№ 48 Назначение номенклатуры дел. Виды номенклатур дел

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел заводимых в орг-ции,с указанием сроков их хранения,оформленный в установ.порядке. Номенкл предназначена:

1.для группировки исполненных док-тов в дела. 2. Учета и обеспечения сохранности дел. 3. Оперативного поиска док-тов в делах.

Номенклатура дел подразделяется:

1.типовые(они явл.нормативными,общегосудрственными,предназначены для всех)

2.примерные(для учрежд.по отраслям,носят рекомендательный хар-р)

3.конкретная(индивидуальная).

Номенкл.дел составляется службой ДОУ, секретарем или специалистом,отвественным за ведение док-ции. Номенкл.подписывается ответств.составителем,согласовывается с архивистом,утверждается руководителем,составляется в 4 экз ежегодно в конце года и вводится в действие с явнваря нового года.

№ 51 Формирование и оформление дел

Формирование дел – это группировка док-тов в дела в соотв с номенклатурой дел и систематизация док-тов внутри него. Формир.дел вкл в себя: - распределение исполненных док-тов по делам в соотв с номенл дел.В дело помещаются док-ты которые по своему соедржанию соотв заголовку дела. –расположение док-тов внутри дела в опред последовательности. Обычно док-ты находятся в хронологич последовтельности начиная от более ранних по датам док-тов и кончая более поздними.Док-т могут бть расположены по и порядковым №(приказы).Часто применяют и обратную хронологич последовт при формировании док-тов в дела,когда более ранний док-т находится в конце дела а более поздний в начале дела.При формировании дел отдельных категорий док-тов также руководствуются сдед правилами:-распорядит док-ты формируются в дела по видам с относящимися к ним приложениями.-переписка группируется в дело т.о чтобы док-т-ответ помещался сразу за док-том-запросом.-прилож к док-там независимо от даты их утвержд или составл присоединеяются к док-там к которым они относятся. Приложения объемом более в 250 л формируются в отд том,о чем делается отметка на док-те.-утвержденные док-ты всегда формируются отд от их проектов.-при формировании некоторых категорий до-ов необх.сразу заполнять внутр опись-(это оглавление) дела(линчые дела).-дела с обращениями граждан формируются в алф порядке заявителей.

№ 52 Требования к организации хранения исполненных документов (оперативное хранение дел)

№ 53 Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности док-тов–деят.по отбору док-тов на гос.хранение или установлению сроков их хранения на основе принятых критериев.

Экспертиза ценности документов в учреждении проводится:в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовке их к передаче в архив;в архиве: в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.Для проведения экспертизы ценности в соотв.с утанов.правилами создается система экспертных органов,под руководством которых осущ.экспертиза ценности док-тов на каждом этапе.В любой орг-ции должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия(ЭК).ЭК создается приказом рук.орг-ции в кол-ве не менее 3 чел.,один которых явл заведующим ведомственным архивом.Задачами ЭК явл: 1.рассмотрение ежегодно предоставляемой номенклатуры дел.2.решение вопроса о приеме на ведомственное хранение док-тов личного происхождения.3.установление и изменение сроков хранения отд.категорий док-тов.4.проверка правильности оформления комплексов док-тов для постоянного и долговременного хранения.Методика проведения экспертизы складывается в теч длит периода времени.Совр.экмпер.ценн.док-тов проводится на основе нормативно-методических док-тов и на основе критериев такиех как: - крит оценки происхождения док-тов,-крит содержания док-тов,-крит внешних особенностей док-тов.Т.о образом ЭЦД – сложный процесс,требующий наличия спец знаний и квалификации проводящих ее челнов комиссий.В архивных органах и учреждениях в состав экспертно-проверочных комиссий вкл архивисты,документоведы.

№ 54 Понятие электронного документа. Преимущества и недостатки электронного документа

Эле до-т — док-т, в котором информация представлена в эл.форме,с реквизитами,необходимыми для признания его действительным.(8,11,12,22 и эл.цифр.подпись-ЭЦП – это рекв эл док-та,предназначенный для защиты данного эл док-та от подделки.

Каждый эл док-т должен отвечать установленным требованиям:содержать реквизиты, которые позволяют подтвердить его целостность и подлинность;создаваться, обрабатываться, храниться, приниматься и передаваться при помощи технических программных средств;быть воспроизведенным (отображенным) в понятной для восприятия форме.Подлинность эле док-та устанавливается с использованием средств контроля ЭЦП. Документ считается подлинным, если проверкой электронной цифровой подписи установлена неизменность всех рекв.Осуществление эл документооборота дает доп. возможности для всего делопроизводства, повышая эффект. процессов подготовки и обработки каждого док-та, но вместе с тем накладывает определенные ограничения и предъявляет некоторые требования к орг-ции рабочего места деловода.

Преимущества применения эл док-тов:упрощается и ускоряется сбор, обработка и систематизация всей информ; ускоряется компьютерная обработка док-тов;перативная (практически мгновенная) передача док-тов на любые расстояния при рассылке их по эл почте;при хранении эл док-тов не требуются большие площади для архивов;создание эл архивов позволяет использовать уже полученную информацию для подготовки новых документов;повышается эффективность работы;уменьшение расходования бумаги при работе с проектом эл док-та и внесении каких-либо изменений до вывода на бумагу;и др.

Существует еще одна проблема, которая вытекает из особенности представления информации в эл виде - копирование эл информации. Одним из наиболее важных преимуществ представленной в эл форме информации явл легкость ее копирования. Поэтому при передаче по каналам связи эл док-та его необх. защитить, во избежание инцидентов, от несанкционированного копирования.