Тема 9. Организация работы с документами

Все документы организации представляют собой единый документопоток, который «рождается, живет и умирает» по своим законам. Все группы документов в нем подчиняются определенным правилам, которые закреплены инструкциями по делопроизводству, и сложившимися в организации традициями. Соблюдение их обеспечивает бесперебойную работу предприятия.

Организация работы с документами – это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с создания или получения документа и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение. В общем массиве документов организации прослеживаются обособленно три группы: внутренние, предназначенные для решения внутренних проблем и задач предприятия, исходящие, создаваемые для передачи информации, и входящие, получаемые от сторонних организаций и частных лиц.

Для каждой группы документов характерны определенные виды работ (операции), исполнение которых обязательно. Последовательность выполнения операций обеспечивает всестороннее рассмотрение, согласование, утверждение, подписание документа. Нарушение этого процесса может не только лишить документ юридической силы, но и привести к сбою производства, нанести экономический ущерб и т.д.

От четкой организации документационного процесса зависит оперативность работы. Задержка исполнения документов может сделать информацию неактуальной, а значит бесполезной.

Хорошая организация ДОУ дисциплинирует не только работника, но и руководителей, так как исполнение документа напрямую связано с исполнительской дисциплиной как непосредственного исполнителя – конкретного работника, – так и руководителя. Необоснованная задержка документа руководителем ставит в сложное зависимое положение исполнителя и задерживает окончание работы.

Основные виды работ можно представить в виде таблицы.

Документирование	Операции делопроизводства	Внутренние документы	Исходящие документы	Входящие документы
	Составление проекта документа	обязательно	обязательно	не используется
	Составление проекта документа со специалистами	возможно	возможно	не используется
	Печать и проверка оформления документа	обязательно	обязательно	не используется
	Подписание, утверждение документа руководителем	обязательно	обязательно	не используется
	Регистрация	возможно	возможно; отправка	возможна, разметка
Организация работы с документами	Прием, сортировка обработка поступающих документов	обязательно	возможно	обязательно
	Рассмотрение документов руководителем (резолюция)	возможно	не используется	возможно
	Контроль исполнения	возможно	возможно	возможно
	Исполнение документов	обязательно	возможно	обязательно
	Текущее хранение и использование	обязательно	обязательно	обязательно
	Формирование дел	обязательно	обязательно	обязательно
	Передача на архивное хранение или уничтожение документов	возможно	возможно	возможно

Таким образом, организация работы с документами или управление документацией – это, прежде всего, создание условий, обеспечивающих сохранение необходимой информации, своевременное снабжение ею потребителей с наименьшими временными и материальными затратами.