№ 1. Нормативно-методическая база ДОУ.

Норм.-мет.база ДОУ – это совокупность законов нормативных правовых актов и методич.док-тов,регламентирующих технологию создания,обработки,хранение и использование док-тов в тек.деят. учреждения,а также работу службы,делопроиз-ва,ее структуру,ф-ии.Нормативная база ДОУ включает:

1. Законодательные акты РФ,правовые акты Презид РФ и Правительства РФ,фед.органов исполнит.власти в обл. ДО. Напр: ФЗ «О товарных знаках обслуживания и наиманования мест происхождения товаров» от 23.09.02 №3520-1(с изм. 30.12.2001)

2. Го.стд на документацию. (ГОСТ Р 6.30-2003)

3. Унифицированные системы документации. (УСОРД, УС банк.до-ции)

4. Общероссийский классификаторы технико-экономич. И соц.информации.(Классификация информ об управленческих док-тах:общероссийский классификатор стандартов,продукции)

5. Гос.система документационного ОУ.Основные положения.Основ.треб. к док-там и службам ДО. (ГСДОУ- это совокуп.принципов и правил устанавливающих единые треб. К документированию управленч.деят. и орг-ции работы с док-тами в органах гос управления на пред-ях,в учреждениях и обществ орг-циях.)

6. Нормативно-методич.док-ты по орг-ции управленческого труда и охране труда; по орг-ци архивного хранения док-тов.(Типовая инструкции по делупроиз-ву в фед органах исполнит власти,2005)

№ 3 Государственная система документационного обеспечения управления, ее значение

ГСДОУ – это совокупность принципов и правил,устанавливающих единые треб. К документированию управленческой деят. И орг-ии работы с док-тами в органах гос.управления на пред-ях(объединениях),в учреждениях и общественных орг-циях.

Цель ГСДОУ:

1.упорядочение документооборота. 2.сокращение кол-ва и повышение кач-ва док-тов. 3.создание условий для эффект.применения прогрессивных технич.ср-в и технологий сбора обработки и анализа информации. 4.совершенствование работы аппарата управления.

ГСДОУ обеспечивает нормативное закрепление изменений, связанных с появлением негосуд.форм собственности и совершенствования работы аппарата управления.

№ 4 Характеристика ГОСТа Р 6.30-2003

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Принят и введен в действие с 1 июля 2003г. Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.Распространяется на организац-распорядит док-ты, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной док-ации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., Указанный стандарт введен в действие взамен прежнего ГОСТа Р6.30-97 (с изменениями от 2000 г), унаследовав от последнего не только структуру (за исключением раздела 5,), но и большинство положений. Как следует из раздела 1, требования нового стандарта являются рекомендуемыми, но это не означает, что теперь оформлять управленческие документы можно, сообразуясь с собственным толкованием соответствующих требований. С другой стороны, требования нового ГОСТа распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной док-ции, предусмотренной УСОРД .1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России.ВНЕСЕН Научно-техническим управлением Госстандарта России.2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ. 1Область применения:Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов - в приложении Б.Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

№ 5 Функции документа и их характеристика

Док-т-зафиксированная на матер.носителе информ. С реквизитами,позволяющая ее идентифицировать. Реквизиты – обязательный элемент оформления офиц.док-та. Офиц. Док-т – созданный юр или физ лицом,офоромленный и удостоверенный в установленном порядке. Док-т могут выполнять след. Ф-ии: 1) информационные функции(собственно информационная,социальная,политич.,коммуникативная).Информационная – в док-те происходит материализация информации и она свойственна всем док-там без искл.,независимо от способа их изготовления и носителя информации,т.к необходимость фиксировать информ-причина появления любого док-та.Фиксация и передача информ во времени и пространстве,а следовательно сохранение зафиксир.информ,возможность ее использования(доступность) составляют основное содержание информационной ф-ии. Важнейшней информ которую содержит док-т явл соц.,-почти каждый док-т может выполнять эту ф-ию,т.к он возникает в силу определенной общественной потребности. Политич.ф-ия-док-ты,фиксируя и сохраняя информ о политич процессе т.е о внутр и внеш политике гос-ва,о деят политич партий,оппозиции,лидерах,выполняют свою политич ф-ию. Коммуникативная ф-ия состоит в передаче информ во времени и пространстве,с помощью этой ф-ии док-та происходит обмен идеями,сведениями,эмоциями. 2) функции, обеспечивающие процесс управления(управленческая,правовая,учетная).Управленческая-док-т выступает как средство управленческой деят.,эту ф-ию выполняют док-ты созданные для целей управления в процессе его реализации,для обеспечения процесса принятия решения.Док-ты обладающие управленч.ф-ией явл осн.источником информ.Правовая ф-ия – выражается в фиксации,закреплении и применении правовых норм и правоотношений. Учетная-как правило док-ты с этой ф-ией имеют унифицированные формы, утвержденные гос органами. 3) ф-ии,носящие культурно-исторический хар-р. Культ.ф-ия проявл когда док-т выступает в кач-ве ср-ва закрепления или передачи культурной традиции,культурного наследия.В до-тах отражается информация о знаниях,традициях,обычаях,ритуалах итп.

№ 6 Способы документирования. Материальные носители информации

Документирование-запись информ на раличных носителях по уставновленным правилам.

Организация работы с док-тами – орг-ция документооборота,хранение и использование док-тов в тек.деят.учреждения. Документ.может осуществляться на естеств.языке(рукопись,машинопись) или на искусств.языках с использованием соответствуюищх носителей(магнитные ленты,диски,лазерные диски,дискеты и др).Документирование может осущ как физ так и юр лицами,которые будут выступать в кач-ве авторов док-та.В связи с этим принято различать док-т личного происхождения и офиц док-т. Док-т личного происх – док-т,созданнй вне сферы его служебной деят. Или выполнения обществ.обязанностей. Офиц док-т - созданный юр или физ лицом,офоромленный и удостоверенный в установленном порядке. Он обладает юр силой,что означает что док-т может служить подлинным док-вом заключенной в нем информ.Способы док-ния:

1.Текстовое доку-ние: Текстовой док-т: док-т, содержащий звуковую информ, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое док-ние получило самое широкое распростр. С его помощью документируется деят. Гос. учреждений, пред-ий и отдельных лиц.

2.Фотокино–видеодокументирование:

Фотодок-т – изобразительный док-т, созданный фотографическим способом. Особенность фотодокументов – возникают в момент событий, поэтому они, благодаря точности, наглядности, имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях деятельности человека: в медицине, науке, искусстве, в судебной практике, в журналистике и т.д.

3.Док-ты на машинных носителях : Электр. док-ние. С помощью спец. Матер. носителей, на которых данные фиксируются специальными условными обозначениями, создаются док-ты с информ в форме, понятной только машине.

4.Материальные носители информации. Для создания док-тов используются различ матер. объекты (бумага, магнитные и оптические диски, кинопленка и др.), которые служат для закрепления и хранения на них речевой, звуковой или изобразительной информ.

№ 7 Понятие и значение документа в управленческой деятельности

.Док-т(документированная информация) - зафиксированная на матер.носителе информ. С реквизитами,позволяющая ее идентифицировать.

В управленческой ф-ии док-т выступает как средство управленческой деят.Эту ф-ию выполняют док-ты,созданные для целей управления в процессе его реализации,для обеспечения процесса принятия решения. Док-ты обладающие управленческой документацией явл основным источником информ,играют большую роль в информационном ОУ.С их помощью производится сбор первичных данных,информации о фактическом положении дел.Затем эти данные подвергаются сисетматизации и обобщению,что реализуется в различных сводках,справках,отчетах.Рез-том явл док-ты содержащие анализ и оценку положения дел,варианты возможных решенийУправленческие док-ты в специфической форме отражают стадии,звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления. Основные группы управленческой док-ции: Организационные док-ты: устав, положение, инструкция, штат.расписание, структура и штат.численность, регламент, правила и др. Распорядительные док-ты: приказ, решение, указание, указ, постановление и др. Справочно-информац. док-ты: письмо, протокол, акт, телеграмма, факс, отзыв и др. Документац.по личн.составу: заявление, приказ по личн.составу, резюме и др. Комм. док-ты: договоры, контракты, протокол разноглас. и др. Фин.-бухгалтерские док-ты: лиц.счета, накладные, ведомости, отчеты и др. Организ.-распорядит.док-ты – это док-ты, в которых фиксируют решения администр.и организац.вопросов, а так же вопросов управления, взаимодействие обеспечения и регулиров.деят-ти органов власти, организ., предп-й и должностн.лиц.

