14.2. Структура документа

Под структурой документа следует понимать последовательность логически взаимосвязанных смысловых частей его текста, объединенных единством излагаемого в документе вопроса (направления) деятельности компании. В общем случае структуризация текста документа предполагает его обоснованное разделение на самостоятельные, но в то же время логически взаимосвязанные фрагменты - части, разделы, главы, параграфы, подпараграфы, пункты и, если необходимо, подпункты. Части, главы и разделы имеют названия и нумерацию, заголовки остальных структурных фрагментов - только нумерацию. В тех случаях, когда выделение в тексте документа самостоятельных фрагментов представляется нецелесообразным, выполняется его членение на абзацы в составе одного или нескольких предложений.

Для текстов документов наиболее типична т.н. трехчастная структура, предполагающая наличие вводной, основной и заключительной частей. В зависимости от функционального назначения документа структура его текста может быть как расширена, так и, напротив, сокращена. Во вводной части документа, представленного в виде связного текста, как правило, излагается обоснование, поясняющее причины и (или) цель подготовки документа. В основной части излагается суть освещаемого вопроса по состоянию на дату подготовки документа. В заключительной части излагаются выводы, предложения, просьбы, требования, решения, распоряжения, указания, рекомендации и т.п. Структура документа (части документа), представленного в виде анкеты или таблицы, как правило, соответствует структуре анкеты (таблицы).

14.3. Стиль изложения документа

Под стилем изложения документа следует понимать разновидность способа письменного изложения, а также совокупность присущих ему черт лексики, грамматики, фонетики, отличающих один стиль от других. Изложение текстов документов компании производится деловым (официально-деловым) стилем, который характеризуется:

- сжатостью, компактностью изложения, основанной преимущественно на экономном использовании языковых средств письменной речи;

- активным применением речевых клише;

- широким использованием общепринятой - с учетом вида деятельности компании - терминологии и номенклатурных наименований;

- сравнительно частым включением в тексты сложносокращенных слов и аббревиатур;

- распространенным употреблением отглагольных существительных, отыменных предлогов, а также сложных союзов;

- внедрением в тексты устойчивых словосочетаний, предназначенных для организации связи между частями сложных предложений;

- повествовательным способом изложения, основанным на использовании номинативных предложений с перечислениями;

- преобладанием предложений с прямым порядком слов;

- подчеркнутой логичностью, проявляющейся, в частности, в подчинении одних, менее значительных фактов другим, более значительным (упоминаемым в тексте документа);

- отказом от эмоционально-экспрессивных речевых средств в сочетании с общей слабой индивидуализацией стиля автора документа.

При изложении текстов документов следует избегать использования слов, обладающих эмоциональной или экспрессивной окрашенностью, слов с уменьшительными и ласкательными суффиксами, суффиксами преувеличения, междометия и т.п., образных слов и выражений, слов и выражений с двойственным (неявным) смыслом, слов, не вносящих ничего нового в существо управленческого документа, архаизмов (т.е. устаревших слов и выражений), отживших канцелярских оборотов, заимствований из местных диалектов, слов-паразитов, а также иностранных слов, имеющих русскоязычный аналог. Документы компании излагаются от первого лица единственного ("направляю" и т.п.) или множественного ("сообщаем" и т.п.) числа либо от третьего лица единственного числа ("обращает внимание..." и т.п.).