Тема: планирование и контроль План лекции:
Понятие планирования, процесс планирования. Проблемы и уровни планирования.
Стратегическое планирование.
Бюджетирование.
Планирование разовых проектов и работ.
Управленческий контроль.
Понятие планирования, процесс планирования. Проблемы и уровни планирования.
Планирование – отправная точка процесса управления, попытка предвидения будущих действий с целью преодоления неопределенности, которая заложена в самом будущем.
Необходимость планирования связана с ограниченными ресурсами и неопределенным характером будущего.
Понятие планирования охватывает процесс планирования и систему разделов плана (структуру планирования).
Планирование – процесс, который заканчивается составлением плана. План – документ, описывающий цели и пути их достижения. Таким образом, речь идет о результатах и средствах их достижения. Планы показывают что, когда и как должно быть сделано.
В простейшем варианте план включает:
цели, которые должны быть достигнуты;
описание действий, которые необходимо предпринять для достижения целей;
оценку ресурсов, необходимых для осуществления этих действий.
В основе планирования почти всегда лежит определенная логика, и планирование можно описать как восьмиэтапный процесс (рис.5.1).
Определение целей – что именно планирует достичь менеджер и его команда. Сформулированные цели должны быть подкреплены конкретными и поддающимися оценке критериями. Необходимо стремиться к тому, чтобы цели отвечали принципу SMART (specific, measurable, achievement, relevant, timed), то есть чтобы цели были конкретными, измеримыми, достижимыми, ориентированными на результат, согласованными во времени.
Предположим, цель формулируется следующим образом: обеспечить, чтобы в ближайшие 12 месяцев каждый из ответственных исполнителей прошел, по крайней мере, трехдневное обучение по обслуживанию покупателей. В данной постановке содержится три конкретных критерия: «в ближайшие 12 месяцев», «каждый из ответственных исполнителей», «трехдневное обучение».
Рисунок 5.1
Генерация вариантов плана и их оценка. Выяснив, что необходимо достичь, менеджер может начинать планировать конкретные действия для достижения целей. Следует посмотреть, какие варианты действий имеются и проанализировать их, чтобы выбрать лучший. Варианты оцениваются по разнообразным критериям. Этап заканчивается выбором пути достижения цели.
Возможные пути достижения поставленной цели: организовать обучение на курсах за пределами компании, обучение проходит менеджер, а затем проводит цикл семи наров, пригласить специалиста, который проведет обучение сотрудников.
Определение действий – составление списка всех возможных действий, необходимых для реализации выбранного варианта.
Упорядочение действий – расстановка действий в надлежащей последовательности. Для чего необходимо выяснить, какие дела не могут быть начаты до выполнения других дел.
Определение необходимых ресурсов. Прояснив требуемые действия и их последовательность, менеджер оценивает необходимые ресурсы: персонал, рабочие площади, оборудование, материалы, время, финансы. Часто не удается точно оценить объемы ресурсов, тогда приходится делать прогнозы и грубые прикидки.
Пересмотр плана. Определив ресурсы, менеджер пересматривает план с точки зрения того, не пропущены ли какие-либо существенные действия, доведет ли план до поставленной цели, насколько план реалистичен. При необходимости возможен возврат на начальные этапы процесса планирования.
Подготовка плана действий и определение сроков их осуществления. Подробно расписывается рабочий план и детализируется, кто и что будет делать, с помощью каких средств и в какие сроки. Такие разработки являются указаниями, которые дадут исполнителям возможность понять, что от них требуется, а для менеджера являются средством, позволяющим координировать и контролировать сложные многочисленные мероприятия.
Контроль над осуществлением плана и коррекция плана в случае необходимости.
Разрабатывая план, менеджер сталкивается с рядом проблем и ограничений, вызванных и связанных с рядом причин.
Неясно поставленные цели. «Если вы не знаете куда идти, то как же вы узнаете, что уже оказались в месте назначения?». Есть разные причины, по которым четкая постановка целей очень важна:
только при четко определенных целях можно переходить ко второму и третьему этапам планирования;
только при четко определенных целях можно будет измерить результаты и оценить достигнуты ли цели;
четкая постановка целей, в которой присутствуют количественные показатели, становится основой для оценки труда исполнителей.
Нехватка информации. Составление плана предполагает принятие ряда взаимосвязанных решений, без точной информации трудно принять здравое решение. Часто трудно получить точные сведения в тот момент, когда они нужны. Бывает, что сведения поступают позже, не всегда точные, не всегда в удобной форме.
Изменение обстоятельств. Можно планировать только те обстоятельства, которые кажутся наиболее вероятными. Однако в жизни редко все складывается в соответствии с намеченными планами. Корректировать приходится даже планы на ближайшее будущее. При долгосрочном планировании планы еще более уязвимы и зависимы от перемен. Их приходится корректировать в силу изменения обстоятельств или по мере поступления более надежной информации.
Люди и политика в организации. Менеджер сможет преуспеть в реализации своего плана только тогда, когда он приемлем и для людей, поставляющих ресурсы и для людей, выполняющих этот план. Люди и политика должны быть поставлены в самое начало списка факторов, которые должны браться в расчет при планировании. Они могут обратить в ничто даже самые продуманные планы.
В большинстве организаций различают несколько уровней планирования, частично перекрывающих друг друга (рис.5.2).
Рисунок 5.2