Расчёты по хозяйственным расходам

При выдаче денежных средств под отчёт на хозяйственные расходы организация обязана:

1. Определить сумму подотчётных средств, цель и срок, на который она выдаётся.

2. Получить от подотчётного лица отчёт о расходах не позднее трёх рабочих дней по истечению срока аванса.

3. Выдавать денежные средства работнику под отчёт только при условии сдачи им отчёта по ранее выданному авансу.

4. Запретить передачу подотчётных денежных средств от одного лица другому.

В организации должен быть утверждённый руководителем список работников, которым могут выдаваться под отчёт наличные денежные средства на административно-хозяйственные и операционные расходы.

Наиболее часто встречаются следующие нарушения:

• выдача денег под отчёт лицам, не являющимся постоянными работниками организации,

• выдача денег под отчёт лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам,

• выдача денег под отчёт лицам, не указанным в утверждённом списке авансодержателей.

Расчеты по представительским расходам

К представительским расходам относятся расходы организации по приему и обслуживанию представителей других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах с целью установления и (или) поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета (правления) или другого аналогичного органа организации.

При такой ревизии проверяется правильность их оформления. Включение представительских расходов в с/с продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии первич-х учет-х док-в, в кот.указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны орган-ии, конкретное назначение и величина расходов. Орган-ии реком-ся определить конкретный порядок расходования ср-в на представительство, их документ-е оформление и контроль, включая установление круга лиц, имеющих отношение к этой деят-ти.

К док-м по оформлению предст-х расходов относятся программа приема с указанием состава учас-в, плановая смета расходов, отчет о произв-х расходах, первичные учетные док-ты, подтверждающие такие расходы.

Фактические расходы, отнесенные на с/с продукции (работ, услуг) для целей н/о, не должны превышать предельных размеров, устан-х Минфином России.

31. Ревизия кассовых операций

Ревизия кассы — проверка законности и правильности осуществления хозяйственных операций с наличными денежными средствами и другими ценностями, хранящимися в кассе хозяйствующего субъекта, их документального оформления и принятия к учёту. Ревизия кассы может осуществляться в рамках мероприятия финансового контроля (например, документальной ревизии) либо как отдельная проверка. Настоящая статья написана применимо ко всем юридическим лицам Российской Федерации, за исключением кредитных организаций и организаций розничной торговли.

Порядок ведения кассовых операций

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации регламентируется Центральным банком Российской Федерации и являются обязательными для всех юридических лиц. Основные требования:

1. Все хозяйствующие субъекты любых организационно-правовых форм хранят принадлежащие им денежные средства на счетах в банках.

2. Хозяйствующие субъекты осуществляют платежи своим контрагентам в безналичном порядке через банки. Центральным банком устанавливается предел расчётов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке.

3. Для того, чтобы осуществлять расчёты наличными деньгами, хозяйствующие субъекты должны организовать помещение кассы и завести кассовую книгу. Принимать наличные деньги у физических лиц разрешается только путём применения контрольно-кассовой техники.

4. Хозяйствующим субъектам разрешается иметь ограниченное количество наличных денег в кассе. Лимит остатка кассы устанавливается по согласованию с обслуживающим банком и не должен превышаться. Если в кассу поступают наличные деньги сверх установленного лимита, они должны в тот же день быть сданы на счёт в банке. Накапливать наличные деньги в кассе на любые цели не допускается (за исключением периода выплаты заработной платы сотрудникам — не более трёх рабочих дней).

5. Приём наличных денег в кассу оформляется специальным первичным документом — приходным кассовым ордером, который подписывается главным бухгалтером. Отрывная часть приходного кассового ордера, называемая квитанцией, подписывается главным бухгалтером и работником кассы (кассиром) и выдаётся на руки лицу, внёсшему деньги.

6. Оформление выдачи денег из кассы производится расходным кассовым ордером, который, в отличие от приходного, подписывается не только главным бухгалтером, но и руководителем хозяйствующего субъекта. Если выдача производится в один день и по одному основанию (например, заработная плата) многим лицам, допустимо составлять ведомость.

7. Кассир имеет право выдать деньги из кассы только по предъявлению паспорта (либо другого документа, удостоверяющего личность). Лицо, получившее деньги собственноручно расписывается в ордере или ведомости. Кассир не имеет права выдать деньги другому лицу, иначе как по доверенности, оформленной в установленном порядке. Все оправдательные документы, приложенные к расходному кассовому ордеру, гасятся штампом «ОПЛАЧЕНО» с указанием даты (для того, чтобы по этим документам нельзя было получить деньги повторно).

8. По истечении установленных сроков оплаты труда (не более трёх дней) кассир должен задепонировать невыданные суммы, то есть учесть в особом регистре, а ведомость провести по учёту.

9. Приходные и расходные кассовые ордера при их оформлении и до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в особом журнале.

10. Каждый приход денег в кассу и каждый расход денег их кассы регистрируется в кассовой книге. Такая книга должна оформляться в любом хозяйствующем субъекте, листы её нумеруются, книга шнуруется и опечатывается мастичной печатью. Каждый лист кассовой книги соответствует операциям одного дня. При этом одновременно заполняется отрывная копия листа кассовой книги, называемая отчётом кассира. Отчёт кассира ежедневно передаётся в бухгалтерию вместе со всеми кассовыми документами для проведения их по учёту.

11. Если выявляется расход денег из кассы, не подтверждённый подписью получателя, такой расход оформляется как недостача. На основании договора о полной материальной ответственности такая недостача может быть взыскана с кассира в полном объёме. Если в кассе будет выявлен излишек средств, такой излишек приходуется как доход предприятия.

12. Кассиру запрещено хранить посторонние деньги и ценности, не имеющие отношения к кассе хозяйствующего субъекта. Кассир несёт полную материальную ответственность за сохранность всех принятых ценностей и за ущерб, причинённый как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к исполнению своих обязанностей.

13. Руководитель хозяйствующего субъекта должен периодически организовывать внезапные проверки кассы с полным пересчётом денег и ценностей. Фактический остаток денежных средств в кассе сверяется с данными кассовой книги. Для осуществления проверок кассы приказом назначается инвентаризационная комиссия.

14. Коммерческие банки обязаны периодически проверять соблюдение порядка ведения кассовых операций хозяйствующими субъектами, которыми в банке открыт расчётный счёт.

Помимо наличных денежных средств, в кассе хозяйствующего субъекта могут храниться следующие ценности:

• ценные бумаги,

• денежные документы (почтовые марки, проездные билеты и т. д.),

• ценные подарки для поощрения сотрудников,

• бланки строгой отчётности (номерные бланки трудовых книжек, перевозочных документов и т. д.)