1.2. Повседневное общение со старшими коллегами

Согласно расхожему утверждению секретарь руководителя по своему должностному положению - так сказать, "первый среди равных". К сказанному следует также добавить, что в процессе повседневного общения секретарю руководителя в не меньшей степени следует избегать фамильярности и панибратства, особенно в отношении коллег, старших по возрасту, положению, опыту работы. Конечно, секретарь руководителя не подчинен им лично, и тем не менее указанное обстоятельство необходимо обязательно иметь в виду. В связи с изложенным секретарю руководителя можно порекомендовать следующее.

1. Использовать полную форму личного обращения (по имени и отчеству), безусловно, свидетельствующую об уважительном и лояльном отношении секретаря к старшему коллеге.

2. Более тщательно взвешивать свои высказывания в процессе общения. Меньше говорить, передавая инициативу беседы в руки собеседника.

3. Стараться видеть в старшем коллеге наставника, советчика (если, конечно, он на самом деле обладает должной компетенцией и профессионализмом), не уклоняясь от необходимости лишний раз обсудить какие-либо детали предстоящей совместной работы.

4. Не спешить в процессе передачи указаний руководителя компании, выработки решения и т.п., проявлять предупредительность и сдержанность.

5. Время от времени проявлять к старшим коллегам знаки внимания.

1.3. Повседневное общение с младшими коллегами

Что касается панибратства по отношению к младшим коллегам (по возрасту, положению, опыту работы), то и здесь секретарю руководителя необходимо проявлять осмотрительность. Ведь, сбившись хотя бы раз на панибратский тон в общении, в дальнейшем крайне трудно переломить их характер.

В результате же будет страдать дело. Для того чтобы избежать возможных неприятностей, секретарю руководителя можно посоветовать следующее.

1. Использовать полную форму личного обращения (по имени и отчеству). В данном случае это не столько проявление уважения и лояльности секретаря руководителя к младшему коллеге, сколько эффективный метод межличностного дистанцирования.

2. Во время общения удерживать инициативу в собственных руках. В конце беседы тем не менее обязательно ответить на вопросы.

3. Видеть в младшем коллеге грамотного сотрудника, обладающего необходимыми знаниями и навыками для эффективной самостоятельной работы. Побуждать его к проявлению разумной инициативы.

4. Излагать суть поручения руководителя предприятия. Особенно четко сформулировать конечные цели работы, желаемый результат, сроки выполнения.

5. В необходимых случаях оказывать младшим коллегам помощь и поддержку, ободрять их при проявлениях сомнений или допущенных неудачах. Тщательнее контролировать его работу, но избегать опеки, в противном случае рискуя сделать из младшего коллеги "любимчика".

Тема 2. Особенности повседневного общения по телефону

2.1. Общие вопросы организации телефонных переговоров

Несмотря на появление новых технических средств организации повседневной работы офиса, телефон по-прежнему остается главным инструментом оперативной межличностной коммуникации между секретарем руководителя и его шефом.

Действительно, общение по телефону имеет целый ряд очевидных преимуществ:

1) оперативность, значительная экономия времени, простота обращения;

2) адресность (поскольку общение всегда происходит с конкретным абонентом);

3) возможность обмена информацией в режиме реального времени;

4) гибкость телебеседы (это относится как к ее стилю, так и к ее содержанию);

5) наличие обратной связи (в форме ответного телефонного звонка).

Беседуя по телефону, помните и о том, что:

- ведение посторонних переговоров по телефонам, предназначенным для обмена сугубо деловой информацией, в том числе телефонограммами, недопустимо, за исключением самых безотлагательных случаев;

- во время разговора по телефону в помещении (в непосредственной близости от говорящего) должно быть тихо, что позволит правильно и в полном объеме принять (передать) деловую информацию;

- присутствие других лиц при ведении деловых переговоров по телефону крайне нежелательно: в этой ситуации неловкость испытывают и тот, кто ведет беседу, и тот, кто выступает в роли невольного ее свидетеля;

- деловая беседа по телефону не должна длиться бесконечно: как правило, для нее достаточно 2 - 3 минут. Более обширные вопросы целесообразно решать в ходе личных встреч (если, конечно, этому не препятствуют некие особые обстоятельства, расстояние или нехватка времени) либо используя возможности деловой переписки;

- если вы плохо слышите собеседника, предупредите его о том, что сейчас свяжетесь с ним повторно (в случае произвольного разъединения на линии перезванивает тот, кто звонил). Завершающее слово в разговоре по телефону также принадлежит его инициатору.

Отметим также, что существенно повышают эффективность общения по телефону некоторые дополнительные информационно-справочные материалы, которые секретарю руководителя целесообразно иметь под руками (хранить в отдельном ящике офисного стола, на его рабочей поверхности или на стенде документации).