29. Учет денежных средств в кассе.

Для хранения, приема и выдачи наличных денег предприятие должно иметь кассу и соблюдать требования установленные «порядком ведения кассовых операций в РФ».

Каждое предприятие для осуществления расчетов наличными деньгами должно иметь кассу. Касса- подразделение предприятия, организации, выполняющее операции с наличными деньгами и другими ценностями, а также сами наличные деньги и денежные документы, находящиеся на хранении в этом подразделении, предназначенные на текущие повседневные расходы предприятия.

Ответственность за хранение денежных средств в кассе ведёт кассир. Принимая кассира на работу его должны ознакомить с порядком ведения кассовых операций и заключить с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Учет кассовых операций осуществляет бухгалтерия перед которой стоят следующие задачи:

· Своевременное и правильное документальное отражение операций с наличными денежными средствами.

· Контроль за сохранностью и целевым использованием наличных денежных средств (В целях контроля за правильностью отражения в учете кассовых операций и соблюдения кассовой дисциплины не реже одного раза в месяц проводится инвентаризация кассы) .

· Своевременное проведение инвентаризации в кассе. (Порядок проведения инвентаризации кассы дополнительно регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22.09.93 г. № 40 и сообщенным Письмом Банка России от 04.10.93 г. № 18.).

Лимит кассы

Наличные деньги могут храниться в кассе только в пределах лимита.

Лимит - это ограниченное количество наличных денег в кассе.

Размер лимита устанавливает банк по согласованию с предприятием. Превышение кассового лимита не допускается.

Денежные средства превышающие лимит подлежат сдаче в банк что бы избежать штрафов.

Исключение составляют денежные средства предназначенные для выплаты заработной платы, премий, пособий, пенсий и стипендий.

Деньги на эти цели могут храниться в кассе сверх лимита, но не более трёх рабочих дней.

Установление и расчет лимита остатка кассы

Все финансовые показатели, отображаемые в расчете, должны быть указаны в тысячах рублей.

Строка "Налично-денежная выручка за последние три месяца" заполняется в обязательном порядке, даже если организация только открывается. В этом случае указывается предполагаемая выручка, иначе - сумма наличных денег, которая поступила в кассу организации от продажи товаров (работ, услуг) за последние три месяца.

Исходя из указанной суммы, рассчитывается среднедневная и среднечасовая выручка, а также среднедневной расход выручки по следующим формулам:

Среднедневная (среднечасовая) выручка = Сумма выручки за последние три месяца

Число рабочих дней (часов) в этом периоде

Среднедневной расход. Сумма, выданная из кассы для оплаты расходов организации (кроме расходов на выплату зарплаты) в течении последних трех месяцев

Число рабочих дней в этом периоде

В следующей строке необходимо подчеркнуть, как часто будет сдаваться выручка в банк: ежедневно, через день, один раз в несколько дней (указать количество дней).

Далее указывают часы работы предприятия, время сдачи выручки и место, куда она сдается. Так, если у предприятия несколько торговых точек в разных местах, то выручка может сдаваться:

в объединенную кассу предприятия, откуда она потом общей суммой будет сдаваться в банк;

· инкассаторам - при заключении договора на инкассацию наличной выручки;

· в кассу банка с каждой торговой точки по отдельности;

· на почту для перечисления на счета в банках.

Сотрудник банка должен заполнить раздел "Решение учреждения банка" и указать сумму установленного лимита, а также цели, на которые разрешено расходовать выручку.

Не стоит просить банк установить слишком большую величину лимита, если предприятие практически не имеет наличной выручки и не расходует эти денежные средства.

Чаще всего сумма ограничения, устанавливаемая банком, равна разнице между среднедневной выручкой и среднедневным расходом.

Если же организация практически не имеет наличной выручки, то ограничение может быть установлено в размере среднедневного расхода.

Если организация сдает выручку один раз в несколько дней, то размер лимита (L) определяется с учетом среднедневной выручки (SV), среднедневного расхода (SR) и количества дней, через которое сдается выручка (N):

L= SV x N - SR x N

После того как лимит установлен, оба бланка расчета подписывает представитель банка. Один экземпляр остается в банке, второй с его отметкой возвращают организации.

Первичные документы для оформления кассовых операций

Поступление и выдачу наличных денег оформляют первичными документами которые не являются типовыми бланками установленной формы.

К ним относятся:

· Приходный кассовый ордер, заполняют при поступлении наличных денежных средств в кассу. Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе. В приходном кассовом ордере и квитанции к нему: по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции; по строке "В том числе" указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись "без налога (НДС)". В приходном кассовом ордере по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления. В графе "Кредит, код структурного подразделения" указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства".