№ 8 Понятие классификации документов. Виды классификации

Док-т(документированная информация) - зафиксированная на матер.носителе информ. С реквизитами,позволяющая ее идентифицировать.

Классификация док-тов - Это деление док-тов на классы по наиболее общим признакам, сходствам, различиям. - по наименованию, т.е. по названию док-та.- по месту составления док-ты делятся на внутр. (созданные в данной орг-ции и отражающие вопросы внутри нее) и внешние (поступающие в орг-цию или направляемые в др. орг-цию, др. лицам).

- по кол-ву вопросов, включенных в текст, док-ты бывают: простые, в которых содержится и предлагается решение только одного вопроса; сложные, в которых содержится несколько вопросов.- по форме док-ты могут быть индивидуальные (создаваемые в произвольной форме); типовые (образец, по которому составляются тексты, аналогичные док-там); трафаретные (часть текста отпечатана заранее, а часть текста вписывается при составлении).- по средствам фиксации: рукописно печатные (рукописные, машинописные, изготовленные на множительных аппаратах и типографическим способом); графические (чертежи, графики, схемы, рисунки и т.д.); фотокино докуты, запечатленные путем фотографирования или киносъемки и звуковые фотодокументы, которые зафиксированы с помощью звукозаписывающих аппаратов.- по срокам хранения: постоянного (вечного), долговременного(свыше 10лет), временного(до 10лет).- по происхождению: служебные(затрагивающие интересы пред-ия,отдела,группы работников), личные(касающиеся конкретного лица и являющиеся именными).- по назначению: подлинники, копии, выписки, дубликаты.

Подлинники – это первый или единичный экз. док-та.Копия – полное воспроизведение всех рекв подлинного док-та,не имеющий юр силы.

Дубликат – повторный экз подлинника док-та,имеющий юр силу..Выписка – часть копии документа, нужная для работы.- по юр силе: подлинные, которые выдаются уполномоченными работниками пред-ия с соблюдением всех правил; подложные содержания или реквизиты, которых не существует в действительности.

№ 9 Системы документации

Системы док-ции – это совокупность док-тов, взаимосвязанных по признакам происхождения,назначения,вида,сфер деят.,единых требований к оформлению.

Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми. В отраслевых системах происходит документирование соответствующих видов деят и отражение их спеифики. К функциональным сист. Относят осущ.документирования организац.,исполнит.,распорядительной деят-ти.Унификация – это приведение чего-либо к единой форме,системе и единообразию.

Унификационная система док-ции(УСД) – это система док-ции, созданная по единым правилам и требованиям,содержащая необходимую информ, для управления в опред. Сфере деят.

Унификация ДОУ – сокращение неоправданного многообразия док-тов,приведение их к единообразию форм,структуры,языков конструкций,операций по их составлению,обработки, учету и хранению.

Действует 9 унифиц.систем док-ции(УСД): из них например три: 1. УС организ-распоряд док-ции.(УСОРД)-явл.системой док-ции применяемой в любой орг-ции,учреждении,пред-ии.. 2. УС банковской док-ции. 3. УС первичной учетной док-ции.

Унифицир.форма док-та – это совокупность реквизитов,установленных в соотв.с решаемыми в данной сфере деят-ти задачами и расположенных в опред. Порядке на носителе информ.

№ 10 Унифицированные системы документации

Унификационная система док-ции(УСД) – это система док-ции, созданная по единым правилам и требованиям,содержащая необходимую информ, для управления в опред. Сфере деят.

Унификация ДОУ – сокращение неоправданного многообразия док-тов,приведение их к единообразию форм,структуры,языков конструкций,операций по их составлению,обработки, учету и хранению.

Действует 9 унифиц.систем док-ции(УСД): из них например три: 1. УС организ-распоряд док-ции.(УСОРД)-явл.системой док-ции применяемой в любой орг-ции,учреждении,пред-ии.. 2. УС банковской док-ции. 3. УС первичной учетной док-ции. На каждую УСД разработан гос.стд.Разработчиками УСД явл соответствующие министерства(ведомства),например Министерство финансов РФ явл ответственными за бухгалтерскую док-цию,Росархив – за О-Р док-ты.

