билет 10: Определение ключевых полей.

Ключевое поле (ключ) - специальное поле, определяющее уникальность каждой записи в данной таблице; ключевым может быть любое поле или группа полей, лишь бы они имели уникальный набор значений для каждой записи в таблице;

В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей:

Ключевые поля счетчика. Поле счетчика можно задать таким образом, чтобы добавлении каждой записи в таблицу в это поле автоматически вносилось порядковое число. Для этого достаточно выбрать тип поля Счетчик.

Простой ключ. Если поле содержит уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера, то это поле можно определить как ключевое. Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения, то оно не будет определено как ключевое. Для определения записей, содержащих повторяющиеся данные можно выполнить запрос на поиск повторяющихся записей. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, то следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ.

Составной ключ. В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, существует возможность создать ключ, состоящий из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц в отношении "многие-ко-многим". Если определить подходящий набор полей для составного ключа сложно, просто добавьте поле счетчика и сделайте его ключевым.

Создание и изменение ключевых полей

• Откройте таблицу в режиме конструктора.

• Выделите одно или несколько полей, которые необходимо определить как ключевые. Для выделения одного поля выберите область выделения строки нужного поля. Для выделения нескольких полей нажмите и удерживайте клавишу CTRL и выберите область выделения для каждого поля.

• Нажмите кнопку Ключевое поле на панели инструментов.

Билет 11: Создание и использование индексированных полей.

- Задает индексы, для ускоренного поиска информации в таблице. При помощи индексов ускоряется сортировка и поиск записей. Индексы таблиц Microsoft Access используются так же, как и предметные указатели в книгах: при поиске данных выполняется их поиск в индексе. Индексы можно создавать по одному или нескольким полям. Составные индексы позволяют пользователю различать записи, в которых первые поля могут иметь одинаковые значения.

Значение данного свойства можно задать только в окне свойств в режиме конструктора таблицы. Индекс по одному полю может быть определен путем установки свойства Индексированное поле (Indexed). Кроме того, можно выбрать команду Индексы в меню Вид или нажать кнопку "Индексы" на панели инструментов. Будет открыто окно индексов. Вкладка Подстановка на бланке свойств поля используется для указания элемента управления, используемого по умолчанию для отображения поля. После выбора элемента управления на вкладке Подстановка выводятся все дополнительные свойства, необходимые для определения конфигурации элемента управления. Microsoft Access задает значения этих свойств автоматически, если в режиме конструктора таблицы для поля в столбце "Тип данных" выбирается "Мастер подстановок". Значения данного свойства и относящиеся к нему типы элементов управления влияют на отображение поля как в режиме таблицы, так и в режиме формы.

Билет 12: Связи между таблицами, схема данных, целостность данных.

Реляционные БД состоят из нескольких таблиц, связь между которыми устанавливается с помощью совпадающих полей. Каждая запись в таблицах идентифицирует один объект. Отношение между объектами определяет отношение между таблицами. Существует 4 типа отношений:

Отношение «один-к-одному» означает, что каждая запись в одной таблице соответствует только одной записи в другой таблице.

Отношение «один-ко-многим» означает, что каждой записи в одной таблице соответствует одна или несколько записей в другой таблице.

Отношение «многие-ко-одному» аналогично рассмотренному ранее типу. Тип отношения между объектами зависит от вашей точки зрения.

Отношение «многие-ко-многим» возникает между двумя таблицами в тех случаях, когда:

• одна запись из первой таблицы может быть связана более чем с одной записью из второй таблицы;

• одна запись из второй таблицы может быть связана более чем с одной записью из первой таблицы.

Формирование схемы обычно выполняют после завершения работы над всеми таблицами БД:

1. Закрыть все таблицы БД (создать связи при открытых таблицах нельзя).

2. Переключиться в окно БД.

3. Выполнить команду Сервис/Схема данных.

4. В списке диалогового окна Добавление таблицы выделить таблицы БД и нажать кнопку Добавить. Если окно отсутствует на экране выполнить команду Связи/Добавить таблицу.

5. Закрыть диалоговое окно Добавление таблицы.

6. В окне Схема данных упорядочить главные и подчиненные таблицы следующим образом: главные расположить выше и вокруг подчиненных таблиц.

7. Для формирования связи между таблицами перетащить поле первичного ключа из главной таблицы на поле внешнего ключа подчиненной таблицы.

8. В диалоговом окне Изменение связей

- проверить корректность связи (совпадение по полям)

- установить флажки в группе Обеспечение целостности данных

- ОК

9. Сохранить макет схемы данных.

Целостность даных означает систему правил, используемых для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также для обеспечения защиты от случайного удаления или изменения связанных данных. Установить проверку целостности данных можно, если выполнены следующие условия:

• связанное поле главной таблицы является ключевым полем или имеет уникальный индекс;

• связанные поля имеют один тип данных. Здесь существует два исключения. Поле счетчика может быть связано с числовым полем, если в последнем поле в свойстве Размер поля указано значение Длинное целое, или в обоих полях свойство Размер поля имеет значение Код репликации;

• обе таблицы принадлежат одной базе данных Microsoft Access.

