Раздел 2. Бездокументная коммуникация.

Тема 1. Особенности повседневного общения с коллегами

1.1. Повседневное общение с руководителем компании

Для секретаря руководителя представляется исключительно важным умение владеть искусством повседневного общения с коллегами - по-настоящему делового, взаимоуважительного и по возможности бесконфликтного. Между тем руководитель - тоже коллега секретаря.

Однако специфика деловых взаимоотношений между руководителем и его секретарем состоит, прежде всего, в том, что первый является для второго начальником. Второй особенностью деловых взаимоотношений руководителя и секретаря является их непосредственный характер.

Это, в свою очередь, предполагает более высокую доверительность во взаимоотношениях, основанную, в частности, на лучшей осведомленности секретаря о различных сторонах деятельности и поведения руководителя. Однако последнее обстоятельство ни в коем случае не должно расцениваться секретарем руководителя как "преимущество".

В общении с руководителем секретарь должен неукоснительно придерживаться следующих пяти заповедей.

1. Всегда и везде относиться к руководителю как к руководителю.

2. Помнить о том, что испортить хорошие взаимоотношения с руководителем можно очень быстро, а восстановить их затем почти невозможно.

3. Взаимодействовать с руководителем, неизменно руководствуясь принципом "позитивного профессионализма".

4. При любых обстоятельствах проявлять готовность выслушать и помочь руководителю - не считаясь с личным временем, но и не забывая при этом о чувстве собственного достоинства.

5. Постоянно работать над повышением своего профессионального уровня, краеугольными камнями которого являются компетентность и работоспособность.

Но небезынтересно взглянуть на характер взаимоотношений с секретарем и глазами самого руководителя. Данные многочисленных опросов и исследований свидетельствуют о том, что наибольшим признанием в глазах руководителей пользуются те секретари, которые обладают перечисленными ниже качествами.

10 Качеств,

за которые руководители более всего ценят своих секретарей

1. Способны надежно ограждать руководителя от рутинной работы, предоставляя ему возможность полностью сосредоточиться на решении главных проблем.

2. Находчивы в самой затруднительной ситуации, позволяя тем самым сохранить лицо руководителю.

3. Никогда не злоупотребляют своим служебным положением.

4. Умеют держать язык за зубами.

5. Готовы дать дельный совет, основанный на личном опыте.

6. Обладают крепкой памятью на поручения, события и лица.

7. Всегда ставят интересы предприятия выше личных интересов.

8. Стремятся к систематическому совершенствованию профессиональных навыков.

9. Умеют предотвращать и "гасить" конфликты.

10. Постоянно следят за своим внешним видом и манерой поведения, рассматривая профессиональный имидж как важный элемент представительской деятельности, а офис руководителя - как "визитную карточку" предприятия.

10 Эффективных способов управления руководителем

1. Определите, при каких обстоятельствах вы конфликтуете друг с другом, в каких случаях говорите комплименты, а когда нуждаетесь в помощи.

2. Узнайте, что нужно вашему шефу и постарайтесь предугадывать его потребности. Никогда не критикуйте его на людях и старайтесь не оценивать его.

3. Живите законами коллектива. Помните, что уважение - основа успешного сотрудничества.

4. Создавайте атмосферу доверия, демонстрируйте доверие, говорите о доверии.

5. Будьте дружелюбны и общительны, не воспринимайте критику как глубоко личную обиду.

6. Овладевайте новыми знаниями и помогайте в этом своему шефу.

7. Обсуждайте возникающие проблемы. Будьте объективны и профессиональны.

8. Возьмите инициативу в свои руки. Анализируйте, предлагайте варианты решения проблем.

9. Призывайте шефа в наставники.

10. Демонстрируйте понимание и поддержку управленческой политики шефа.

Хороший секретарь считает непреложной обязанностью проявлять тактичное внимание к руководителю и ненавязчивую заботу о нем. Когда взаимопонимание достигнуто, руководитель может передать право решения некоторых вопросов своему секретарю.

Качества, необходимые для создания идеальных отношений между руководителем и его секретарем, могут быть охарактеризованы следующим образом.

Как правильно построить взаимоотношения

между секретарем и руководителем

1. Секретарь не допускает ошибок ни в одном документе, освобождая тем самым руководителя от необходимости проверять каждый из них. Своей работой секретарь доказывает руководителю свою самостоятельность.

2. При разговоре по телефону секретарь умеет тактично ответить на любой вопрос. Руководитель доверяет своему секретарю решение всех вопросов, которые считаются конфиденциальными в деятельности фирмы.

3. Секретарь способен выбрать для руководителя важнейшие факты, содержащиеся в отчетах и журналах, избавив его от необходимости детально изучать материалы.

4. Секретарь понимает, что в случае срочной работы ему нужно остаться после окончания рабочего дня, но руководитель тем не менее не должен рассчитывать на то, что секретарь останется и тогда, когда нет такой необходимости.

5. Секретарь четко представляет свои обязанности и уровень компетенции при самостоятельном решении вопросов в отсутствие руководителя, а руководитель уверен, что секретарь справится с той работой, которая может возникнуть в его отсутствие.

6. Руководитель постоянно информирует секретаря о всех делах, чтобы тот мог максимально помочь ему.

7. Руководитель умеет признавать свои ошибки и приносит извинения, когда он не прав.

8. Руководитель полагается на пунктуальность секретаря, а секретарь готов к тому, что руководитель иногда может оказаться и не пунктуальным.

9. Поведение секретаря и эффективность его работы - пример для всех сотрудников. Он всегда опрятно одет, поскольку от этого зависит как его авторитет, так и авторитет руководителя.

10. Секретарь следит за событиями в личной жизни руководителя, например заботится о цветах для специальных случаев, о поздравительных открытках и т.д.