Этими же министерствами и ведомствами утверждается Унифицир.формы док-тов входящих в УСД.

Унифицир.форма док-та – это совокупность реквизитов,установленных в соотв.с решаемыми в данной сфере деят-ти задачами и расположенных в опред. Порядке на носителе информ. Рекв.док-та: обяз.элемент оформления офиц.док-та. Набор рекв офиц.-письменного док-тарасположенных в опред последовательности назыв формуляром док-та. Для каждого вида док-та(приказа,акта,письма итд) характерен свой набор рекв. В каждой унифицр системе есть формуляр-образец на основе которого разрабатываются единые формы док-тов,единые требования к оформл рекв док-тов.

№ 11 Унификация и стандартизация документов.

Цель унификации документов

Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе,форме,единообразию.Унификация производится в целях сокращения кол-ва применяемых в управленческой дет.док-тов,тпизации их форм,установления единообразных требований к оформлению док-тов,создаваемых при решении однотипных управленческих задач,снижения трудовых,временных и материальных затрат на подготовку и обработку док-тов,достижения информационной совместимости без данных,создаваемых в различных отраслях деятельности.Рез-ты проведенной унификации док-тов доводятся до уровня обязательной правовой формы-стд.(или др док-тов по стандартизации). Под стандартизацией понимается деят.по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования,направленная на достижение упорядоченности в сферах произ-ва и обращения продукции и повышение конкурентоспособоности про-ции, работ и услуг. Целью стандартизации явл достижение технической и информац совместимости.

№ 12 Характеристика и особенность УСОРД

Унифицированная система организационно-распорядительной док-ции(УСОРД) явл системой доку-ции,применяемой в любой орг-ции,учреждении,пред-ии. Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003. ГОСТ распростаняется на орг-распорядит.док-ты предусмотренные УСОРД(далее-док-ты),-постановления,распоряжения,приказы,решения,протоколы,акта,письма,которые фиксируют решения административных и организационных вопросов,а также вопросов управлении,взаимодействия,обеспечения и регулирования деят-ти: -фед.органов гос.власти субъектов РФ,-пред-ий,орг-ций и их объединений независимо от организац-правовой формы вида деят-ти. Настоящий стандарт устанвливает: состав рекв,требования к оформлению рекв,треб.к бланкам и офромлению док-тов,треб.к изготовлению,учету,использованию и хранению бланков с воспроизведение гос.герба РФ,гербов субъектов РФ.

№ 13 Состав управленческих документов

Основные группы управленческой док-ции: Организационные док-ты: устав, положение, инструкция, штат.расписание, структура и штат.численность, регламент, правила и др. Распорядительные док-ты: приказ, решение, указание, указ, постановление и др. Справочно-информац. док-ты: письмо, протокол, акт, телеграмма, факс, отзыв и др. Документац.по личн.составу: заявление, приказ по личн.составу, резюме и др. Комм. док-ты: договоры, контракты, протокол разноглас. и др. Фин.-бухгалтерские док-ты: лиц.счета, накладные, ведомости, отчеты и др. Организ.-распорядит.док-ты – это док-ты, в которых фиксируют решения администр.и организац.вопросов, а так же вопросов управления, взаимодействие обеспечения и регулиров.деят-ти органов власти, организ., предп-й и должностн.лиц.

№ 14 Основные термины и определения документационного обеспечения управления

ДОУ(делопроиз-во)-это отрасль деят,обеспечивающая документирование и организацию работы с офиц.документами.Документирование-запись информ на раличных носителях по уставновленным правилам.Организация работы с док-тами – орг-ция документооборота,хранение и использование док-тов в тек.деят.учреждения.Документооборот-движение док-тов в орг-ции с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.Док-т(документированная информация) - зафиксированная на матер.носителе информ. С реквизитами,позволяющая ее идентифицировать. Реквизиты – обязательный элемент оформления офиц.док-та. Офиц. Док-т – созданный юр или физ лицом,офоромленный и удостоверенный в установленном порядке.Оформление док-та – это проставление необходимых рекв,установленных правилами документирования.Формуляр док-та – набор рекв. Офиц.-письменного док-та, расположенных в опред.последовательности.Служебный док-т – это офиц. Док-т используемый в тек.деят.орг-ции.Личный док-т – док-т созданный лицом вне сферы его служебной деят, или выполнение общественных обязанностей.Юрид.сила док-та – это свойства офиц док-та,сообщаемые ему действующим законодательством,компетенцией издавшего органа и установленный порядком оформления. В каждой орг-ции должен быть установлен порядок составления док-тов и работы с ними. Правила работы с док-тами в конкретной организ. Составляют систему ДОУ.

