РАЗРАБОТКА КОМПЛЕКТА ДОКУМЕНТОВ

ПРЕДПРИЯТИЯ

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

к лабораторной работе

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА

РАЗРАБОТКА КОМПЛЕКТА ДОКУМЕНТОВ

ПРЕДПРИЯТИЯ

1. Цель работы

Целью лабораторной работы является приобретение практических навыков разработки и оформления организационно-правовых документов предприятия и подготовка номенклатуры дел предприятия.

2. Задание

2.1. Учреждение условного предприятия, документирование его регистрации, производственно-хозяйственной деятельности, формирование условных коллективов учредителей, процедуры прохождения документа на разных инстанциях, регистрации и отправки адресату.

2.2. Разработка комплекта документов с необходимыми реквизитами и формирование их в папку с названием «Дело».

3. Теоретическая часть

3.1. Делопроизводство на предприятии

Составной частью практической деятельности является документирование событий, фактов и процессов этой деятельности, то есть подготовка и оформление соответствующих документов. В реальных условиях действующего предприятия документы выполняют самые разнообразные функции, в том числе: учетно-отчетные, контрольные, правовые, исторического свидетельства и т.д., служат ценным источником новой информации.

Производственные процессы и задачи управления ими требуют постоянной обработки поступающей информации и создания множе­ства документов, как по статусу самого предприятия, так и по органи­зации его производственно-хозяйственной деятельности. Руководи­тели и специалисты предприятий от 50 до 90 % рабочего времени за­няты работой с документами или их созданием. В России эта дея­тельность исторически получила название «делопроизводство».

Делопроизводство – это деятельность по разработке, учету, систе­матизации и хранению документов для ускорения их поиска и испол­нения.

Суть делопроизводства составляют процессы документирования разнообразной информации и работа с документами.

Документирование – это запись информации о процессах, фактах и событиях на материальном носителе и обеспечение ее элементами-идентификаторами, называемыми реквизита­ми.

Документирование процессов и событий отражает их взаимосвя­зи, обеспечивает их сравнимость, преемственность и возможность оперативного корректирования положения дел. Документирование различных состояний дела создает основу для управления процесса­ми производственно-хозяйственной деятельности организаций в це­лях обеспечения динамики их развития. Постоянное и систематиче­ское документирование производственно-хозяйственной деятельности – гарантия качества управления, непрерывности и устойчивости развития предприятия.

Документ – это информация, зафиксированная на бумажном или любом другом носителе, имеющая реквизиты.

Реквизиты – это опознавательные элементы документа, опреде­ляющие его правоотношения с субъектами и объектами деятельности предприятия.

Реквизиты документа подразделяют на постоянные и переменные.

Постоянные реквизиты – это символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографским или другим способом.

Переменные реквизиты – это символы и индексы, вносимые в документ в процессе его подготовки и оформления.

Документация – это комплект документов, сгруппированных по какому-либо признаку. Комплекты документов могут быть сгруппи­рованы по наименованиям и названиям (номинативный признак), по предметному, отраслевому, географическому, хронологическому или другому признаку. Это могут быть комплекты служебной переписки, плановых и распорядительных документов, документов статистиче­ской и бухгалтерской отчетности. Это могут быть комплекты техни­ческой документации: конструкторских чертежей и технологических карт, технических условий, инструкций по эксплуатации сложной техники, правил предоставления услуг, сопроводительных докумен­тов на продукцию или грузы. Группировка, систематизация и хране­ние документации относятся к деятельности, называемой делопроиз­водством.

С производственной и технологической точки зрения делопроиз­водство на предприятии – это часть организационно-управленческих процессов, все чаще называемых документационным обеспечением управления (ДОУ).

С юридической точки зрения делопроизводство на предприятии - это документирование производственно-хозяйственных и трудовых правоотношений.

Общее и специальное делопроизводство. Общее делопроизвод­ство охватывает документы, обязательные для любых видов предпри­ятий независимо от их статуса, ведомственной принадлежности или формы собственности. Документы общего делопроизводства хранят­ся в папках с названием «Дело».

Дело – это папка с документами, имеющая номер, название, ука­зание на принадлежность, год начала ведения и срок хранения.

В специальное делопроизводство выделяют документы ограни­ченного доступа или характерные только для отдельных видов предприятий. Это может быть конструкторская, технологическая, законодательно-правовая, архивная, социально-культурная и др. документация. Документация специального делопроизводства может быть помещена в папку, сброшюрована или переплетена.

Для учета Дел составляется их перечень, называемый номенкла­турой.

Номенклатура дел предприятия — это систематизированный пе­речень номеров и названий Дел, с указанием количества их томов, сроков хранения и статьи из документа, определяющего эти сроки.

Большое количество документов в качестве корреспонденции на­ходится в движении, образуя документооборот.

Документооборот – это движение документов внутри предпри­ятия и между предприятиями с момента их создания до отправки на хранение или на уничтожение.

Важную часть делопроизводства составляет организация хране­ния исполненных, но имеющих временную или историческую цен­ность документов. Хранятся документы в архивах.

Архив – это место долговременного хранения документации со специальной организацией массивов документов, гарантирующей возможность доступа к ним по определенным правилам.

Архивное дело – это составная часть делопроизводства, обеспе­чивающая организацию систематизированного долговременного хранения документов.

Функция документирования процессов и событий - главная. В первую очередь – документирование создания предприятия и орга­низации его производственно-хозяйственной деятельности.