Чтобы преодолеть ограничения на удаление или изменение связанных записей, сохраняя при этом целостность данных, следует установить флажки каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записей. Если установлен флажок каскадное обновление связанных полей, то при изменении ключевого поля главной таблицы автоматически будут изменены и соответствующие значения поля связанных записей. Если установлен флажок каскадное удаление связанных записей, то при удалении записи в главной таблице удаляются и все связанные записи в подчиненной таблице.

13. Редактирование структуры таблицы в режиме конструктора.

В Access модификация структуры таблицы осуществляется в режиме Конструктор. Для модификации структуры таблицы необходимо:

1. Открыть базу данных, содержащую таблицу, структуру которой необходимо изменить.

2. Щелкнуть мышью по нужной таблице в окне База данных.

3. Щелкнуть мышью по кнопке Конструктор , чтобы открыть описание структуры таблицы в режиме Конструктора.

Для удаления поля в режиме Конструктора следует:

1. Установить текстовый курсор в удаляемую строку Часть света.

2. Щелкнуть мышью по кнопке Удалить строки на панели Стандартная или выполнить цепочку команд меню: Правка®Удалить строки.

3. Щелкнуть мышью по кнопке Да в открывшемся окне

Для вставки поля в режиме Конструктора требуется:

1. Установить текстовый курсор в поле строки, над которой будет расположено новое поле. Для нашего примера это будет поле Язык.

2. Щелкнуть мышью по кнопке Добавить строки на панели Стандартная или выполнить цепочку команд меню: Вставка®Строки.

3. После вставки пустой строки она заполняется аналогично тому, как это делалось ранее при описании структуры таблицы.

Изменение имени поля осуществляется при редактировании столбца Имя поля (Рис. 4.16). Изменение типа данных в режиме Конструктора выполняется с помощью выпадающих меню столбца Тип данных, а изменение подтипов, формата и размера данных производится в окне Свойства поля.

При выборе типа данных для каждого поля открывается соответствующий набор свойств, с помощью которого пользователь определяет вид и функциональные характеристики данного поля.

Наиболее важными являются следующие свойства.

Размер поля — определяет максимальную длину данных, которые могут содержаться в данном поле. Формат поля — определяет способ формирования данных в данном поле таблицы. Число десятичных знаков — определяет количество знаков после запятой для полей числового и денежного типа. Маска ввода — определяет форму ввода данных в поле и облегчает контроль за вводимыми символами. Подпись — задает названия полей таблицы, которые выводятся в различных режимах. Значение по умолчанию — указывает значение, автоматически вводимое и поле при создании новой записи. Условие назначения — ограничение, накладываемое на вводимые в данное поле данные. Сообщение об ошибке — это текст сообщения, которое будет выводиться в случае нарушения условия назначения. Обязательное поле — определяет, является ли ввод данных в это поле обязательным. Индексированное поле — определяет, является ли данное поле индексированным. Индекс ускоряет все операции, связанные с сортировкой, группировкой или поиском записей по значению.

14 Редактирование структуры таблицы в режиме таблицы

В режиме таблицы можно выполнять следующие операции:

1 редактировать и просматривать данные; 2 изменять размеры столбцов и строк таблицы;

3 изменять порядок столбцов; 4 добавлять, удалять и переименовывать поля таблиц;

5 сортировать записи в таблице; 6 осуществлять поиск данных в ячейках таблицы и замену их при необходимости; 7 выполнять фильтрацию данных;

Для просмотра и редактирования данных в таблице БД в режиме таблицы необходимо открыть таблицу, а для этого в окне базы данных надо дважды щелкнуть на требуемой таблице. На экране появится таблица БД в режиме таблицы.

Данные в таблице можно просматривать, перемещаясь по ней с помощью клавиш перемещения курсором, клавиш Tab, Enter, Shift+Tab или воспользоваться манипулятором мышь. Редактирование данных в таблице БД осуществляется аналогично редактированию данных в таблице документа MS Word.

Изменения размеров столбцов и строк в таблице БД осуществляется аналогично изменению размеров столбцов и строк в MS Excel, то есть ширина столбцов и высота строк изменяется перетаскиванием их границ.

Для перемещения столбца его необходимо выделить, щелкнув на заголовке столбца, а затем установить указатель мыши на заголовке столбца, нажав левую клавишу мыши, перетащить влево или вправо на новое место. Необходимо отметить, что перемещение столбцов таблицы в режиме таблицы не приведет к изменению полей в других режимах, например в режиме конструктор.

В таблице в режиме таблицы можно добавить, удалить и переименовать поля. Для вставки нового столбца выделите столбец справа от того места куда его надо вставить и выберите команду Вставка/Столбец. СУБД Access создаст столбец с именем Поле 1. Для удаления столбца его необходимо выделить и щелкнуть на нем правой кнопкой мыши, затем из контекстного меню выбрать команду Удалить столбец. Чтобы переименовать заголовок столбца надо дважды щелкнуть на его имени, ввести новое имя и нажать Enter или воспользоваться контекстным меню.