Три функціональні зони.
Робоче місце менеджера складається з трьох функціональних зон: робоча зона, зона нарад, зона відпочинку.
При плануванні робочої зони менеджера можна використати такі рекомендації: письмовий стіл слід розташовувати перпендикулярно до вікна; вхідні двері повинні бути в полі зору менеджера; бажано, щоб вікно було зліва; письмовий стіл і крісла повинні бути віддалені від джерела тепла; меблі, як правило, за спиною менеджера не розмішують, але винятком можуть бути екран, демонстраційна дошка та ін.; якщо в одному кабінеті два робочих місця, то прохід між ними повинен бути не менше 10-20 см.
У зоні нарад розміщують стіл для нарад із кріслами і крісло для головуючого. Залежно від площі кабінету і чисельності працівників, які беруть участь у нарадах, ця зона може бути організована самостійно або суміщена з робочою зоною. В останньому випадку стіл для нарад розміщують перпендикулярно до письмового столу менеджера. Кількість крісел за таким столом не повинна перевищувати 4-5 з кожного боку.
Зону відпочинку обладнують журнальним столиком, кріслами для відпочинку, телевізором, її розташовують, як правило, в тій частині кабінету, яка протилежна робочій зоні.
При розміщенні предметів і засобів праці безпосередньо на письмовому столі треба враховувати наступне:
не тримати на столі нічого зайвого; усі предмети розміщують так, щоб забезпечити найкращу послідовність переміщення; кожен предмет повинен мати своє постійне місце розміщення; письмовий стіл слід використовувати тільки для поточної роботи; документи для поточної роботи необхідно розміщувати так, щоб забезпечити швидкий їх огляд і пошук; комп'ютер можна розміщувати як праворуч, так і ліворуч, а клавіатуру, як правило, праворуч або в центрі; засоби зв'язку розташовують зліва від менеджера на робочій поверхні стола чи приставної тумби, що дає змогу залишити праву руку вільною для роботи; канцелярське приладдя слід зберігати в спеціальних лотках з розділювачами. Меблі, які використовують для обладнання кабінету менеджера можуть бути різноманітної форми, кольору і розмірів. Важливо, щоб усі елементи інтер’єру відповідали смаку менеджера, характеру його роботи, забезпечували комфортні умови праці. Слід підбирати такі меблі, які б забезпечили правильну робочу позу менеджера, зручність при виконанні робіт. Поверхня меблів повинна бути твердою, гладенькою.
3.3. Використання технічних засобів управління в роботі менеджера
Робоче місце менеджера — це просторова зона, яка устаткована необхідними матеріальними засобами та технікою і має певну організацію. Це місце, де виконується робота менеджера. Завдання раціональної організації робочих місць менеджерів включає в себе раціональне розміщення необхідного устаткування та інших речей, а також створення комфортних умов праці. Організація робочого місця менеджера — це сукупність заходів щодо устаткування робочого місця засобами і знаряддями праці та їх розміщення у визначеному порядку. Робоче місце менеджера обладнують технічними засобами, номенклатуру яких встановлюють відповідно до видів робіт, які виконує менеджер. Усю номенклатуру предметів оснащення робочих місць можна поділити на такі групи: 1)засоби складання документів: друкарські машинки, засоби копіювання, диктофони; 2) засоби оброблення та оформлення документів: різальне, скріплювальне устаткування і матеріали, машини для нанесення захисного покриття; 3) засоби зберігання та групування документів: засоби скріплювання паперів, картотеки, спеціальні шафи та стелажі для зберігання документів, машини для знищення непотрібних документів; 4) засоби виконання обчислювальних операцій: мікрокалькулятори різних видів, ПЕОМ; 5) засоби забезпечення оперативного зв'язку; 6 ) спеціальні службові меблі та устаткування для робочих місць.
Засоби складання і копіювання текстових документів.Найперспективнішим засобом для роботи з текстовими документами є комп'ютер. Він забезпечує запам'ятовування і пошук тексту, можливість перегляду і коригування друкованого документа на екрані.Диктофонами називають прилади для магнітного записування усної мови і її відтворення з метою подальшої обробки. Диктофон має багато переваг — портативність, швидкий пошук необхідного запису, дистанційне управління. Диктофон застосовується для: 1. підготовки листів, наказів, доповідей, довідок та інших організаційно-розпорядчих документів; при цьому скорочуються витрати праці того, хто диктує, і секретаря; 2.записування вказівок, заміток у процесі оперативної діяльності менеджера; при цьому скорочується час доведення вказівок до виконавців, відпадає потреба рукописного їх фіксування; 3.фіксування з метою запам'ятовування, подальшого передруковування і використання міркувань, пропозицій.
Засоби зберігання і пошуку документів. До них належать обладнання для картотек і засоби для зберігання документів. По мірі комп'ютеризації переважна більшість інформації повинна бути введена в пам'ять персональної ЕОМ. У зв'язку з цим кількість картотек буде скорочуватися.
Засоби обробки документів. Ці засоби призначені, в основному, для виконання технічних операцій з обробки документів. На робочому місці менеджера можуть бути корисними пристрої для скріплення і клеєння.
Засоби адміністративного зв'язку і сигналізації: акустичні і візуальні засоби пошукової сигналізації і виклику, а також телефонна апаратура. За допомогою факс-зв'язку можна передавати будь-яку документальну інформацію. При цьому забезпечується повна автоматизація процесів передавання і приймання.
Засоби відображення аудіовізуальної інформації. У разі потреби кабінет менеджера обладнують проекційною апаратурою, екраном і планувальною дошкою. Планувальні дошки призначені для макетування проектних рішень. Їх також використовують для подання інформації менеджеру, побудови діаграм та ін. За допомогою такої дошки можна показати розташування філіалів і відділів, машин і транспорту тощо.
Робоче місце менеджера повинно бути обладнане необхідними засобами настільної оргтехніки і канцприладдями (калькулятор, канцелярське приладдя, електронні годинники, лотки для документів, діловий блокнот, олівці, ножиці, скріпки тощо). Сучасні настільні калькулятори виконують багато обчислювальних операцій. На базі калькуляторів створено моделі, які запам'ятовують тисячі телефонних номерів, дані про клієнтів, плани, графіки, домовленості про зустрічі і візити. Подібний цифровий щоденник може бути з'єднаний з персональним комп'ютером. Одна з найважливіших можливостей інтенсифікації праці менеджера в наш час - автоматизоване робоче місце (АРМ). Виділяють три рівні автоматизації управлінської праці: низовий; середній; вищий.
Низовий рівень передбачає автоматизацію окремих робіт (автоматизоване складання документів, їх тиражування тощо). Середній рівень полягає в автоматизованому виконанні комплексів управлінських робіт (автоматизація бухгалтерського обліку, підготовки видів документів). Вищий рівень забезпечує застосування сучасних персональних комп'ютерів.
Персональний комп'ютер дає змогу: успішно вирішувати такі завдання, коли з багатьох варіантів потрібно обрати найбільш оптимальний; здійснювати довгострокове і оперативне планування діяльності підрозділу або своєї роботи; підтримувати зв'язок та проводити наради із суміжними підприємствами і підрозділами; складати звіти про виконану роботу, графіки і різні розклади; здійснювати оцінку роботи працівників; складати, редагувати і передавати документи. Підключення до локальних обчислювальних мереж забезпечує обмін даними між різними АРМ.
Таким чином, використання персонального комп'ютеру значно підвищує інтелектуальні можливості менеджера, полегшує його працю, допомагає прийняти оптимальні рішення у
проблемних ситуаціях.