Журнал регистрации входящей почты

Дата, вх. №	Дата, исх. №	Корреспондент	Краткое содержание	Срок испол-нения	Отметка об исполнении
12.05.06 № 65	29.03.06 № 121-14	ЗАО «Турсервис»	Ответ на запрос	3.05.06	Исполнен
13.05.06 № 66	2.04.06 № 321/-7к	ООО «Фемида»	Предложе­ние креди­тов	1.05.06	Исполнен

Журналы не очень удобны для контроля исполнения при большом количестве почты. При больших корреспондентских потоках целесо­образно заводить регистрационно-контрольные картотеки. Фиксация на регистрационно-контрольной карточке (РКК) сведений, резолю­ций, факта исполнения поручений и т.п. значительно ускоряет поиск документов и облегчет контроль их исполнения в больших массивах документов. Журнал же не дает возможности делать это надлежащим образом. Возникает необходимость в дополнительных регистрацион­ных формах. При использовании для регистрации РКК необходи­мость повторного учета исключается. К тому же РКК может быть размножена в нескольких экземплярах для создания справочных кар­тотек в разных разрезах: по адресам, по подразделениям, по пробле­мам, по регионам.

3.6.3. Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов осуществляется службами ДОУ. Контроль включает:

• постановку документа на контроль;

• проверку своевременного доведения документа до исполни­теля;

• промежуточную проверку хода исполнения;

• учет и обобщение результатов контроля;

• информирование руководства о положении дел.

Основная цель контроля исполнения документов – обеспечение своевременного и качественного проведения работ и исполнения по­ручений. При этом служба ДОУ контролирует только сроки исполне­ния поручений и пунктов организационно-распорядительных доку­ментов, а контроль содержания осуществляют руководители подраз­делений.

Сроки исполнения исчисляются календарными днями с даты подписания документа или наложения резолюции. Типовые сроки исполнения устанавливаются законодательными актами и решения­ми правительственных органов. Так, на подготовку ответов по спра­вочным запросам населения для предприятий установлен срок 10 дней. На рассмотрение жалоб трудящихся – до одного месяца и т.д.

Сроки для исполнения поручений по основной деятельности и смежным вопросам устанавливаются руководителями. Изменение сроков исполнения возможно только с разрешения руководителя их установившего.

Проверка хода исполнения осуществляется:

1. для заданий на последующие годы – не реже 1 раза в год;

2. для заданий в течение года – не реже 1 раза в месяц;

3. для заданий текущего месяца – один раз в 10 дней и за 5 дней до истечения срока исполнения.