2.Составление учетной политики организации для целей бухгалтерского и налогового учета, изменения и дополнения учетной политики организации.

Учетная политика организации обычно состоит из нескольких разделов. В обязательном порядке в учетной политике утверждаются следующие пункты.

1. Рабочий план счетов бухгалтерского учета. Согласно п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета, рабочий план счетов бухгалтерского учета разрабатывается организацией на основе Плана счетов бухгалтерского учета, утверждаемого Минфином России. При этом рабочий план счетов бухгалтерского учета должен содержать такие синтетические и аналитические счета, которые необходимы для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности.

Очень часто бухгалтера допускают следующую ошибку – они распечатывают типовой План счетов бухгалтерского учета и прикладывают его к учетной политике. По роду своей деятельности организация может использовать не все счета бухгалтерского учета, а поэтому указывать их в своем рабочем плане счетов нет необходимости.

2. Формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности.

Согласно п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете «все первичные учетные документы принимались к учету по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Если форма документа не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, этот документ должен содержать следующие обязательные реквизиты: а) наименование документа; б) дату составления документа; в) наименование организации, от имени которой составлен документ; г) содержание хозяйственной операции; д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; ж) личные подписи указанных лиц».

Следовательно, если организация в своей деятельности использует какие-либо первичные документы, унифицированная форма которых законодательством не предусмотрена, то используемые образцы этих документов необходимо привести в качестве приложения к приказу об учетной политике.

С 1 января 2009 г. все организации должны будут указать в учетной политике все виды первичных документов, которые применяются организацией для отражения фактов хозяйственной деятельности, а не только те, по которым нет унифицированных форм, как было предусмотрено ранее.

Особое внимание стоит уделить путевым листам, так как на практике именно форма путевых листов вызывает много вопросов. Формы путевых листов, предусмотренные Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, носят обязательный характер только для автотранспортных организаций. Наличие путевых листов обязательно для всех организаций, независимо от их деятельности и формы собственности, так как они являются документальным подтверждением транспортных расходов и необходимы при списании ГСМ. Колчанова Е.А. порекомендовала слушателям обратить внимание на приказ Минтранса от 18.09.2008 г. № 152, где указано, какие обязательные реквизиты должны быть в путевом листе, и обязательно приложить форму такого путевого листа к учетной политике организации.

Такие же рекомендации содержатся в письме налоговой службы от 7 июля 2008 г. № 20-12/064123.2, где сказано: «…Формы путевых листов, предусмотренные Постановлением № 78, в обязательном порядке применяются специализированными и автотранспортными организациями. Остальные организации могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов, в которых должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные в п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ. А именно: 1) наименование документа; 2) дата составления документа; 3) наименование организации, от имени которой составлен документ; 4) содержание хозяйственной операции; 5) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; 6) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; 7) личные подписи указанных лиц. Кроме того, самостоятельно разработанная форма путевого листа в обязательном порядке должна содержать также информацию о месте следования автомобиля. Такие данные необходимы при использовании сотрудниками организации личного автомобиля в служебных целях. Путевой лист, не содержащий в составе реквизитов информации о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов. При этом первичные документы составляются так, чтобы можно было судить об обоснованности произведенных расходов на приобретение горюче-смазочных материалов. Данный порядок не зависит от того, какие автотранспортные средства (собственные или арендованные) использует налогоплательщик в своей производственной деятельности».

Если организация использует самостоятельно разработанную форму путевого листа, она должна быть приведена в учетной политике согласно п. 5 ПБУ 1/98 «Учетная политика организации».

3. Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств. Согласно ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации за исключением случаев, когда ее проведение обязательно. Напомним, что проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях: 1) при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия; 2) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности; 3) при смене материально ответственных лиц; 4) при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества; 5) в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; 6) при реорганизации или ликвидации организации; 7) в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. При проведении инвентаризации необходимо руководствоваться Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49. При установлении сроков проведения инвентаризации необходимо учитывать, что Методические указания разрешают проводить инвентаризацию основных средств один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет.

4. Правила документооборота и технология обработки учетной информации. Данный раздел вызывает много вопросов у бухгалтеров при составлении учетной политики, так как в хозяйственной деятельности организаций используется большое количество первичных учетных документов. Под документооборотом следует понимать создание внутри организации, а также получение от других организаций документов, принятие их к учету, обработку и передачу в архив. В данном разделе учетной политики организация утверждает систему документооборота, которая регламентирует следующие вопросы: 1) порядок создания первичных учетных документов; 2) контроль правильности заполнения форм первичных учетных документов; 3) порядок и сроки передачи первичных учетных документов в бухгалтерию; 4) порядок передачи первичных учетных документов в архив.

График документооборота позволяет определить общий порядок обработки первичных документов по организации в целом, а в случае наличия у организации структурных подразделений в нем должны быть определены и правила предоставления отчетов этими структурными подразделениями головному офису, а именно: 1) объем бухгалтерской отчетности; 2) в каком виде предоставляется информация (отдельный баланс, свод и т.д.); 3) дата сдачи отчетов и т.д.

Что касается способов хранения, то в настоящее время хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться как на бумажных носителях, так и в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации. Ответ на этот вопрос дан в письме Минфина РФ от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314, в нем сказано, что: «Согласно ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры. В соответствии со ст. 17 указанного Федерального закона организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Статьей 314 Налогового кодекса Российской Федерации предусмотрено ведение регистров налогового учета в виде специальных форм на бумажных носителях, в электронном виде и (или) любых машинных носителях. При хранении указанных регистров должна быть обеспечена их защита от несанкционированных исправлений. Учитывая изложенное, полагаем, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом их хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации». Следовательно, в учетной политике необходимо указать, каким способом организация будет осуществлять хранение первичных учетных документов. График документооборота может оформляться либо как приложение к учетной политике, либо как самостоятельный документ.

5. Методы оценки видов имущества и обязательств. В данном разделе приводятся способы ведения бухгалтерского учета, принятые организацией и подлежащие раскрытию в учетной политике, а именно: 1) способы амортизации ОС и НМА; 2) способы оценки производственных запасов, товаров, незавершенного производства и готовой продукции; 3) способ признания прибыли от продажи продукции, товаров, работ, услуг; 4) другие существенные способы ведения бухгалтерского учета. При этом существенными признаются способы ведения бухгалтерского учета, без знания, о применении которых заинтересованными пользователями невозможна достоверная оценка финансового положения, движения денежных средств или финансовых результатов деятельности организации (п. 17 ПБУ 1/2008).