Классификация док-ции по вэд:

-коммерч письма(запрос-ответ)

-оферта(письменное предложение продавца или покупателя о заключении договора.)

-акцепт(ответ на оферту)

-контракт(договор)

-приложения,дополнения и спецификации к контрактам.

№ 42 Претензионно-исковая документация

№ 43 Организация работы с документами

Совершнество орг-ции работы с док-тами определяется:

1. Оперативностью перемещения док-тов внутри орг-ции.

2. Кач-во и своевременность исполнения док-тов

3. Эффективность обеспечения руководства пред-ия,документированной информации.

Документооб.осущ.в виде разлинчых потоков между структурными подразделениями или работниками пред-ия.

№ 44 Общие правила организации документооборота в учреждении

Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооб.осуществляется в виде потоков док-тов циклирующих между пунктами обработки содержания информации,к которым можно отнести руководит.орг-ции и структ.подразделений,управленческих работников,и пунктами технич.обработки док-тов,обеспечивающих прием,учет,контроль,формирование информационно-справочных массивов,хранение и использов.информации(подразделения службы ДОУ). Учет объема документооб.относится к типовым функциям службы ДОУ.Объем документооб.подсчитыается ежедневно путем суммирования кол-ва входящих,исх,и внутр док-тов.Копии док-тов изготовленные ср-вами оперативной полиграфии учитываются отдельно. Подсчет объема документооб.обычно осуществляется по местам получения и отправки док-тов(вх и исх –в экспедиции),а также их создания(внутр-по месту регистр).Сведения об объемах документооб.орг-ции явл не только основанием для определения штат.численности самой службы ДОУ и ее структуры,но и выбора средств организационной и вчислит.техники,необъодимой для обработки опред.объемов док-тов. В составе документооб.различают след. Основные документопотоки: входящих(т.е док-т поступившие в орг-цию,док-ты лично присхождения), исходящих(офиц.док-т отправляемые из орг) и внутренних (т.е офиц док-ты не выходящие за пределы подготовившей их орг-ции).Для каждой группы док-ов в орг-ции долже быть разработан совй маршрут прохождения.разработка таких маршрутов базируется на типовой технологии орг-ции документооб., и предусматривает след.основ.этапы: - прием поступающих док—тов,их первонач.обработка,доставка док-тов по назначению,рассмотрение док-тов руководством орг-ции,регистр док-тов,информ-справочная работа,контроль исполнения док-тов,исполнение док-тов,отправка док-тов.Кроме перечисл этапов жокументооб в орг-цию работ с док-тами входит хранение и использов док-тов в тек дет орг-ции.При орг-ции документооб принято руководствоваться след принципами: - движение док-тов должно быть прямоточным,т.е практически сключать возвратные маршруты. –док-то должен пербывать только в те инстанциях где это обусловлено необходимостью работы с ними. – док-т долже быть в струтур подразделении или у исполнителя однократно. Существует три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Централизованная форма делопроиз-ва предполагает что все работы с док-тами от момента получения до передачи их на ахривное хранение проводятся в одноме месте т.е централизуются.

Децентразиованная форма д-ва применяется когда структур подразделения орг-ции территориально разобщены.Внедрение этой форм предполагает что в каждом структур подразд есть своя служба ДОУ или работник которые самост ведут все виды работ с док-тами.

Существует три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Централизованная форма организации документооборота применяется на предприятиях с небольшим документооборотом; при децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях. Смешанная форма работы с документами используется на крупных предприятиях со сложной структурой и большим объемом документооборота.

№ 45 Порядок работы с входящими и внутренними документами

Входящие док-ты - это док-ты, которые поступили на пред-ие от внешних партнеров.

Вход. Док-ты образуют 3 направления движения:1)руководству орг-ции,2)рук-ву структурных подразделений, 3) специалистам.

Работа с входящими документами: 1)Прием док-тов, проверка правильности адресования, приложений 2) Сортировка, распределение (Передача нерегистрируемых документов в структурные подразделения) 3) Постановка входящего номера 4) Регистрация (Передача зарегистрированных док-тов заместителям директора, в структурные подразделения, исполнителям) 5) Передача руководителю 6) Рассмотрение руководителем 7) Внесение сведений из резолюции в регистрационную форму 8) Передача исполнителю 9) Контроль исполнения 10) Исполнение 11)Подшивка в дело.

Внутренние док-ты- данные док-ты используются для орг-ции работы пред-ия.

Работа с внутр док-тами пред-тия вкл следе осн этапы:1) получение распоряжения на подготовку (разработку и оформление) док-та;2) изучение материалов, относящихся к вопросу, освещаемому в док-те;3) составление проекта (чернового и уточненного) докута (набор текста и печать);4) согласование проекта док-та (при необходимости - корректировка по результатам согласования);5) представление док-та на подпись (утверждение);6) передача на регистрацию (при необходимости - также на тиражирование);7) передача док-та должностным лицам (структурным подразделениям) пред-ия для руководства в повседневной работе; 8) помещение в дело