Отправляемые (исходящие) документы
Документопоток исходящих документов состоит из:
ответных писем
инициативных писем
В процессе движения исходящих документов различают следующие этапы:
составление проекта документа
подготовленный проект представляется секретарю для проверки правильности исполнения оформления.
согласование проекта, его визирование (при необходимости)
при необходимости проект документа представляется специалистам для согласования и визирования.
подписание (и утверждение) документа
Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Проект документа представляется руководителю на подпись. Исправленные руководителем проекты документов перепечатываются и представляются руководителю заново.
регистрация
подписанные документы регистрируются и передаются на отправку.
отправка документа
В службе экспедиции документы сортируются по адресам, их вкладывают в конверты, запечатывают, составляют список на заказную почту и сдают в отделение связи. Документы должны быть отправлены в день их поступления в канцелярию для отправки.
Внутренние документы
Документопоток внутренних документов состоит из:
различного рода приказов
различного рода записок
актов
протоколов и т.п.
В процессе движения внутренних документов различают следующие этапы:
составление проекта документа
подготовленный проект представляется секретарю для проверки правильности исполнения оформления.
согласование проекта, его визирование (при необходимости)
при необходимости проект документа представляется специалистам для согласования и визирования.
подписание (и утверждение) документа
Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Проект документа представляется руководителю на подпись. Исправленные руководителем проекты документов перепечатываются и представляются руководителю заново.
регистрация
подписанные документы регистрируются и передаются исполнителям.
передача исполнителям
Если в документе указано несколько исполнителей, то документ им передается поочередно, либо размножается для одновременной работы над документом. Подлинник документа при этом направляется ответственному исполнителю, который указан в резолюции первым.
подшивка документа в дело
После исполнения документа его списывают в архив, при этом к нему следует прилагать документы (материалы), на основании которых он готовился, это облегчает работу руководителя и позволяет избежать вызова исполнителей. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет секретарь или работник канцелярии.
№ этапа |
Входящие |
Исходящие |
Внутренние |
|
|
прием |
составление проекта документа |
составление проекта документа |
|
|
первоначальная обработка |
согласование проекта, его визирование (при необходимости) |
согласование проекта, его визирование (при необходимости) |
|
|
предварительное распределение и рассмотрение |
подписание (и утверждение) документа |
подписание (и утверждение) документа |
|
|
регистрация |
регистрация |
регистрация |
|
|
передача документов |
отправка документа |
передача исполнителям |
|
|
рассмотрение руководством или специалистом, проставление резолюций |
|
подшивка документа в дело
|
|
|
передача исполнителям |
|
|
|
|
исполнение резолюций |
|
|
|
|
отправка ответных документов и подшивка в дело |
|
|
Из сводной таблицы видно, что маршруты прохождения внутренних документов на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапах исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.
Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Например, распорядительные документы проходят через юридический отдел. Протоколы не требуют подготовки проекта. Докладные записки, справки поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны.