3.2. Планування робочого місця менеджера (системи планування приміщень).

1. Робоче місце менеджера — це просторова зона, яка устаткована необхідними матеріальними засобами та технікою і має певну організацію. Це місце, де виконується робота менеджера. Завдання раціональної організації робочих місць менеджерів включає в себе раціональне розміщення необхідного устаткування та інших речей, а також створення комфортних умов праці. Організація робочого місця менеджера — це сукупність заходів щодо устаткування робочого місця засобами і знаряддями праці та їх розміщення у визначеному порядку. Планування робочого місця менеджера передбачає раціональне відповідно до функціональних, гігієнічних, психофізіологічних і естетичних вимог розміщення в службовому приміщенні меблів, обладнання і технічних засобів. Виділяють наступні системи планування приміщень: кабінетна, зальна, сотова. 1. Кабінетна. Передбачає використання окремих кабінетів на 1-3 осіб. Перевагами системи є створення індивідуальної та творчої атмосфери, необхідної для роботи з документами; створення комфортних умов для малих груп службовців; підвищення власникам кабінету статусу. Недоліки системи: збільшення витрат на експлуатацію приміщень, подовження маршрутів документопотоків, незручність для проведення великих нарад, колективної роботи. 2. Зальна. Структурні підрозділи розміщуються у великих залах будинку з кількістю співробітників понад 100. Ці приміщення обов'язково обладнуються штучним освітленням, кондиціонуванням повітря та звукоізоляцією. Робочі місця відокремлюються один від одного перегородками заввишки 1,5 м. Їх перевагою є зниження витрат на експлуатацію приміщень, зменшення площ на одного працюючого. При такому плануванні полегшується спілкування, знижується потреба в нарадах. Недоліки: неможливість створення творчої атмосфери; шум у залі; слабкіше проявляється статус індивіда. 3. Сотова (коміркова). У великій залі розміщуються співробітники підрозділу, а приміщення для менеджерів відділів і служб формуються за допомогою спеціальних перегородок зі скла заввишки 1,5-2,0 м, - це створює сприятливі умови для співробітників відділу. Також існує концепція комбінованого офісу яка припускає, що кожному співробітнику виділяються постійне (закріплено за ним у вигляді невеликого кабінету і призначене для виконання основних функцій) і тимчасове (у вигляді загального приміщення для допоміжних робіт, нарад і збереження документів).

Зовнішнє та внутрішнє планування.

У процесі зовнішнього планування робочих місць для управ­лінців слід дотримуватись таких рекомендацій: у першу чергу розміщувати великі структурні підрозділи (адміністрацію, канцелярію, бухгалтерію); підрозділи, які повинні тісно спів­працювати, мають бути розташовані якомога ближче один до одного; відділи кадрів, постачання та збуту, які приймають відвідувачів, слід розміщувати на першому поверсі, поблизу входів, ліфтів; складські і транспортні підрозділи повинні бути ізольовані від прийому відвідувачів; туалети та курильні кімнати повинні бути на кожному поверсі і доступні клієнтам і співробітникам; інформаційні потоки повинні бути короткими; площу приміщень необхідно використовувати раціонально, відстані між меблями і стінами, вікнами, а також проходи між робочими місцями повинні бути зручними для персоналу і для прибирання при­міщень.

Внутрішнє планування робочого місця менеджера має забез­печувати: зручність робочої пози; полегшення користування найчастіше уживаними предме­тами; швидкість пошуку необхідної службової інформації; зручне проведення службових нарад і спілкування з відвідувачами.

Паспорт робочого місця менеджера включає наступні розділи: призначення та загальні характеристики; штатний розпис підприємства; положення про оплату праці; схема монтажу технічних засобів; інструкції з експлуатації; нормативи управлінської праці; планування робочого місця; меблі, устаткування та технічні засоби; функціональні обов'язки; методи і прийоми праці; умови праці; оплата праці; організація обслуговування; регламентуюча документація; завантаження робочого місця (нормування); охорона праці та техніка безпеки. Вихідними даними для розробки паспортів робочих місць є: типові паспорти робочих місць; моделі робочих місць співробітників; інструкції з техніки безпеки; робочий проект офісу; положення про підрозділи; посадові інструкції; контракти співробітників; нормативи площ на одного співробітника.

Методика розробки паспорту робочого місця менеджера включає чотири етапи: 1. Аналіз літератури, типових проектів робочих місць, відвідування передових офісів. 2. Розрахунок потреби в площах, устаткуванні, технічних засобах, розробка технічного завдання на типові робочі місця для підрозділів. 3. Розробка технічного проекту, замовлення меблів і устаткування, проведення ремонту приміщень, монтаж меблів, розробка регламентуючих документів. 4. Впровадження паспорта робочого місця.