Тема 5 . Первичный учет

1.Теоретические основы первичного учета.

2.Методологические основы организации первичного учета.

1. Теоретические основы первичного учета

Первичный учет представляет собой единичный, повторяющийся во времени, организованный процесс сбора, измерения, регистрации, накопления, хранения информации, а в условиях АСУ – ее передачи и первоначальной обработки. При этом под первоначальной обработкой информации понимается дифференцированное накопление количественных данных по заданному комплексу признаков, характеризующих ход операции, производственные явления и процессы.

Первичный учет должен основываться на следующих принципах:

• он тесно взаимосвязан с каждым видом учета ;

• является основным поставщиком первичной информации для всех видов хозяйственного учета, а также используется для анализа производственно – хозяйственной, коммерческой и финансовой деятельности предприятия, для определения его места и поведения на рынке;

• данные используются для осуществления контрольно – ревизионной работы, аудиторских проверок;

• находится в тесной взаимосвязи со всеми участниками БУ, являясь исходной базой для учета амортизационных отчислений, материальных и топливо – энергетических ресурсов, расчетов по оплате труда, учета затрат на производство, готовой продукции и т.д.

• построение первичного учета зависит от специфики организации производства, труда, управления, технологических процессов, формы собственности.

• первичный учет отражает особенности системы управления и обеспечивает обратную связь с управляемой системой

• информация первичного учета – составная часть банка данных, используемого для формирования на его основе системы экономических показателей;

• первичный учет обеспечивает определенную связь с системой норм и нормативов, стандартов в части расходования материальных ресурсов и т.д.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами , на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должна содержать следующие обязательные реквизиты:

1. наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Внесение исправлений в кассовый и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговой инспекцией и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителя органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

2. Методологические основы организации первичного учета.

На основании первичных документов делаются записи в учетных регистрах: счетах, журналах и т.п.

Учетные документы могут быть внешними и внутренними.

Внешние – поступают на предприятие со стороны – из государственных органов, вышестоящих организаций, банков, налоговой инспекции, от учреждений, поставщиков, покупателей и др.

Эти документы составляются по типовым формам (платежное поручение, платежное требование, счет – фактура и др.).

Внутренние – составляются непосредственно на предприятии.

Различают: распорядительные, оправдательные (исполнительные), комбинированные, бухгалтерские оформления.

Распорядительные – это такие документы, в которых содержатся распоряжения, указания о производстве, выполнении хозяйственных операций. К таким документам относятся распоряжения руководителя предприятия и уполномоченных им лиц на совершение хозяйственной операции (платежные поручения, требования).

Оправдательные (исполнительные) - удостоверяют факт совершения хозяйственной операции. К ним относятся: приходные ордера (акты приемки) материалов; акты приемки – выбытия ОС; документы о приемки от рабочих выработанной продукции и т.п.

В оправдательных документах указываются такие сведения: название и адрес предприятия, составившего этот документ; наименование участников совершения хозяйственной операции; дата составления документа; содержание хозяйственной операции и основание для ее совершения; реквизиты, характеризующие операцию в количественном и денежном выражении и др. Оправдательные документы подписывают лица, ответственные за выполнение хозяйственных операций и за правильность их оформления (начальник цеха, заведующий складом, мастер). Оправдательные документы, поступающие в бухгалтерию предприятия, проверяются, а затем принимаются к учету.

Комбинированные – это такие документы, которые одновременно являются и распорядительными и исполнительными. К ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера, расчетно – платежные ведомости на выдачу ЗП, авансовые отчеты и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются тогда, когда для записей хозяйственных операций нет других документов, или при обобщении и обработке оправдательных и распорядительных документов. К ним относятся справки, ведомости распределения и др.

Документы также делятся на разовые и накопительные.

Разовые – первичные документы, оформляют каждую хозяйственную операцию и составляются в один прием.

Накопительные – составляются в начале определения периода времени путем постепенного накопления однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям (двухнедельные, месячные наряды на работу, лимитные карты на отпуск материалов со складов и т.п.).

Учетные документы делятся на первичные и сводные.

Первичные – составляются на каждую операцию в момент ее совершения. К ним относятся документы о поступлении на предприятие материалов и отпуске их со склада, об отгрузке продукции, о начислении заработной платы и т.д.

Сводные – обобщают показатели путем соответствия их группировки, систематизации из первичных документов. От накопительных документов сводные отличаются тем, что сводные документы составляются на основании первичных документов и являются их сводкой, а накопительный документ – это первичный документ, составляющийся постепенно.