3.5.4. Группирование исполненных документов, формирование и систематизация дел

При больших потоках информации только систематизированное размещение и упорядоченное хранение документов обеспечивает их быстрый поиск. Проверенный способ упорядоченного хранения до­кументов – сгруппировать их по каким-либо признакам и подшить в несколько папок-скоросшивателей, а папкам с отобранными доку­ментами дать соответствующие названия и пронумеровать их. А что­бы не происходило переполнения помещений папками с ненужными документами, всем им устанавливается предельный срок хранения. Исторически такие папки получили название «Дело».

Напомним: Дело – это папка с документами, имеющая на лице­вой стороне регистрационный номер, название, указание на при­надлежность, год начала комплектования и срок хранения содер­жащихся в ней документов.

Формирование дел – это отбор документов по определенным признакам и подшивка их в папки с названием Дело. Документы мо­гут отбираться и группироваться по различным признакам. Чаще все­го используется номинативный признак (по названиям докумен­тов), предметный, проблемный, отраслевой, территориальный (по городам), географический (по странам), авторский или хроно­логический.

Документы долговременного и постоянного хранения, дополни­тельно группируются по срокам хранения – 10, 25, 75 лет, Постоян­но. В таком случае к номеру Дела добавляется указатель: Том 1, Том 2, Том 3, а вложенные в них документы нумеруются сквозной нумерацией.

Включаемые в папку документы должны соответствовать назва­нию Дела, поэтому рекомендуется это название делать кратким и четко сформулированным.

Не рекомендуется давать Делу название с неявно выраженным признаком группировки, типа «Общая переписка», «Разные докумен­ты», «Справочные материалы» и т.п. При больших потоках докумен­тов некоторые из них, особенно попавшие туда случайно, могут быть здесь буквально «похоронены», потому что никому в голову не при­дет искать их там.

Если разнородных документов недостаточно для формирования специальных папок, выходом из положения может быть дополни­тельное (после названия) перечисление временно включаемых в дело документов.

Например, это может выглядеть так:

Дело № 25 Документы о приеме и сдаче имущества

( распоряжения, ведомости, акты, описи, накладные)

Желательно группировать в папках документы одного календар­ного года исполнения, а для документов со сроками исполнения в по­следующие годы – заводить отдельные папки. Все документы в них должны иметь подпись, номер и дату регистрации, отметку об испол­нении и направлении на хранение в Дело №.

Запрещается подшивать в Дело неисполненные или не закончен­ные в производстве документы, разрозненные экземпляры из ком­плектов, дублирующие друг друга документы и документы, подле­жащие возврату.

Приложения, независимо от даты их утверждения или регистра­ции, присоединяются к документам, с которыми они пересылались по почте или для пополнения которых они предназначались. Таким об­разом, все исполненные документы хранятся в папках с названием Дело. Следует обратить внимание на тот факт, что при современных способах крепления бумаги скоросшивателем в стандартные картон­ные папки не должно включаться более 250 листов. Это чревато сры­вом закрепок и развалом папки.