Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
voprosy_1-88.docx
Скачиваний:
4
Добавлен:
27.09.2019
Размер:
244.15 Кб
Скачать

14. Понятие документооборота, его организация на предприятиях.

Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

В фирме необходимо на локальном уровне закрепить порядок работы со сложившимися потоками документов. Документооборот предприятия, как правило, закладывается в уставе, учредительном договоре, положениях об отделах. Более подробно схема документооборота описывается в инструкции по делопроизводству фирмы.

Организацией документооборота занимается главный бух­галтер фирмы. В его функции входит разработка правил доку­ментооборота и технологии обработки учетной информации, пред­ставленных в виде графика документооборота

Документооборот делится на несколько частей- потоков

По направлению:

Нисходящий документопоток несет с собой исходную, первичную информацию для управления и включает в себя: документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, указания, инструктивно-методические письма и т. д.), документы других организаций (письма, решения, акты), обращения граждан, запросы депутатов.

Восходящий документопоток

(письма, планово-отчетная документация) несет информацию, выработанную в процессе управления с целью ее передачи вышестоящим и общественным организациям и отдельным физическим лицам.

Горизонтальный документопоток. Обеспечивая решение управленческих задач в пределах данной организации, включает в себя распорядительную и справочно-информационную документацию.

Документальный поток также может быть входящим (документы поступают со стороны от других организаций), исходящим (со­ставленные документы предназначены для внешних пользовате­лей) и внутреннего назначения (подготовленные работниками дан­ной организации для собственных нужд).

Работа с входящими документами

Обработкой входящей корреспонденции занимается, как правило, специально уполномоченный сотрудник - секретарь, делопроизводитель. Или специальное подразделение (канцелярия). Документы могут поступать в фирму по почте, факсу, электронной почте, телеграфу. Работа с входящими документами строится по такой схеме:

  • прием;

  • сортировка;

  • рассмотрение руководством;

  • направление исполнителям.

Сначала нужно проверить правильность доставки и целостность упаковки (если это почтовое отправление). Затем конверты вскрывают и проверяют комплектность вложений. На входящих документах проставляются дата поступления и порядковый учетный номер. Затем документы нужно отсортировать по исполнителям.

Документы, адресованные руководителю фирмы или фирме, передаются секретарю руководителя, который их регистрирует. Документы, адресованные в структурные подразделения, забирают и регистрируют соответствующие секретари.

Работа с исходящими документами

Если нужно подготовить ответ на входящий запрос, то работа над ним строится по такой схеме:

  • исполнитель получает запрос и готовит проект ответа;

  • проект ответа отправляется на рассмотрение руководителю, а затем на согласование заинтересованным лицам;

  • исполнитель дорабатывает проект по замечаниям и готовит его в окончательном виде;

  • заинтересованные лица визируют ответ, а руководитель подписывает его;

  • ответ передается для отправки.

Такая же схема (исключая первую процедуру) действует и при подготовке инициативных документов - запросов, уведомлений, просьб, заявок, гарантийных писем и т. п.

Работа с внутренними документами

Она строится по той же схеме, что и работа с исходящими документами: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем. Только в завершение документ не отправляется из фирмы, а передается на исполнение ответственным сотрудникам. Документы, затрагивающие права и интересы сотрудников, а также распорядительные документы рекомендуется визировать(подтверждение действия документа, получение разрешения, согласия уполномоченных органов и лиц в случае, когда это предусмотрено правилами, нормами, законами) у юриста, а все финансовые документы – у главного бухгалтера. Виза руководителя отдела кадров нужна на приказах по личному составу.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]