· Расходный кассовый ордер, оформляют при выдаче наличных денег из кассы. Выдача денег из кассы предприятия осуществляется по расходному кассовому ордеру (унифицированная форма № КО-2).В расходном кассовом ордере должны быть заполнены следующие обязательные реквизиты: -наименование предприятия и структурного подразделения, а также коды предприятия по ОКПО и структурного подразделения; -регистрационный номер и дата выписки расходного ордера; -номер корреспондирующего счета, субсчета; Расходный кассовый ордер должен быть подписан главным (старшим) бухгалтером; он также должен содержать распорядительную подпись руководителя организации или лица на то уполномоченного письменным распоряжением руководителя. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир должен потребовать предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, записать наименование и номер документа, кем и когда он выдан, и получить расписку получателя. На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами.

· Платежная ведомость, применяется при выдаче работникам заработной платы. При применении расчетно-платежной ведомости по форме N Т-49 другие расчетные и платежные документы по формам N Т-51 и Т-53 не составляются. На работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость, а расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются. Ведомости составляются в одном экземпляре в бухгалтерии. Начисление заработной платы (формы N Т-49 и N Т-51) производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов. В графах "Начислено" проставляются суммы по видам оплат из фонда заработной платы, а также другие доходы в виде различных социальных и материальных благ, предоставленных работнику, оплаченных за счет прибыли организации и подлежащих включению в налоговую базу. Одновременно производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы и определяется сумма, подлежащая выплате работнику. На титульном листе расчетно-платежной ведомости (форма N Т-49) и платежной ведомости (форма N Т-53) указывается общая сумма, подлежащая выплате. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы. В расчетно-платежной ведомости (форма N Т-49) и платежной ведомости (форма N Т-53) по истечении срока выплаты против фамилий работников, не получивших заработную плату, соответственно в графах 23 и 5 делается отметка "Депонировано". При необходимости в графе "Примечание" формы N Т-53 указывается номер предъявленного документа. В конце платежной ведомости после последней записи проводится итоговая строчка для проставления общей суммы ведомости. На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма N КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице платежной ведомости. В расчетных ведомостях, составляемых на машинных носителях информации, состав реквизитов и их расположение определяются в зависимости от принятой технологии обработки информации. При этом форма документа должна содержать все реквизиты унифицированной формы.

· Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, ведется в течении года в нём регистрируются все кассовые документы присвоением порядкового номера. Все кассовые документы действительны только в день их составления. В кассовых документах никаких исправлений не допускается.

Синтетический учет денежных средств в кассе

учет денежные средства касса

На основании информации первичных документов составляют учетные регистры в которых осуществляют синтетический и аналитический учет наличных денежных средств в кассе.

Синтетический учет ведётся на активном счете 50, дебетовое сальдо показывает наличие денег в кассе. Поступление денежных средств отражается по дебету счета 50, а выдача наличных денег по кредиту этого счета.

В бухгалтерском балансе остаток отражается в активе в разделе оборотные активы.

При необходимости на предприятиях (транспорта, связи) к счету 50 могут быть открыты субсчета «Касса предприятия» и «Операционная касса». На субсчете «Операционная касса» учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. В кассе может храниться не только отечественная валюта, но и валюта других стран (т.е. иностранная валюта). Когда в разрешенных законодательством случаях предприятие производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения наличной иностранной валюты. Денежные средства в иностранной валюте и операции с ними учитываются в рублях.

Аналитический учет денежных средств в кассе

Аналитический учет - движение денежных средств в кассе ведёт кассир в кассовой книге и в бухгалтерской ведомости. Кассовая книга это учетный регистр в котором отражаются все принятые и выданные наличные деньги. Предприятие может иметь только одну кассовую книгу.

Записи ведутся в хронологическом порядке, ежедневно в конце рабочего дня подсчитывают остаток на конец дня.

В соответствии с содержанием хозяйственных операций в кассовом ордере записывается бухгалтерская проводка.

На основании данных бухгалтерских проводок составляется ведомость в которой ведётся учет прихода и расхода наличных денежных средств в течении всего месяца.

Бухгалтерские проводки:

· Д50 К51 - с расчетного счета получено в кассу

· д50 к71 - в кассу получено от подотчетного лица

· д50 к62 - в кассу получено от покупателя

· д50 к76 - в кассу получено от дебиторов

· д70 к50 - из кассы выдана заработная плата

· д71 к 50 - из кассы выдано подотчетному лицу

· д51 к50 - из кассы перечислено на расчетный счет

· д 75 к50 - из кассы выдано учредителям

· д76 к 50 - из кассы выдано кредиторам, выдана депонированная заработная плата