№ 15 Формуляр-образец ОРД. Общие сведения о реквизитах

Все организационно-распорядительные док-ты оформляются на основе формуляра-образца – модель построения док-та, который устанавливает область применения, форматы,размеры полей,требования к построению констркционной сетки и осн. Реквизиты. В док-тах должн быть след.поля:

-верхние,левые,нижнее не менее 20мм.

-правые не менее 10 мм.

Расположение реквизитов на формулряе-образце сконструировано таким же образом,чтобы при их заполнении можно было эффект.использованть табулятор ПК. (1,3 см; 4,2; 6,2; 8,3; 10,5; 12,5; 14,5)

Реквизиты док-та,состояющие из нескольких строк,кроме текста(20рекв),печатают через 1 интервал.Например 18 рекв «Заголовок к тексту». Составные части одного реквизита печатают через 1,5-2 интервала. Например 15,16,23 рекв. Ревизит от реквизита печатают через 2-4 интервала(8 и 9 рекв). Реквизиты располагаются след.образом:

1.Нулевое положение табулятора:8,9,10,14,13(при флаговом расположении перечисленных рекв),18,20(кроме начала абзацев),21,Наименование должности в рекв 22 «подпись», 23(кроме расшифровки подписи),заверительная надпись «верно»,наименование должности лица заверяющего док-т,дата заверения,28,второй гриф утверждения док-та.

2.Первое положение табулятора: начало абзацев в тексте(в т.ч нумерованные)

3. 2 положение табулятора: 12, расшифровка фамилии в 1ом грифе соглсования док-та.

4. 3 полож таб:используют при составлении таблиц

5. 4 полож таб: адресат(кажд.рекв док-та печатают на отд.строке)

6. 5 полож таб: гриф утврежд,кроме расшифровки подписи,второй гриф согласования.

7. 6 полож таб: расшифровка подписи в рекв 22 «подпись»,рашифр подписи в грифе утвреждения,подписи во 2ом грифе согласования.

8. 7 полож таб: нумерационные заголовок в таблице.

Реквизиты используемые при оформлении ОРД бывают постоянными и переменными, к пост. Относят рекв которые постоянно присутствуют на док-те в неизменном значении и которые можно заранее нанести на бланк орг-ции.Например 1,2,3,8,9,4 реквизиты. К переменным относят рекв которые зависят от конкретных обстоятельств, например 11, 20 рекв.

Реквизиты можно подразделить на обязательные(например 8,10,11,4,7,12,5,6,22,25,20,14) и дополнительные(бывают не на всех видах док-тов, 3,19,29,30)

Существуют 2 способа оформления рекв: флаговый(начало реквизитов расположено всегда от левой границы зоны расположения реквизита) и центрированный(начало и конец каждой строки рекв равноудалены от границ зоны располож реквизитов).

№ 16 Состав и требования к оформлению постоянных реквизитов

К постоянным рекв можно отнести рекв которые постоянно присутствуют на док-те в неизменном значении и которые, можно заранее нанести на бланк орг-ции. Это – 1(если орг-ция имеет право изображать герб на своем бланке), 3 (если она есть у орг-ции), 8, 9, 4, 7(например служебного письма),другие коды(ОГРН,ИНН/КПП) –РЕКВИЗИТЫ. Перечисленные рекв могут быть в силу определенных обст-в меняться и тогда орг-ции приходится заново изготавливать бланки. Однако это происходит не часто,особенно у гос.орг-циях. Поэтому наносить заранее указанные рекв выгодно-это сокращает время,затрачиваемое на подготовку док-тов и исключает появления ошибок и улучшает вид док-та,особенно если эти рекв нанесены типографическим способом.