Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетные лица – сотрудники организации, которым выдаются денежные средства под отчет на административные и управленческие расходы, хозяйственные нужды (п11 порядок ведения кассовых операций №40).

Лица, получившие денежные средства под отчет, обязаны отчитываться в установленные сроки. По административно-управленченским и хозяйственным расходам сроки устанавливаются организацией самостоятельно. По командировочных расходам отчитаться необходимо в срок 3 рабочих дня по окончании командировки. Передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому лицу запрещается. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Задача 1.

Организации установлен лимит по кассе 1000 руб. Сальдо нач. составляет 800 руб. Возврат денежных средств от подотчетного лица 3000 руб. Получено от покупателя в кассу на сумму 6600, в т.ч. НДС 18%. Выдана зарплата работнику в сумме 8000 руб. Составить бухгалтерские проводки, определить конечное сальдо по счету 50.

Д51 К50 1400

Д50 К71 3000

Д70 К50 8000

Д50 К62 6600

Д 50	К
800
3000	8000
6600	1400
1000

1. Организация не имеет право превышать лимит, т.к. день выдачи зарплаты – последний

1000 = 800 + 3000 + 6600 - 8000 – x

x = 1400

2. Допускается превышение лимита, т.к. зарплата выдается в течение з/п

Д50 К71 3000

Д70 К50 8000

Д50 К62 6600

Д 50	К
800
3000	8000
6600
2400

С^А_К = 800 + 3000 + 6000 – 8000 = 2400

Задача 2.

Из кассы организации выдано подотчетному лицу 10 000 руб. Сотрудник приобрел канцтоваров на сумму 3000 руб., оплатил услуги транспорта прочему дебитору/кредитору за поставку оборудования на сумму 1500 руб. Определить задолженность сотрудника отразить в бухучете.

Д71 К50 10000

Д10 К71 3000

Д76 К71 1500

Д25 К76 1500

Д26 К10 3000

Д50 К71 5500

Д 71	К
0
10000	3000
	1500
5500

Дебиторская задолженность

Для расчетов используется счет 71 (активно-пассивный). Подотчетным лицам выдаются денежные средства на административно-управленченские и хозяйственные расходы только в том случае, если они являются материально-ответственными лицами. Ежегодно в организации должен издаваться приказ о выдаче денежных средств пот отчет со списком сотрудников, которые являются подотчетными лицами. В приказе необходимо установить сроки сдачи отчетов подотчетными лицами и перечень документов, на основании которых производится отчет подотчетного лица.

Д71 К50 – выданы денежные средства подотчетному лицу на нужды организации

По истечении установленного срока подотчетное лицо предоставляет авансовый отчет формы АО-1, к которому подшиваются все первичные документы, подтверждающие расходы.

Д10,15 К71 – приобретены материалы подотчетным лицом

Д49 К71 – списывается подотчетная сумма, если сотрудник своевременно не отчитался по выданным суммам

Д70 К94 – данная сумма удержана из зарплаты сотрудника

Д70 К71 – удерживается оставшаяся сумма подотчетного лица, по которой он не отчитался

Д71 К50 – возврат денежных средств подотчетному лицу, если он потратил больше подотчетной суммы