Функциональные виды управленческого общения
Вид общения |
Состояние управленческого решения |
Направление перемещения информации |
Приказ |
Управленческое решение принято |
Информация поступает от начальника к подчиненному |
Беседа |
1.Управленческое решение не принято, имеется необходимость в его выработке. 2.Управленческое решение принято и доведено до исполнителя, появилась потребность в дополнительном организационном или морально-психологическом воздействии на подчиненного |
Информация идет в двух направлениях от подчиненного к начальнику и наоборот. |
Совещание |
Имеется несколько вариантов управленческого решения, необходимо определить оптимальное. |
Информация перемещается в двух направлениях |
Отчет |
Управленческое решение принято и ранее доведено исполнителю |
Информация идет от подчиненного к начальнику. |
Переговоры |
Необходимо принятие или выработка совместного управленческого решения двумя и более субъектами управления. |
Информация поступает в любом направлении, в соответствии с количеством участников и их статусом. |
Преграды в организационных коммуникациях:
Искажение сообщений. Причины:
а) непреднамеренно, в силу затруднений в межличностных контактах;
б) когда какой – нибудь управляющий не согласен с сообщением, преподносит информацию со своей точки зрения;
в) вследствие фильтрации, т.к. различные сведения приходится суммировать и упрощать перед направлением сообщений в разные инстанции;
г) подчиненные хотят получить одобрение от руководителя, поэтому говорят ему только то, что он хочет услышать;
д) руководители среднего звена больше уделяют внимания сообщениям сверху по сравнению с информацией от своих подчиненных;
е) страх перед наказанием и ощущением бесполезности.
Информационные перегрузки. Руководитель не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, кот. кажется ему наиболее важной. В результате – искажение информации. Чтобы этого избежать необходимо, делегировать полномочия своим подчиненным.
Неудовлетворительная структура организации.
В организациях с многочисленными уровнями управления растет вероятность информационных искажений, а, следовательно, и неверных решений.
Проблемы в коммуникациях также могут вызвать неудовлетворительный состав, неправильное использование комитетов, рабочих групп и кадров вообще.
Создавать проблемы при обмене информацией могут конфликты между группами или отдельными организации.
Обратная связь и помехи.
Обратная связь, т.е. реакция получателя, показывающая понята или не понята переданная информация.
Обратная связь – это опорная реакция на то, что услышано, увидено, прочитано. Плохая обратная связь и неумение слушать мешают эффективному обмену информацией.
Шумом называется то, что искажает смысл информации.
Источники шума, которые могут создавать преграды на пути обмена информацией, варьируют от языка (в вербальном и невербальном оформлении) до различий в восприятии.
К помехам относятся:
предвзятости и стереотипы, т.е. устойчивые ошибочные или упрощенные мнения по поводу людей и ситуаций;
отсутствие интереса при неубедительности доводов или отсутствие призыва к конкретным действиям;
семантические барьеры - различное понимание символов, в которых информация передается (из-за различия в образовании, квалификации, слабого знания языка);
физические и психические факторы: усталость, слабая память, рассеянность, импульсивность, излишняя эмоциональность.
Совершенствование коммуникации в организации:
Регулирование информационных потоков.
Руководители на всех уровнях должны представлять потребности в информации;
Научиться оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей.
Определять что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах.
Совершенствовать управленческие действия через: